Рис. 25

Рис. 26

Созданная форма представлена на Рис. 27. При необходимости ее можно изменить в режиме конструктора, передвигая и изменяя размеры элементов - заголовков полей, ячеек для ввода данных.

Рис. 27

В режиме формы, построенной по описанным выше правилам, можно выполнять поиск, сортировку, фильтрацию и выполнять корректировку данных. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой.

8.2 Разработка многотабличных форм

Теперь рассмотрим создание более сложной формы. Создадим форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки. Для этого выполним команду Создать в окне БД и текущей строке Формы. Выберем Мастер форм и нажмем кнопку Ок, не выбирая конкретную таблицу (Рис. 21). Выберем из таблицы Дисциплины поле Название дисциплины, из таблицы Студенты - поля Код студента, Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы, из таблицы Оценки - поле Оценки. В следующем окне выберем вид представления данных (в левом окне текущим сделаем дисциплины). Выбрав таким же образом табличный вид подчиненной формы, стандартный стиль и задав имя формы, получим форму, представленную на Рис. 28. В представленной форме можно вводить оценки студентов по указанным дисциплинам. После создания такой формы в перечне форм в окне БД появится два новых имени: Дисциплины и Оценки подчиненная форма.

Рис. 28

9. Запросы

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса - это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

· Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.

· Запрос на создание таблицы - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.

· Запрос на обновление, добавление, удаление - запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

9.1 Разработка запроса в режиме конструктора

Для создания запроса необходимо в окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор (Рис. 29).

Рис. 29

Далее в открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить (Рис. 30). Для закрытия окна нажать кнопку Закрыть.

Рис. 30

В результате появится окно конструктора запросов - Запрос № : запрос на выборку (Рис. 31). Окно конструктора запросов разделено на две панели: схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы, и бланка запроса по образцу, который нужно заполнить.

Рис. 31

Как конструировать запрос рассмотрим на примере: из таблицы Преподаватели отберем поля фамилии, имени, отчества и их должности. Для включения требуемых полей таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

· В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле; список содержит все поля таблицы, выбранной в запрос.

· Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

· Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса.

· Для включения в запрос всех полей таблицы можно дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в этом списке.

Выбрав нужные поля одним из описанных выше способов, получим сформированный запрос (Рис. 32).

Рис. 32

Выполнить сформированный запрос можно выполнив команды меню Запрос/Запуск. В результате на экране появится таблица, соответствующая нашим условиям (Рис. 33).

Рис. 33

Для сохранения запроса можно выполнить команды Файл/Сохранить или просто закрыть окно запроса. Появится вопрос, нужно ли сохранять созданный запрос. В случае подтверждения сохранения предлагается окно для ввода имени запроса.

Можно впоследствии модифицировать уже созданные запросы:

· Добавление таблицы в схему данных запроса осуществляется с помощью команды Запрос/Добавить таблицу или нажатием соответствующей кнопки панели Конструктор запросов

· Добавление поля в бланк запроса осуществляется посредством одного из рассмотренных выше действий, например, перемещением с помощью мыши имени поля из таблицы в схеме данных в нужное место бланка.

· Удаление поля в бланке запроса требует предварительного выделения соответствующего столбца. Для этого следует переместить курсор в область маркировки столбца, где он примет вид направленной вниз черной стрелки, и щелкнуть кнопкой мыши. Далее нажать клавишу «Delete» или выбрать пункт меню Правка/удалить столбцы.

· Для перемещения поля в бланке запроса нужно выделить с помощью мыши соответствующий столбец и переместить его на новую позицию. Столбец, на место которого перемещен новый, и все столбцы справа от него будут сдвинуты вправо.

Для отбора определенных записей из таблицы в запросе есть строка Условие отбора. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов. В качестве операндов выражения могут использоваться: литералы (конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны; в качестве литералов могут быть числа, текстовые строки, даты; текстовые строки заключаются в кавычки, даты в знаки #), константы (неизменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Null, Да, Нет), идентификаторы (имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д.). Для формирования логических выражений в качестве условий отбора существует Построитель выражений. Для отбора из таблицы Преподаватели всех преподавателей, родившихся до 1960 года, запрос на выборку представлен на Рис. 34

Рис. 34

По описанному выше правилу в запрос помещаем необходимые поля и в строке Условие отбора помещаем условие - <01/01/1960. В результате выполнения этого запроса получим новый список преподавателей (Рис. 35).

Рис. 35

9.2 Разработка запросов на редактирование данных

9.2.1 Запросы на обновление данных

Для обновления данных в полях таблиц может быть использован запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в поле Обновление. Чтобы задать запрос на обновление, необходимо сначала создать запрос на выборку, который затем преобразуется в окне конструктора запросов в запрос на обновление при выборе команды Обновление контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос/Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление. Для отбора обновляемых записей следует включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Процедура задания условия отбора аналогична созданию запроса на выборку. Достаточно ввести в строку Обновление значение или выражение, определяющее новое значение поля. Для создания выражения можно воспользоваться построителем выражений. После выполнения команды Запрос/Запуск открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления. Если необходимо просмотреть только содержимое обновленных полей, после выполнения запроса следует переключиться в режим таблицы. Для этого выберите команду Вид/Режим таблицы. Для просмотра старого содержимого обновляемых полей в режим таблицы необходимо переключиться до выполнения запроса. Рассмотрим этот вид запроса на примере: изменим на 10% заработную плату преподавателей, у которых она меньше 900 рублей. Для этого создадим простой запрос (Рис. 36). По описанным выше правилам из таблицы Преподаватели выберем поле Оклад.

Рис. 36

Остальные параметры создания выберем по умолчанию, запрос назовем Изменение оклада. Далее созданный запрос откроем в режиме конструктора и введем условие отбора: <900, выполним команду меню Запрос/Обновление. В строке запроса Обновление введем [Оклад]*1.1 (Рис. 37). После выполнения этого запроса появится сообщение (Рис. 38) на подтверждение обновления записей.

Рис. 37

Рис. 38

После выполнения запроса и сохранения его просмотрите таблицу и убедитесь в обновлении данных.

9.2.2 Запросы на удаление данных

Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых установлен флажок каскадное удаление связанных записей. В запросе указываются таблицы, из которых должны удаляться записи, и задаются условия отбора. Первоначально запрос на удаление создается как запрос на выборку, затем запрос в режиме конструктора преобразуется в запрос на удаление (Запрос/Удаление). После преобразования в запросе появляется строка Удаление. Затем формируется бланк запроса. Для предварительного просмотра удаляемых записей можно нажать кнопку Вид. Для удаления записей запрос нужно запустить на выполнение. Следует иметь в виду, что удаленные записи нельзя восстановить, поэтому перед удалением целесообразно выполнить предварительный просмотр удаляемых записей. Предположим, из таблицы Студенты необходимо отчислить студента Гаврилова И.П. из группы 101. Создадим обычный запрос, включив таблицу Студенты и выбрав поля Фамилия, Имя, Отчество, номер группы. Сохраним запрос с именем Отчисленные студенты. Далее откроем запрос в режиме конструктора и введем условия отбора, пометим запрос как запрос на удаление (Запрос/Удаление), в строке Условие отбора в соответствующих столбцах введем фамилию, имя, отчество и номер группы для отчисляемого студента (Рис. 39)

Рис. 39

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6