4.1.2 В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация (переписка между структурными подразделениями Минюста России (территориального органа).

С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

4.1.2.1 В составе входящей и исходящей документации:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации; документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из территориальных органов Минюста России; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях; обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

обращения руководителей субъектов Российской Федерации; обращения граждан и организаций (их представителей), включая жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Минюста России, его территориальных органов, федеральных служб; другие группы документов.

4.1.2.2 В составе внутренних документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, планы и др.);

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Минюста России и его территориальных органов (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);

другие документы, используемые в процессе организации управления

и принятия управленческих решений (служебные, объяснительные, докладные, аналитические записки и др.).

4.1.3 Согласование проектов документов, создаваемых в Минюсте России (территориальном органе), осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе III Инструкции.

4.1.4 В Минюсте России (территориальном органе) доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, в исключительных случаях -- курьером.

Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.

4.2 Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1 Прием корреспонденции, поступающей в Минюст России (территориальный орган) в рабочее время осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента организации и контроля Далее - отдел документационного обеспечения. (ответственным за делопроизводство территориального органа), за исключением обращений граждан, доставленных ими лично или их представителями:

4.2.1.1 Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается с выполнением следующих операций:

1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;

2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;

3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющейся подписью ответственного за делопроизводство и печатью «Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров с фактическим наличием корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

4.2.1.3 Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов - под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью «Для документов».

4.2.1.4 Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.2 Корреспонденция, поступившая в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным в приемной Министра (дежурным территориального органа) и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) и, по возможности оперативно, передаются им в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) для регистрации.

О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших в нерабочее время, дежурный по средствам связи информирует руководство Минюста России (территориального органа) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными указаниями.

4.2.3 Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Минюста России (территориального органа), также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются ими в Департамент организации и контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) для регистрации.

4.2.4 Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается отделом по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля Далее - отдел по работе с обращениями граждан. (ответственным за делопроизводство территориального органа) с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.5 При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный на входе в служебное здание Минюста России (территориального органа).

4.2.6 Корреспонденция, поступающая в Минюст России (территориальный орган) в рабочее время проходит первичную обработку и передается на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Первичная обработка корреспонденции, поступающей в Минюст России (территориальный орган) осуществляются с выполнением следующих операций:

4.2.6.1 Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие на них повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе...(наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до... (...час....мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).

4.2.6.2 Конверты (бандероли, посылки) с грифом «Секретно» у фельдъегеря, либо у дежурного в приемной Министра (дежурного территориального органа) ответственным за делопроизводство не принимаются, при обнаружении подобных в числе принятых - без вскрытия немедленно передаются по реестру в отдел по защите государственной тайны Департамента организации и контроля Далее - отдел по защите государственной тайны. (ответственному за ведение секретного делопроизводства в территориальном органе Минюста России).

4.2.6.3 Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в Департамент управления делами (подразделение территориального органа, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).

4.2.6.4 Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату.

4.2.6.5 Конверты, поступившие из органов государственной власти, с пометкой «Срочно» («Оперативно») вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, передаются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации направляются для доклада Министру (его заместителям).

4.2.6.6 Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.

Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается.

В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Для документов».

4.2.6.7 После изъятия конвертов с грифом ограничения доступа и пометками, указанными в подпунктах 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 и 4.2.6.5 пункта 4.2.6 Инструкции, а также конвертов с обращениями граждан и ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).

Обращения граждан в Минюсте России передаются по реестру в отдел по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля без вскрытия конвертов.

4.2.6.8 При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения Минюста России (территориального органа).

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):

копии документов, в том числе полученные с использованием электросвязи;

справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

поступившие без сопроводительного письма: бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.);

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34