1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр програм-мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до-кументооборота, достаточно широк. Их можно раз-делить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.
2. Программные системы, построенные на других плат-формах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что плат-форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо-ты» (ICE -- Integrated Collaborative Environment),где также представ-лены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, ко-торые в качестве технологичес-кой основы используют либо ре-ляционные базы данных (Oracle, MS SQL - «Дело» и LanDocs), ли-бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин-формации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2.

1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД

Для проведения анализа ис-пользования и внедрения автоматизирован-ных технологий в области управ-ления документами целесооб-разно разделить все структур-ные подразделения организа-ции на функциональные группы (например):

административные подраз-деления;

эксплуатационно-техничес-кие подразделения;

социально-бытовые подраз-деления.

Затем выделим основные автома-тизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структур-ных подразделений.

Административные подраз-деления:

* функциональные автомати-зированные подсистемы как элементы единой информа-ционной среды, автоматизи-рующие базовые бизнес-процессы и обеспечиваю-щие поддержку функций уп-равления ими;

· система автоматизации де-лопроизводства (Управле-ния делами);

· автоматизированная систе-ма подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

* автоматизированная систе-ма по учету кадров (Управле-ние кадрами);

· система электронного доку-ментооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-техничес-кие подразделения:

· функциональные автомати-зированные подсистемы как элементы единой информа-ционной среды;

автоматизированная система для службы главного инженера;

автоматизированная систе-ма для службы главного энергетика;

автоматизированная система для службы главного механика;

общекорпоративная систе-ма электронного управления документами.

Социально-бытовые подраз-деления:

* функциональные автомати-зированные подсистемы как элементы единой информа-ционной среды;

· общекорпоративная система электронного уп-равления документами.

Базовая программная платформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи-нами.

Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на-личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus
Notes/Domino, сокращает затраты на приоб-ретение программных средств и платформ.

В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные ин-формационные системы, реализованные на
платформе IBM Lotus Notes/Domino.

Организация имеет территориально распреде-ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен-ной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

ядро системы;

множество функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора-тивной системы электронного управления доку-ментами могут быть реализованы на любой плат-форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

Таблица 4.

Примерная таблица работ

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5. Разработка программы и методики приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

Основные задачи этапа:

1. Проведение опытной эксплуатации.

2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3. Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;

- объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава 2.

Выбор автоматизированной системы

2.1 . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» - Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» -ИРМ, «Эксадо Интерпроком» - ЛАН;

· полностью российские разработки: «1С:Архив» - 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации Витин 2004: 54.

Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций.

Актуальным на сегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами Баласанян 2003: 24. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно условно разделить по следующим критериям:

1) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения Московая 2004: 37-40.

Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.

Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде Глик 2006: 51:

Таблица 5.

Сравнение технологий

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15