· поиск документов с возможностью сохране-ния поисковых запросов, просмотр и редакти-рование документов;

· поддержку нескольких версий одного доку-мента;

· сканирование бумажных документов и рас-познавание текстов (OCR);

· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати доку-ментов;

· «LanDocs» сохраняет документы, созданные раз-личными приложениями в виде файлов - текс-тов, таблиц, изображений, звука и так далее. При по-пытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - бло-кирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает тре-бования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);

· при включенной функции безопасности (пос-тавляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;

· организацию архивирования документов;

· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;

· возможность доступа к информации через сеть Internet;

· интеграция с другими приложениями через OLE;

· система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.

Каждому пользователю системы «LanDocs» пре-доставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в который помещаются все изве-щения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информа-ция об отправленных пользователем извеще-ниях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информа-ция о заданиях, по которым сотрудник являет-ся контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь дол-жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 www.documentum.ru.

2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея-тельности, основанной на традиционных отечест-венных технологиях и закрепленных соответству-ющими стандартами, и документационного обес-печения управленческой деятельности государ-ственных организаций.

Функциональные возможности:

· отслеживание всех этапов делопроизвод-ственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес-сам организаций и учреждений;

· единая регистрация всей поступающей кор-респонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о до-кументе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируют-ся как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен-но находиться в различных картотеках;

· регистрация проектов (с присвоением регист-рационного номера) как отдельной группы до-кументов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с воз-можностью копирования (переноса) данных;

· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на ра-бочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

· пересылку отчетов исполнителей по докумен-ту ответственным исполнителям и/или авто-рам резолюций;

· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри орга-низации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис-полнении, согласование (визирование) доку-ментов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учрежде-ний, организаций, резолюций и указаний руко-водства; проверка правильности и своевре-менности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизво-дства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизи-тов регистрационных карточек, а так же резо-люций, с целью осуществления функций конт-роля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих доку-ментов адресатам с созданием реестров рас-сылки документов;

· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руковод-ству;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вслед-ствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией де-лопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационны-ми карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычисли-тельной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД использу-ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта-цию системы.

Система обеспечивает поиск документов в ба-зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован толь-ко в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ www.eos.ru.

2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

1) автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2) обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3) осуществлять мгновенный поиск информации;

4) контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5) проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6) организовать долговременное хранение документов организации;

7) обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются:

· регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· постановка документов на контроль;

· возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

· возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

· разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

· протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

· подготовка и печать журналов и отчетов;

· рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

· возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:

поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].

Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15