Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

1. Формирование единой политики и координи­рования работ в области электронного управ­ления документами.

2. Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

3. Эффективное управление документами в те­чение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрути­зация, архивирование).

4. Оптимизация существующих деловых про­цессов.

5. Создание информационных порталов. Систе­мы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использо­вать информацию в распределенной корпора­тивной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документа­ми (СЭУД) реализует следующие функции, обобщенные Л.А. Сысоевой:

•     управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распростране­ния и архивирования.

•     Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в раз­личных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом цело­стность документов в масштабе всей распре­деленной организации.

•     Широкий набор средств управления докумен­тами. СЭУД обеспечивает все основные функ­ции управления документами:

- регистрация документов

- рассылка

- постановка на контроль исполнения

- контроль версий

- полнотекстовый поиск

- ведение контрольных журналов

           - работа с шаблонами

           - уведомление об изменениях и другие.

·                     Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.

·                     Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.

·                     Защита данных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных:

            - средства защиты и шифрования промышленного уровня

            - полномасштабные средства идентификации пользователей

            - средства RSA и SSL

·                     Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.

·                     Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

   Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно,  для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими  затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам  организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы фай­лов, которые, как правило, под­держивают системы ЭУД, вклю­чают текстовые документы, об­разы, электронные таблицы, ау­дио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту­пом, преобразование и безо­пасность.

Системы электронного управ­ления документами включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы управления документами строились как вер­тикальные приложения и были предназначены для использова­ния небольшими группами спе­циалистов, работающих в тер­риториальной близости друг от друга с сильно структурирован­ными документами. Для обеспечения эффектив­ной деятельности современных учреждений системы электрон­ного управления документами должны удовлетворять следую­щим требованиям:

·                   Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

·                   Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

·                   Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.

·                    Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых,   интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих,   интегрировать управление документами с более широкими стратегическими  инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

·                   Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

·                   Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

·                   Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

·                   Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.

·                   Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая   поддержка распределенного управления различными информационны­ми материалами (документами) на протяжении всего их жизнен­ного цикла, от создания до ре­цензирования, утверждения, распространения и архивиро­вания. Обеспечение полного жизненного цикла работы с до­кументами включает автомати­зацию работы с образами доку­ментов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внед­рить такие программные систе­мы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль вер­сий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей орга­низации, средствами управле­ния контентом и знаниями на ба­зе web-технологий, обеспечива­ют поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

Таблица 3.

Классификация систем электронного управления документами