Работа с исходящей документацией.
Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны. При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.
Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование). Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Внешнее согласование чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования».
После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.
Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.
Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам [www.evfrat.ru].
Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом.
Схема 3.
Маршрут движения письма
Помещение в дело 12
Контроль за исполнением 11 9
Оформление резолюции и передача исполнителю 8
Исполнение поручения 9
Рассмотрение руководителем подразделения 7
Передача в подразделение 6
Регистрация письма 5
Передача письма с пометкой «Лично» 2
Отправка ответа на письмо 10
Электронная работа с внутренней документацией:
Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов, выделенных Н.А. Лысенко:
1. Получение указания на разработку
2. Подготовка проекта документа
3. Согласование (визирование)
4. Регистрация в подразделении
5. Передача адресату
6. Отметка о доставке
7. Выдача (оформление) резолюций
8. Постановка на контроль
9. Отчет об исполнении
10. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение[Лысенко 2002: 45-56].
Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема - тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение - задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе». Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания.
Пользователь также имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder.
В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопроса автоматизированная система, установленная в нашей организации обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов, по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15