После запуска запроса на выполнение Access выводит сообщение, которое представлено на Рис. 40. Пользователь должен сам выбрать свое действие.
Рис. 40
Рис. 41
После преобразования запроса в его бланке появляется строка Добавление. При формировании добавляемых записей следует иметь в виду, что в бланк запроса должны быть включены поля, соответствующие полям таблицы, в которую будет производиться добавление. Если в таблице, куда добавляются записи, есть ключ, ключевые поля должны быть обязательно включены в бланк запроса. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора, которые вносятся в поля строки Условия отбора. Предположим, что нам необходимо добавить записи в таблицу Оценки для восстановившегося студента Петрова Петра Петровича из группы 101. Создаем простой запрос, включаем в него поля Фамилия, имя, отчество и номер группы из таблицы Студенты и поле код дисциплины из таблицы Дисциплины. В последнем окне создания запроса пометим пункт Изменить макет запроса, убрав галочку в строке Открыть запрос для просмотра данных. Выполним команду Запрос/Добавление, в строке Условие отбора введем фамилию, имя, отчество и номер группы (Петров Петр Петрович 101) и дисциплину Информатика (Рис. 42)и затем выполним запрос. Появляется окно для подтверждения добавления записей (Рис. 43).
Рис. 42
Рис. 43
В результате выполнения этого запроса в таблице Оценки добавится запись для нового студента по предмету Информатика. Таким же образом можно добавить для этого студента записи по всем предметам. Для этого в строке запроса Условие отбора в столбце Наименование дисциплины с помощью Построителя выражений (или с клавиатуры) ввести выражение: Информатика or Физика or Математика or Экономика. В этом случае будет добавлено 4 записи.
Рис. 44
Рис. 45
Далее определим вид макета (ступенчатый), ориентацию (альбомная) и поставим галочку в окне Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Рис. 46). В следующем окне определяем стиль заголовков (выберем полужирный) и далее определим заголовок отчета (зададим Преподаватели). В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на Рис. 47
Рис. 46
Рис. 47
Рис. 48
В строке Условие отбора в столбце Наименование дисциплины - Информатика. Сохраним введенные изменения, а также можем просмотреть результат выполнения запроса. Далее в окне БД сделаем текущей строку Отчеты, далее Создание отчета в режиме конструктора/Создать.
Рис. 49
В окне Новый отчет выбираем Мастер отчетов, в качестве источника выбираем запрос Ведомость с оценками. Далее выбираем все поля для вывода, затем вид представления данных (чтобы в заголовок отчета попала дисциплина, делаем в левом окне текущей таблицу Дисциплины, см.Рис. 50).
Рис. 50
В следующем окне определим уровень группировки по группе (Рис. 51).
Рис. 51
В следующем окне укажем сортировку по фамилии, далее вид макета - ступенчатый, заголовок - полужирный, имя дадим Ведомость 1. После запуска на просмотр получим следующий вид (см.Рис. 52).
Рис. 52
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6