Преимущества, безусловно, были очевидны:

1)                при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;

2)                поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;

3)                в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.                  Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.

2.                  Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

3.                  Руководство по установления сроков хранения.

4.                  Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.    

     Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.

3.1. Защищенность электронного документооборота

Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом.  В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.

Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

·                     специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

·                     универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

·                     мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

·                     рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно,  большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа,  с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. 

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

Далее мы более подробно остановимся на рассмотрении документопотоков.

3.2. Работа с внешней и исходящей документацией

В нашей организации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.  А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля,  организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками, предложенные Л.А. Румыниной [Румынина 2002: 113-137].

  Электронная работа с входящей документацией:

1. Получение документа.

2. Экспедиционная обработка.

3. Рассмотрение документа.

4. Регистрация.

5. Передача адресату (конкретное подразделение).

6. Рассмотрение руководителем подразделения.

7. Назначение и передача исполнителю.

8. Исполнение документа.

9. Контроль за исполнением.

10. Направление документа в дело.

    Электронная работа с исходящей документацией:

1. Создание проекта документа.

2. Проверка офис-менеджером.

3. Согласование (визирование при необходимости).

4. Подписание руководителем документа.

5. Регистрация документа.

6. Направление документа в дело.

  Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее.

  Схема 2.

Модель внешнего документооборота предприятия