· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.
По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с госу-дарственными стандартами в области делопроиз-водства и документационного обеспечения управ-ления. При разработке систем производились кон-сультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата ка-чества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление про-ектами и договорами», «Управление планировани-ем» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001 www.inttrust.ru.
2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об-ласти.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
· подготовка и согласование документов;
· подготовка, и исполнение и контроль поручений;
· обработка входящей и исходящей корреспон-денции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной об-работке (с возможностью сканирования и по-токового ввода документов, а также автомати-ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот-рению руководством и выдаче резолюции, оз-накомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.
Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку-мента, регистрация документа, экспедицион-ная обработка документа;
· управление прохождением внутренних доку-ментов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде-ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
· поддержка технологического документообо-рота по трем направлениям работы: а) веде-ние реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработ-ка событий по ним, в) взаимоотношения с кли-ентами, поставщиками и партнерами;
· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между цент-ральным офисом организации и ее подчинен-ными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Каждому пользователю в системе предостав-лен свой Рабочий «Кабинет» - персональный поч-товый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от стату-са. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм поч-товой базы не приспособлен для реализации по-добных функций.
Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен конт-роль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассмат-риваться как, безусловно надежные.
По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 www.boss-referent.ru.
2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»
Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, ти-ражирования и хранения документов или иных ин-формационных объектов, а также для автоматиза-ции основных процедур современного делопроиз-водства и организации документооборота. В сос-тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос-ти от методов организации процессов документо-оборота и создания рабочих мест пользователей.
По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
· централизованное хранение документов в электронном виде;
· формализацию процедур создания и обработ-ки документов;
· наличие case-подобного графического редак-тора для описания процессов движения доку-ментов и технологических операций на этапе работы с ними;
· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт-роль реализован следующим образом: созда-ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз-накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас-сылается в адрес всех упомянутых в докумен-те контролеров, исполнителями соисполните-лей. Уведомления рассылаются по электрон-ной почте MS Outlook/Exchange www. optima-workflow.ru.
Система «Optima Workflow» содержит инструмен-ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра-ботки, настраиваемые на специфику организа-ции, и не предлагает каких-либо стандартных про-цедур.
Информации о наличии сертификата соответ-ствия ГСДОУ нет.
2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»
Данная система - это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.
Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе-мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота - разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.
Documentum обладает следующими возмож-ностями:
· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож-ность подключения мобильных пользователей;
· рассылка уведомления и поручения происходит с по-мощью механизма электронной почты;
· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли-вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз-личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа-лизована совместно с компанией «ПРОМТ»;
· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре-дакторов;
· управление мультимедиа-данными - извлече-ние информации из неструктурированных дан-ных, например, текста из изображения;
· печать с поддержкой цифровых водяных зна-ков и временных меток;
· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан-дарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее www.documentum.ru.
Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»
Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автома-тизации процессов управления документами, до-кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про-филя и масштаба.
По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документо-оборота и делопроизводства www.landocs.ru.
Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществля-ется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог-раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва-риант (базовый набор CASE-моделей, специали-зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче-ние пользователей, разработчиков и специалис-тов группы поддержки).
Основные параметры системы:
1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.
Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
· регистрацию входящих, внутренних и исходя-щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня-ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по-мощью механизма электронной почты;
· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
· контроль за прохождением и исполнением до-кументов и поручений. Система «LanDocs» обес-печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз-можность отслеживать движение каждого до-кумента по исполнителям. Контроль версий до-кумента осуществляется с помощью механиз-ма контрольных карточек. Все данные о заре-гистрированных документах и ходе их исполне-ния могут быть отпечатаны в виде отчетов;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
