видов документов;
структурных подразделений;
должностных лиц;
исполнителей;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
резолюций (указаний по исполнению);
результатов исполнения документов и др.
4.4.6 При регистрации поступающих документов, вне зависимости от способа их доставки, на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.
После создания и сохранения электронной регистрационной карточки
документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.
4.4.7 Структура регистрационного номера поступившего документа включает:
4.4.7.1 При регистрации обращения гражданина - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе «Обращения граждан» СЭД, который дополняется через косую черту двумя последними цифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступает несколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то за ними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждый раз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным в круглых скобках, например: 1038/10(2) - для второго обращения. Для выявления повторности обращений граждан используется классификатор корреспондентов раздела «Обращения граждан» СЭД.
4.4.7.2 При регистрации иных документов, за исключением обращений граждан - порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии с очередностью поступления документов и регистрации их в разделе «Входящие» СЭД, который для отдельных видов документов дополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничения доступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документов и др.).
4.4.8 На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электронной регистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторами документа, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленного образца.
4.4.9 Электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается отделом документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа в графическом формате.
Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД.
Не создается и не присоединяется к электронной регистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведения конфиденциального характера.
4.4.10 Поступивший электронный документ (электронный образ документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭД.
При необходимости, пользователем СЭД может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листе созданной
таким образом копии документа воспроизводятся предусмотренные пунктами 4.4.8, 4.4.9 Инструкции, отметка о поступлении и штрих-код, служащие идентификаторами документа.
4.5. Порядок рассмотрения поступивших документов руководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей
4.5.1 Поступившие документы передаются на рассмотрение Министру, гражданским служащим только после регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Министру (его заместителю) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Министра (секретарем его заместителя) передается в Департамент организации и контроля для регистрации и организации его движения в соответствии с поручением по исполнению документа.
4.5.2 Зарегистрированные поступившие документы передаются Департаментом организации и контроля:
секретарю Министра для доклада Министру - в течение дня, но не позднее 15 час. 00 мин. или иного времени, установленного Министром;
референтам заместителей Министра через секретарей заместителей Министра для доклада заместителям Министра - в течение дня, но не позднее 16 час.00 мин.;
ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России для доклада руководителям структурных подразделений - в течение рабочего времени.
Срочная корреспонденция передается в течение одного часа с момента поступления.
4.5.3 Время ежедневного доклада документов референтами заместителей Министра и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России устанавливается соответственно заместителями Министра и руководителями соответствующих структурных подразделений Минюста России.
4.5.4 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются гражданскими служащими Департамента организации и контроля секретарю Министра, секретарям заместителей Министра, а также ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по реестрам установленной формы.
Секретари заместителей Министра в свою очередь передают документы референтам заместителей Министра по реестрам установленной формы.
Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными образами указанных документов посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.
4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.
При необходимости секретарем Министра, секретарями и референтами заместителей Министра может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.
4.5.6 Изучение поступивших документов и введение в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проектов поручений по исполнению документа производится:
для документов, переданных на доклад Министру - Департаментом организации и контроля;
для документов, переданных на доклад заместителям Министра - референтами заместителей Министра либо по поручению заместителей Министра, их секретарями;
для документов, переданных на доклад руководителям структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги:
для Министра - Департаментом организации и контроля;
для заместителей Министра - референтами (секретарями) заместителей Министра;
для руководителей структурных подразделений Минюста России - ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
В проект поручения по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Министра (заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минюста России), дату поручения.
4.5.7 После рассмотрения поступивших документов Министр (заместитель Министра) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки документов, как поступивших на бумажном носителе, так и поступивших в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.
В аналогичном порядке руководители структурных подразделений Минюста России передают документы после рассмотрения ответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
Министр, заместители Министра, руководители структурных подразделений Минюста России вправе лично внести изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных ими документов в части, касающейся уточнения поручений по их исполнению.
4.5.8 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, в соответствии с поручениями Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России соответственно вносят, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных указанными должностными лицами документов и передают документы в соответствии с поручениями по их исполнению:
4.5.8.1 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Министра с поручением Министра, а также структурному подразделению Минюста России с поручением Министра или заместителя Министра - в Департамент организации и контроля для дальнейшей передачи головному исполнителю.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34
