10. Специально
оборудованное рабочее место для восприятия информации
Специальных условий не требуется, только
приемлемое освещение
Необходим компьютер, а при необходимости
передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы
11.Информационная
безопасность и защита информации
Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа
(хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта
передачи документа в специальных учетных формах и
другими организационными мерами
Используются средства регламентации
доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты,
протоколирование действий пользователей. Также необходимо
обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров
[Домарев 1999: 38]
12. Сохранность
информации и ее доступность для восприятия человеком
Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу
(чернил, пасты, средств, используемых
в матричных, струйных или лазерных принтерах
и тому подобное) [Привалов 2000: 122]
. При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования
Важно учитывать,
что жизненный цикл программных средств и носителей записи
может быть меньше, чем требуемый срок хранения.
Необходима перезапись информации на другой носитель и
обеспечение средств ее аутентификации (в противном
случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на
бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема - обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости
компьютерной системы выполняется
резервное копирование информации
13. Сфера применения
документов
Применяются повсеместно
Используются теми
участниками коммуникаций (организациями и физическими
лицами), которые имеют соответствующую компьютерную
технику. При этом сфера применения
электронных документов постоянно
расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и
создания нормативной базы [Бобылева 2004: 49].