Рефераты. Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.

На защиту выносятся следующие положения:

1. При реализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота; увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.

2. Наиболее приемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.

3. Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.

4. Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.

Работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.

Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев для отбора путем аналитико-синтетических сравнений.

В третьей главе разработана и представлена модель электронного документооборота предприятия, на котором производилось его внедрение с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.

Глава 1.

Современные электронные системы управления и работы с документами

1.1. Управление и работа с документами

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой, делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [Кудряев 2001: 152]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие [Балибардина 2002: 27].

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией.

1.2. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение уп-равления совершенно не развито или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и орга-низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре-шений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и ин-формации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В. Гайдуковой как часто используемый подход - создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.