Для того чтобы работники блока «Выписка» эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:

·        хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

·        простота обращений пользователей к БД;

·        возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

·        поиск информации по различным группам признаков;

·        возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

·        высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В ча­стности, реализована система управления объектами базы данных, позволяю­щая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

·        глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продук­тами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

·        богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распростране­нная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97)  и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользова­телей, являются мастера — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диало­га. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме кон­структора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональ­ных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их со­вместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних вер­сий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

·        Системность

·        Гибкость

·        Устойчивость

·        Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ  следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам,  благодаря модульности  построения  всех  подсистем  и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том,  что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов.  Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы,  а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

 Эффективность  АРМ  следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов,  отнесенного  к затратам на создание и эксплуатацию системы.

  Функционирование АРМ может дать  желаемый  эффект  при  условии правильного  распределения  функций и нагрузки между человеком и машинными средствами  обработки  информации,  ядром  которой  является компьютер.

2.5.1. Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

Главное назначение АИС обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АИС призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники предприятия более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетных операций обработки информации, связанных с учетом поступления материальных ценностей, списания их в производство, выпуска и отгрузки готовой продукции. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Массовые , повторяющиеся операции по ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления производственным процессом требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, готовую продукцию (постоянная информация), должны обеспечить автоматизацию оперативного учета отгрузки продукции.

Каждая отгрузка готовой продукции сопровождается оформлением накладной и  счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура и накладная составляются в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю.

В системе имеется классификатор готовой продукции, который не только существенно облегчает поиск нужной позиции, но и дает возможность подобрать аналоги.

Автоматизация управления процессами в ООО «Димате – Пром»   повышает его оперативность и эффективность.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной сис­темы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вы­числительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;

• функциональная полнота системы;

• быстродействие;

• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных сис­тем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице 13.