Создадим в этом режиме таблицу Код дисциплин, включив в нее следующие дисциплины: информатика, математика, физика, история. Присвоим каждой дисциплине код (Рис. 9).

После ввода данных переименуем поля, для этого дважды щелкнем мышкой в области названия Поле1 и введем Код дисциплины, аналогично поменяем имя поля Поле2 на Название дисциплины. После этого нужно закрыть таблицу и в окне на сохранение задать имя этой таблице (например, Дисциплины). При сохранении в случае отсутствия ключевых полей Access выводит сообщение (Рис. 10). В случае выбора кнопки Да Access автоматически добавляет еще одно поле типа Счетчик и делает его ключевым. Так как в нашем случае мы ввели ключевое поле (Код дисциплины), но не указали это, а собирались сделать это впоследствии, то мы должны выбрать кнопку Нет. Кнопка Отмена оставляет окно ввода данных в таблицу открытым.

Рис. 9

Рис. 10

5.3 Создание таблицы с помощью мастера таблиц

Мастер создания таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Начать работу мастера можно выбрав строку Создание таблицы с помощью мастера в рабочем поле объекта Таблицы окна базы данных или строку Мастер таблиц в окне Новая таблица. Мастер автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 50 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях (Рис. 11). Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные для включения в создаваемую таблицу.

Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. Мастер определит ключ таблицы. Может быть создана связь новой таблицы с уже существующими в БД. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.

Определив структуру, можно приступить к вводу данных в нее. Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим из окна БД выполняется нажатием кнопки Открыть при выделенном объекте Таблица в окне БД. Переход в режим таблицы из режима конструктора осуществляется нажатием кнопки Вид на панели инструментов или выполнением команды Вид/Режим таблицы. Для удобства работы с таблицей можно изменить ее представление на экране. При этом можно менять ширину столбцов, высоту строки, шрифт данных таблицы, цвет текста, линии сетки и фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным. Можно выводить на экран только те столбцы, которые нужны для текущей работы, или зафиксировать столбец при просмотре широких таблиц. Настройка макета выполняется в режиме таблицы.

Рис. 11

6. Поиск, сортировка и фильтрация данных

Обработка данных в режиме таблицы и формы включает просмотр, добавление и удаление записей, обновление полей и множество других операций. Для выполнения основных работ в режиме таблицы и режиме формы предназначены соответствующие панели инструментов, которые могут быть дополнены и настроены для пользователя.

6.1 Поиск и замена значений в полях

Для поиска значений в текущем или во всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или формы воспользоваться командой меню Правка/Найти. В появившемся диалоговом окне Поиск и замена (Рис. 12) на вкладке Поиск в поле Образец вводится значение, которое требуется найти в полях таблицы. В раскрывающемся списке Поиск в выбирается область поиска. Если в таблице не выделен ни один из столбцов, этот список позволяет выбрать в качестве области поиска поле, в котором установлен курсор, или таблицу целиком. Если выделено несколько столбцов, то этот список не активен и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать степень совпадения значений: С любой часть поля, Поля целиком, С начала поля. Раскрывающийся список Просмотр позволяет выбрать направление поиска: Все, Вверх, Вниз. Если при сравнении требуется учитывать регистр и формат поля, необходимо, соответственно, установить флажки С учетом регистра и С учетом формата полей. После нажатия кнопки Найти далее отыскивается первое значение, удовлетворяющее условию поиска. Для получения следующего значения, удовлетворяющего условию поиска, необходимо продолжить поиск, нажимая кнопку Найти далее. Образец поиска может быть задан полным значением поля или его частью. При этом могут использоваться операторы шаблона.

Например, для поиска преподавателя с фамилией «Орлова» введем в окно Образец фамилию Орлова, в строке параметра Просмотр оставим Все (т.е. поиск по всем записям таблицы), в строке параметра Совпадение выберем С любой частью поля. После нажатия кнопки Найти далее курсор установится на запись, которая содержит в поле Фамилия значение Орлова. Повторное нажатие кнопки Найти далее приведет к появлению сообщения, что такой фамилии больше нет.

Рис. 12

Если в диалоговом окне выбрать вкладку Замена, оно дополнится раскрывающимся списком Заменить на, позволяющим ввести в найденные поля новое значение (Рис. 13). Кроме того, появятся две дополнительные кнопки, позволяющие управлять процессом замены.

Рис. 13

Например, для замены оклада 890р. на 950р. на вкладке введем эти цифры в соответствующие поля. После нажатия кнопки Найти далее курсор переместится на первую запись с окладом 890р. Если нужно поменять 890 на 950 во всех записях таблицы, то нажимаем кнопку Заменить все, в противном случае выбираем Заменить или Найти далее.

6.2 Сортировка записей

Сортировка записей по возрастанию или убыванию значений одного поля может быть выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы. Для этого курсор устанавливается в поле сортировки и нажимается соответствующая кнопка на панели инструментов:

Для сортировки записей можно также использовать команду меню Записи/Сортировка.

Для сортировки записей по нескольким полям необходимо выделить соответствующие столбцы и выполнить команду сортировки. Сортируемые поля должны быть смежными, при этом старшим полем сортировки является поле, расположенное слева. Разместить поля таблицы в нужном порядке можно путем их выделения и перетаскивания при помощи мыши.

6.3 Использование фильтра

Для просмотра и корректировки записей БД, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы, формы или запроса.

Рис. 14

Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части (фильтр по выделенному). Для этого необходимо открыть таблицу в режиме таблицы и в поле, по которому надо сделать фильтр, выделить значение поля или его часть и выбрать команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или после выделения нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Фильтр по выделенному (Рис. 14). Для отбора записей, поля которых не содержат выделенного значения, необходимо после выделения значения выбрать команду Записи/Фильтр/Исключить выделенное.

В нашем примере в таблице Преподаватели в поле Код дисциплины выделим слово Физика, далее применим (по описанному выше правил) Фильтр по выделенному. В результате в окне таблицы останутся только те записи, кодом дисциплины в которых является Физика (см.Рис. 15)

Рис. 15

Если необходимо работать со всеми записями таблицы, то действие фильтра можно отменить, воспользовавшись командой Записи/Удалить фильтр. При этом фильтр снимается с таблицы, но сохраняется, и в любой момент его можно применить повторно, используя команду Записи/Применить фильтр. Последний созданный командой Фильтр по выделенному или Исключить выделенное фильтр сохраняется автоматически при сохранении таблицы. При последующих открытиях таблицы этот фильтр может быть применен снова.

Кроме фильтра по выделенному можно использовать и другие: обычный и расширенный.

Обычный фильтр вызывается командой Записи/Фильтр/Изменить фильтр, расширенный фильтр - командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр.

Рис. 16

После выполнения команды Записи/Фильтр/Изменить фильтр в окне обычного фильтра на экран выводится пустая таблица или форма для активного объекта БД. На вкладке Найти в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. На Рис. 16 фильтрация осуществляется по значению Физика в поле Код дисциплины, а также по значению Доцент в поле Должность. Значения могут вводиться с клавиатуры или выбираться из списка, как это показано для поля Должность. Для того, чтобы указать альтернативный вариант отбора записей, включаемых результирующий набор, выбирается вкладка Или. При этом открывается новое поле фильтра для задания альтернативного варианта. Набор условий, введенных в разные поля, связывается логической операцией ИЛИ. Фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Найти, и записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке ИЛИ. Для выполнения фильтрации нажмите кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр вызывается командой Записи / Фильтр / Расширенный фильтр. При этом в окне расширенного фильтра (Рис. 17) выводится список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. В строку бланка запроса Поле из списка перетаскиваются мышью роля, по которым необходимо задать условия отбора записей. Кроме того, бланк запроса позволяет выбрать тип сортировки для одного или нескольких выбранных полей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6