|
|
25 |
130 |
165 |
|
|
Апрель |
23 |
28 |
84 |
175 |
|
Май |
14 |
24 |
96 |
122 |
|
Июнь |
18 |
53 |
84 |
78 |
|
Июль |
23 |
42 |
34 |
94 |
|
Август |
17 |
29 |
23 |
120 |
|
Сентябрь |
25 |
69 |
69 |
183 |
|
Октябрь |
18 |
38 |
47 |
165 |
|
Ноябрь |
17 |
44 |
108 |
182 |
|
Декабрь |
24 |
44 |
79 |
211 |
Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска (таблица 5). Так как основные подразделения в Техническом университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 11).
Рисунок 11. Динамика объёма документооборота в течение года
В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.
В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в Техническом университете локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.
2.4 Анализ материально-технического обеспечения
Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.
1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)
4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)
Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.
В Техническом университете установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:
1) внутренние телефонные звонки
2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера
3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.
Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ОАО «Технический университет КубГТУ» (таблица 6).
Характеристики работы телефонной сети
Характеристика
1997
1998
1999
Количество городских номеров
2
3
4
Количество внутренних номеров
28
37
46
Количество звонков в день
140
370
830
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.
2
6
22
Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в Техническом университете выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии Технического университета. Из-за не решаемости проблемы Лицей установил себе в подразделение дополнительный телефон из своих средств.
Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу руководителей подразделений. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие руководители подразделений остаются специально вечерами, чтобы провести звонки в город или оставляют на визитках, буклетах свои домашние телефоны.
В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится три факса: в приёмной, в отделе сервиса и ремонта и в отделе международных отношений. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 – 3 часа.
Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в1996 году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ОАО «Технический университет КубГТУ». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:
1) Быстро производить переустановку программного обеспечения
2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков
3) Посылать и получать электронную почту
4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.
5) Сократить обслуживаемый персонал
Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда». В организации четыре выделенных сервера:
- Технический университет
- Два учебных сервера в Компьютер-колледже
- Web-сервер Интернет отдела программирования
В приложении Б представлена устройство локальной сети ОАО «Технический университет КубГТУ». Из этого рисунка видно, что отделы соединены 10 Мегабитной связью, а проректора и главы отделов 100 Мегабитной связью. Однако не все отделы подключены к локальной сети. К числу не подключенных к локальной сети относится:
1) Отдел рекламы
2) Управление отдела сетевых технологий
3) Компьютерный класс на 10 машин в 205 аудитории
4) Отдел эксплуатации
5) Морально-устаревшие компьютеры в отделах
Потери от не использования сети очевидны. Так, например, в Компьютер-колледже есть два компьютерных класса по 10 компьютеров в каждом. Один из них подключён к локальной сети с возможностью выхода в глобальную сеть Интернет, другой не подключён, хотя в плане развития локальной сети в ОАО «Технический университет КубГТУ» стоял даже на первом месте. Приведём сравнение в чём проявляются потери:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.