Учет реализации готовой продукции.
При отгрузке готовой продукции посреднику необходимо оформить расходные документы. Расходными документами являются счет-фактура и товарная накладная. В этих документах также как и в приходных указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование готовой продукции, количество, цена и итоговая сумма. Документы «Товарная накладная» и «Счет-фактура», хранится и редактируется в таблице Расход. Данные по расходу также учитываются и на складе, поэтому в последствии легко это проверить. Для пользователя необходимо проявить внимательность при занесении количества.
Отчеты по остаткам материалов и готовой продукции.
Исходными данными являются данные из таблиц Приход и Расход. В этом отчете учитывается все движение материалов и готовой продукции за определенный период времени. В нем отражается наименование материалов и готовой продукции, поступившее количество, отпущенное количество и итоговое количество. Он может выполнятся за год, за месяц или каждодневно.
Отчет по документам.
Отчет позволяет получить список документов. Можно выбрать виды документов, включаемых в отчет, и установить фильтр по реквизитам документа, включая фирму, контрагента. Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, вид документа, номер, сумма, наименование клиента. Пользователю необходимо выбрать вид документа, дату, можно выбрать контрагента (по умолчанию отчет формируется по всем контрагентам).
Ведение справочников.
Данные по фирме, по материалам и готовой продукции, по клиентам и по поставщикам будут храниться в отдельных справочниках. Во-первых, это необходимо для решения поставленных задач. Такая организация данных позволит формировать необходимые отчеты. Во-вторых, это удобное представление данных для получения нужной информации. Также это поможет при выписке документов. В полях фирма, контрагент и номенклатура можно будет выбрать только нужную позицию, а не заносить все это вручную. Это обеспечит целостность данных в проектируемой системе.
3.2.2. Структурная схема использования комплекса программ
Схема использования комплекса программ представлена на рис. 20
2 4
3
1
6
5
Назначение Использует данные
1 Проверка правильности заполнения ----
полей формы и запись введенной
информации о поступившем
материале в базу данных
2 Корректировка данных о материале 1
3 Передача материалов в производство 1
4 Изготовление готовой продукции 1, 2, 3
5 Передача готовой продукции из
производства на склад 4
6 Отгрузка готовой продукции 4, 5
3.3. Технологическое обеспечение
3.3.1. Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Технологический процесс работы системы начинается с загрузки операционной системы (ОС). После загрузки ОС необходимо запустить непосредственно программу АИС учета складских операций и реализации продукции, которая прежде чем загрузить главное меню, проводит авторизацию доступа методом ввода пароля.
При неудачной попытке ввода или несанкционированном доступе система предложит повторить ввод. В случае удачного ввода пароля загружается главное меню, состоящее из четырех основных пунктов - Документы по приходу, Документы по расходу, Справочники, Отчеты.
Каждое из перечисленных выше меню детализировано на соответствующие подменю. Результатом действия каждого из подменю является активизация соответствующей формы – макета ввода/вывода данных по определенным условиям: либо необходимости ввести условия выбора данных вручную, либо выбрать из предлагаемого набора.
Всю информацию можно вводить заново, корректировать, удалять. Это касается как нормативно – справочной информации, так и первичной. Кроме того предусмотрена возможность вывода на бумажный носитель (на печать) всех электронных документов.
3.3.2. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Приходные документы Сбор данных сотрудником
Расходные документы Ввод данных в ЭВМ
Проверка на соответствие правильности
ввода данных
Просмотр информации на экране
Запись данных в базу или распечатка
Рис. 21 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
3.4. Программное обеспечение комплекса задач
3.4.1. Общие положения
MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:
- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
- глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office;
- богатый набор визуальных средств обработки.
Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространения MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными стали Access 2.0, Access 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Access 97 (в составе MS Office 97) и Access 2000 (в составе MS Office 2000).
3.4.2. Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы рис. 22
О программе Выход из
программы
Документы Документы Справочники Отчеты
по приходу по расходу
Приходные Перемещение Поставщики Журнал по
накладные на производ - приходу
ство Клиенты
Поиск Товарные Журнал по
документов накладные Материалы расходу
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23
