д) подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием полного наименования должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.
Телеграммы подписывают Министр или его заместители. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363) подписывает Министр;
ж) дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Минюста России (адресантом) двумя межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает разделенные дефисом буквенный индекс «НР» (номер), индекс подразделения, подготовившего телеграмму, порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например:
29 марта 2010 г.
НР-02-23,
где: 02 - индекс Департамента государственной службы и кадров; 23 - порядковый номер телеграммы.
Через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Минюста России и дата передачи телеграммы в Департамент организации и контроля для отправления адресату;
з) визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа её визовой копии в порядке, предусмотренном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции;
и) отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа обоих экземпляров телеграммы в порядке, предусмотренном «б» пункта 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;
к) подпись должностного лица Минюста России (адресанта) в телеграмме заверяется мастичной печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в порядке, предусмотренном пунктом 17 подраздела 3.2.4 Инструкции;
л) оба экземпляра оформленной телеграммы передаются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России в Департамент организации и контроля для отправки. Первый экземпляр телеграммы гражданским служащим Департамента организации и контроля передается в отделение телеграфной связи, копия телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается ответственному за делопроизводство для помещения в номенклатурное дело.
5) Факсограмма
Факсимильные сообщения используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.
Для обмена факсограммами в Минюсте России и его территориальных органах используются факсимильные аппараты, установленные в приемных Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России (начальников территориальных органов) и в структурных подразделениях Минюста России (территориальных органов).
Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих.
Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Минюста России (территориального органа).
Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы - подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне. Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
После этого документ поступает для передачи по каналам факсимильной связи.
Документы, предназначенные для передачи, подлежат обязательному учету в отдельном журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки. Данная отметка проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если он остается в деле, или визовом экземпляре документа.
Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений Минюста России, адресованные Министру или его заместителям, незамедлительно передаются для учета ответственными за делопроизводство в Департамент организации и контроля.
6) Телефонограмма
Телефонограммы в Минюсте России используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между структурными подразделениями Минюста России, территориальными органами в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:
наименование организации от верхней границы текстового поля и выравнивается по левой границе, например:
Главное управление Министерства юстиции
Российской Федерации по Москве
наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman № 14 от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через
1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:
06.04.2010 № 55.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров в соответствующем подразделе СЭД после подписи автором;
время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например:
16.30 - соответствует времени 16 часов 30 минут по местному времени;
ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;
адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции;
текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 дополнительными межстрочными интервалами;
подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3 дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции;
отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;
должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи, например:
Передал главный специалист-эксперт отдела
документационного обеспечения Департамента
организации и контроля И.И. Иванов (495) 620 34 35
Принял консультант Сергеева (499) 360 04 03.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Гражданский служащий, передающий телефонограмму, обязан предложить проверить правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.
Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным пунктом 22 подраздела 3.2.4 Инструкции, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
7) Электронное письмо (электронное сообщение)
Электронными сообщениями по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», а также содержащих персональные данные, в том числе гражданских служащих. Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могут передаваться по мультисервисной телекоммуникационной сети Минюста России (после ее построения) при соблюдении требований законодательных и иных нормативных правовых актов по защите информации.
Для осуществления обмена электронными сообщениями структурным
подразделениям Минюста России (территориальным органам) и их структурным подразделениям правовым актом Минюста России присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты, подготовка и согласование проекта которого возлагается на Департамент управления делами.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34
