Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Их использование для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами.
В комплектах поставки программ для текстовых процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако, необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требованиям государственного стандарта. Как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:
Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).
Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД как, например, вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т. д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.
Сохранить разработанный бланк как шаблон.
Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает время изготовления конкретного документа.
10. Особенности "составных" документов и технологий их подготовки
Под "большим", или "составным" документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, сколько сложную структуру. К этому классу можно отнести статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и пр. Практически все современные текстовые процессоры имеют широкий набор средств для работы со сложными структурированными документами.
Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:
* создание структурированного документа и реорганизация его структуры, как-то: повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;
* просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;
* создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.
Создание "большого" документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компьютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов. Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа -- контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding -- OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи.
Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием "объект". Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла -- источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о, приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы -- OLE-клиентом.
Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками.
Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр -- это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра -- возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство -- способность изменять размер и местоположение на странице.
11. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров
Область применения электронных таблиц поистине безгранична. Они иногда уступают специальным программам в быстроте и удобстве, но у них есть основное преимущество -- универсальность применения. Поэтому иногда электронные таблицы (ЭТ) называют универсальными расчетными таблицами.
Таблица-- 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлежащее -- это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.
Сказуемое -- это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.
Структура таблицы включает в себя нумерационный и тематический заголовки, шапку, боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).
Широкое распространение, связанное с универсальностью ЭТ, объясняется следующими их характеристиками:
¦ создание таблиц с достаточно большим количеством строк и столбцов;
¦ оформление таблиц в различных вариантах (для бухгалтерских расчетов, ведения списков и каталогов, составления финансовых и статистических отчетов, итогов социологических обследований, обработки результатов экспериментальных исследований, подготовки материалов для презентаций, выявления причин успехов или неудач в работе фирмы и получения данных для планирования дальнейшей работы и др.);
¦ ввод и редактирование в каждой ячейке таблицы числа, текста или формулы;
¦ хранение в памяти ПЭВМ таблицы большой размерности (с большим количеством строк и столбцов), но вывод на экран только ее части, которая может содержать или рядом расположенные строки и столбцы, или строки и столбцы по выбору (фильтрация таблицы);
¦ сортировка содержимого ячеек по возрастанию или убыванию данных;
¦ выполнение математических, логических, финансовых, статистических и других операций с табличными данными;
¦ разнообразное выделение данных в таблице: выделение строки, столбца или ячейки фоном или цветом; выделение числа, текста, формулы или символа размером, шрифтом, подчеркиванием, рамочками или цветом; округление для удобства работы всех чисел столбца до одного и того же количества знаков, однако при вычислениях учитывается истинная, а не округленная величина числа; вставка в таблицу изображений и рисунков; применение в одном пакете нескольких двухмерных таблиц, каждая из которых образует страницу в книге таблиц пакета (многомерные ЭТ); одновременная работа в многооконном режиме с несколькими таблицами, находящимися в виде листов в книге таблиц пакета причем возможно обращение к ячейке таблицы из другой таблицы книги;
¦ применение макрокоманд для выполнения последовательности нескольких операций над табличными данными;
¦ вывод всей таблицы или любой ее части на печать;
¦ представление табличных данных в виде различных графиков и диаграмм: линейных, столбчатых, круговых, ленточных и др., причем некоторые из них могут быть показаны в трехмерном исполнении с возможностью их поворачивания;
¦ защита табличных данных от несанкционированного копирования, изменения или уничтожения, например: запрет отображения или регистрации табличных данных, запрет изменений содержимого ячеек и другие формы защиты данных.
По данным журнала PC Magazine, в последние годы в лидирующую тройку входят ЭТ Quatro Pro, MS Excel и Lotus 1-2-3.
12. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров
Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.
1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.
2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.
3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.
4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте.
5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
