Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

Эффективное управление документами в те-чение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрути-зация, архивирование).

Оптимизация существующих деловых про-цессов.

Создание информационных порталов. Систе-мы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использо-вать информацию в распределенной корпора-тивной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документа-ми (СЭУД) реализует следующие функции, обобщенные Л.А. Сысоевой:

управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распростране-ния и архивирования.

Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в раз-личных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом цело-стность документов в масштабе всей распре-деленной организации.

Широкий набор средств управления докумен-тами. СЭУД обеспечивает все основные функ-ции управления документами:

- регистрация документов

- рассылка

- постановка на контроль исполнения

- контроль версий

- полнотекстовый поиск

- ведение контрольных журналов

- работа с шаблонами

- уведомление об изменениях и другие.

· Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.

· Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.

· Защита данных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:

- средства защиты и шифрования промышленного уровня

- полномасштабные средства идентификации пользователей

- средства RSA и SSL

· Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.

· Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы фай-лов, которые, как правило, под-держивают системы ЭУД, вклю-чают текстовые документы, об-разы, электронные таблицы, ау-дио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту-пом, преобразование и безо-пасность.

Системы электронного управ-ления документами включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы управления документами строились как вер-тикальные приложения и были предназначены для использова-ния небольшими группами спе-циалистов, работающих в тер-риториальной близости друг от друга с сильно структурирован-ными документами. Для обеспечения эффектив-ной деятельности современных учреждений системы электрон-ного управления документами должны удовлетворять следую-щим требованиям:

· Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

· Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

· Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.

· Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

· Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

· Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

· Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

· Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.

· Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационны-ми материалами (документами) на протяжении всего их жизнен-ного цикла, от создания до ре-цензирования, утверждения, распространения и архивиро-вания. Обеспечение полного жизненного цикла работы с до-кументами включает автомати-зацию работы с образами доку-ментов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внед-рить такие программные систе-мы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль вер-сий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей орга-низации, средствами управле-ния контентом и знаниями на ба-зе web-технологий, обеспечива-ют поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

Таблица 3.

Классификация систем электронного управления документами

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15