|
|
1972
1272 700 |
68
65 69 |
76
131 43 |
||
|
Итого в год: |
5219 |
3850 |
3464 |
74 |
90 |
|
В среднем за день |
18 |
13 |
12 |
72 |
92 |
|
Выручка от реализации, тыс.р. |
7663 |
11315 |
15132 |
148 |
134 |
Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента (таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 8).
Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов
При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены (рисунок 9).
Рисунок 9. Изменение количества документов
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.
Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:
- какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя
- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения
В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
- Бухгалтерия;
- Административный отдел;
- Школа абитуриентов;
- Подготовительные курсы;
- Лицей;
- Компьютер-колледж.
Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать
Группировка видов документов по подразделениям
Подразделение
1997
1998
1999
Кол.
%
Кол.
%
Кол.
%
Административный отдел
765
15
621
16
754
22
Бухгалтерия
1392
27
1073
28
1272
37
Школа абитуриентов
909
17
718
19
446
13
Подготовительные курсы
715
14
537
14
345
10
Лицей
582
11
410
11
273
8
Компьютер-колледж
551
10
319
8
259
7
Прочие
305
6
172
4
115
3
Итого:
5219
100
3850
100
3464
100
Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма документооборота по подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке (
рисунок 10).
Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.
Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям
Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 1999 года (таблица 5). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.
Выявление сезонности в объёме документооборота
Месяцы
Года
Виды документов
Входящие
Исходящие
Приказы
Внутренние
Январь
12
35
57
177
Февраль
22
30
78
200
Март
27
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.