Word поставляется с большим числом встроенных стандартных шаблонов. При запуске Word первый автоматически создаваемый документ базируется на шаблоне, который называется Обычный. Если щелкнуть по кнопке Создать [pic], то новый документ автоматически создается тоже на основе шаблона Обычный. Этот шаблон содержит все наиболее часто используемые в Word параметры документа: панели инструментов, их кнопки и расположение, пункты меню, стили и т.д. – все это хранится в шаблоне Обычного документа. Эти параметры остаются доступными и в документах, созданных на базе любого другого шаблона.
Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона:
1. Щелкнуть в меню Файл по команде Создать.
2. В появившемся диалоговом окне Создание документа выбрать соответствующую закладку, а в ней нужный значок шаблона.
[pic]
3. Можно на основе выбранного шаблона создать не файл, а другой шаблон.
Выполните следующие задания по использованию встроенных шаблонов для создания типовых документов.
Упражнение 15 Письмо на основе шаблона.
1. Пользуясь встроенным шаблоном, создайте стандартное письмо. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Письма и факсы, а в ней – значок Стандартное письмо и ОК.
2. Сохраните появившийся документ, содержащий заготовку письма в своем рабочем каталоге под именем text15
3. Ознакомьтесь с заготовкой письма, уясните, какие элементы письма уже готовы, какие надо изменить и какие ввести заново.
4. Выведите на экран образец письма, созданного на основе этого шаблона. Образец появиться, если дважды щелкнуть по расположенному в тексте значку . Текст письма в этом образце – это советы и рекомендации по использованию шаблона, его модификации и настройке шаблона для Вашей организации. Прочтите, и в дальнейшем применяйте эти рекомендации на практике.
5. Вернитесь к своему письму, выбрав в меню Окно документ с именем text15
6. Заполните шаблон: введите в соответствующие поля название и адрес Вашей организации, произвольный адрес и имя получателя, примерный текст письма, и в качестве подписи – Ваше имя и должность.
7. Сохраните заполненный документ под тем же именем text15
Упражнение 16 Резюме на основе шаблона.
1. Пользуясь встроенным шаблоном , создайте свое резюме. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Другие документы, а в ней – значок Изысканное резюме и ОК.
2. Сохраните появившийся документ, содержащий заготовку резюме в своем рабочем каталоге под именем text16
3. Ознакомьтесь с приведенным в документе образцом и советами по созданию своего резюме, расположенными в этом же шаблоне на второй странице.
4. Заполните шаблон сведениями о себе: введите свое имя, имеющийся опыт работы (названия организаций, занимаемые должности и вид деятельности), образование и специальность, перечислите Ваши интересы. Заполнять шаблон можно двумя способами:
или в режиме Замены, который включается клавишей Insert, набрать свои данные "поверх" имеющихся;
или выделить текст, который следует заменить, и вводить свой текст – при этом выделенный текст исчезает.
5. Сохраните заполненный документ под тем же именем text16
Если некоторый тип документа используется довольно часто, то стоит создать из него шаблон – и тогда при создании нового документа этого типа за основу Вы будете брать приготовленный шаблон.
Можно также модифицировать любой из имеющихся в Word встроенных шаблонов – этот способ предпочтительнее, так как почти все, что Вам может понадобиться, в шаблонах уже есть.
Создание нового шаблона
1. При создании нового шаблона: 117. на основе существующего документа: щелкните по команде Открыть в меню
Файл, а затем откройте нужный документ.
118. на основе существующего шаблона: щелкните по команде Создать в меню
Файл, выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, пометьте переключатель "Шаблон", а затем нажмите кнопку "ОК".
1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в поле "Имя файла" введите подходящее, легко запоминающееся имя для нового шаблона.
1. В поле "Сохранить в" откройте папку "Шаблоны". Папка Шаблоны обычно создается автоматически при установке Office (или Word) и располагается в той же папке, что и Office (или Word).
1. В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".
1. Добавьте текст или рисунки, которые должны обязательно присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документе. Внесите, если надо, изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
1. В меню Файл выберите команду Сохранить.
Таким образом в папку "Шаблоны" добавляется еще один новый шаблон, который Вы теперь можете выбирать за основу вновь создаваемого типового документа при выполнении команды Создать из меню Файл.
Упражнение 17 Настройка шаблона письма.
1. Предварительно создайте новую папку с именем "Новые шаблоны писем". Эта папка должна быть создана в уже имеющейся папке "Шаблоны" – тогда ваш шаблон будет доступен при создании нового документа.
2. Создайте новый шаблон письма для своей организации на основе встроенного шаблона Современное письмо. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Письма и факсы, а в ней – значок Современное письмо и ОК.
1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в качестве имени шаблона введите слово письмо и свою фамилию (например, "Письмо Иванова").
1. В поле "Сохранить в" откройте папку "Новые шаблоны писем", находящуюся в папке "Шаблоны".
1. Введите название и адрес вашей организации в соответствующие поля.
1. Добавьте текст или рисунки, которые обязательно должны присутствовать в письмах Вашей организации и удалите те элементы, которые не должны появляться. Внесите, если надо, изменения в стили и другие параметры форматирования.
После этого, чтобы создать типовое письмо, достаточно выбрать команду Создать из меню Файл и указать нужный шаблон — сведения о вашей организации будут располагаться в новом документе там, где вы их поместили.
Задание для самостоятельной работы:
Упражнение 18 Создание шаблона на основе документа.
1. Рассмотрите примеры документов, приведенные в Приложении1-3:
119. Приложение 1. Проект приказа.
120. Приложение 2. Пример служебного письма.
121. Приложение 3. Проект договора.
2. Ознакомьтесь с изложенными в Приложении4 правилами и стандартами оформления организационно – распорядительных документов на основе ГОСТа.
3. Определите, какие необходимые реквизиты присутствуют в примерах документов. Отсутствие таких реквизитов в документе лишат его юридической силы.
4. Используя приобретенные знания по редактированию и форматированию в Word, наберите образцы приказа, служебного письма и договора.
122. Шапка письма создается в виде таблицы, у которой отключены линии сетки. Этот же прием следует применить и при наборе "паспортных" данных в примере договора.
123. Рисунок логотипа вставляется в виде кадра, для которого в параметрах отменена опция "обтекание текста".
5. Сохраните набранные документы в своем рабочем каталоге.
6. Создайте на основе этих документов шаблоны, используя приведенные выше указания.
Приложение 1. Проект приказа
П Р И К А З №
“_____”______________1998 г. г.Ростов нДону
О проведении итоговой аттестации слушателей из числа безработных граждан и незанятого населения
Для проведения итоговой аттестации по предмету «Спецтехнологии ПЭВМ» 14.04.98г. в группе № 1 из числа безработных граждан и незанятого населения, обучающихся по специальности “Программист”, присвоения квалификации, выдачи документа государственного образца по завершении обучения
ПРИКАЗЫВАЮ :
1 Создать аттестационную комиссию в составе:
|председатель |Борисова М. В.|зам. директора по | |комиссии : | |проф.обучению, подготовке и | | | |переподготовке | | | |РГПЛ-РУЦ”СПЕКТР”. | |члены комиссии: |Шабас И. В |преподаватель | | |Гайдук А. П. |методист |
2. Зам.директора по финансово-экономической работе Ивановой О.С. производить оплату труда членов аттестационной комиссии из внебюджетных средств согласно приказа № 8 от 17.01.97 г..
ДИРЕКТОР РГПЛ-РУЦ Н.А. КОНОНЕЦ. “СПЕКТР”
Визы:
Приложение 2. Пример служебного письма
исх. N от 199 г. на N от 199 г.
Рекомендательное письмо.
Иванова Наталья Петровна, имеет высшее техническое образование.
04.04.1998 года закончила с отличием обучение по специальности «Секретарь-референт» в Ростовском государственном профессиональном лицее - Региональном учебном центре «Спектр».
Центр с 1995 года специализируется на подготовке специалистов в области бизнес-администрирования, имея аккредитацию английской компании JHP. На базе РГПЛ-РУЦ «Спектр» традиционно ведется повышение квалификации секретарей - референтов областной, городской администрации. Обучение проводится «командой» преподавателей, имеющих международные сертификаты и дипломы.
Иванова Наталья Петровна:
способна организовать работу в офисе, умеет работать с клиентами, готовить и проводить совещания, поездки, презентации, владеет английским языком со словарем;
владеет навыками работы на ПЭВМ с операционными системами , MS DOS, Norton Commander, Windows, с БД Access , с табличным процессором Excel, текстовым редактором WORD.
Знакома и умеет работать на современных средствах связи и оргтехники: сканере, факсе, ксероксе;
Печатает на машинке «Olivetti» десятипальцевым слепым методом.
Знает делопроизводство, документооборот, работу с кадрами.
К личным качествам относятся: исполнительность, организованность, коммуникабельность и доброжелательность.
Обладает необходимыми профессиональными качествами секретаря: внимание, память, стрессоустойчивость, управляет своими эмоциями, способна быстро обучаться.
Считаем, что Иванова Наталья Петровна соответствует профессиональным требованиям, предъявляемым к должности «Секретарь-референт».
Рекомендуется для работы в области бизнес-администрирования: секретаря- референта; менеджера офиса; менеджера по работе с персоналом; помощника руководителя.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
