Отже, для роботи із документами на підприємстві використовується текстовий редактор Word. Оскільки він має численні переваги над іншими, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості.
Текстовий редактор Word для Windows входить до групи програм Microsoft Office. Для запуску Word слід виконати команду Пуск /Програмапл/ Microsoft Word, після чого на екрані появляється вікно редактора.
Вікно редактора Word має декілька стандартних елементів. Одні з них постійно присутні на екрані, інші можна викликати за бажанням користувача.
Створення документів.
При створенні нового документа слід виконати команду Файл/Создать або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. При цьому відкривається вікно діалогу Создаяие документа. Створюючи документ, у полі Новий документ слід встановити опцію Документ. Як правило, текстовий редактор використовують для підготовки типових документів. Word пропонує користувачу стандартні форми таких документів і інструменти для їх використання. Основними інструментами є шаблони і майстри.
Шаблон -- це порожній бланк, в якому користувач заповнює потрібні поля своєю інформацією. Шаблон може попередньо включати деякі заповнені поля, які є спільними для всіх документів даного типу.
Майстер базується на шаблонах, але на відміну від останніх вони дозволяють ще більше спростити процес введення даних у документ. Якщо при заповненні шаблона користувач самостійно переміщується по документу і розміщує в ньому інформацію, то при використанні майстрів дані заносяться в процесі діалогу майстра з користувачем.
Після натискування кнопки ОК вікна діалогу Создать редактор у відповідності з вибраним шаблоном створить вікно документа з іменем ДОКУМЕНТ.
Переглянути шаблони, які приєднані до активного документу, можна за допомогою команди "Файл/Шаблоны".
Якщо користувача не задовольняють наявні шаблони і майстри, то він може створити власний шаблон або змінити один із існуючих.
Створення шаблонів.
Для створення нового шаблона слід подати команду Файл/Создать і в полі Новий документ вікна діалогу Создать встановити опцію Шаблон. Після натиснення кнопки ОК на екран виведеться вікно шаблона. Від вікна документа воно відрізняється тільки назвою рядка заголовка -- ШАБЛОН замість ДОКУМЕНТ. Далі слід ввести необхідні дані (параметри форматування, текстові поля) і зберегти шаблон. Щоб зберегти документ як шаблон, слід подати команду Файл/Сохранить как, а потім у полі Тип файла вибрати елемент Шаблон документа. Правила додержання хорошого стилю роботи потребують для кожного документа (в тому числі і для шаблона) заповнення довідки, в яку включаються основні відомості про документ. Тому після збереження нового документа чи шаблона бажано виконати команду Файл/Свойства і заповнити потрібні рядки у вікні діалогу Свойства.
Після створення шаблону документу потробно його зберегти. Для цого слід виконати команду Файл/Сохранить або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. Якщо документ новий і ця команда виконується для нього вперше, то відкривається вікно діалогу Сохранение документа . В цьому вікні можна вказати диск, папку, ім'я і розширення файлу.
Якщо ж потрібно зберегти файл під новим іменем, в іншій папці або з іншим форматом, то потрібно виконати команду Файл/Сохранить как. При цьому відкривається вікно діалогу Сохранение документа, і всі дії користувача аналогічні діям при збереженні нового документа.
Вводити і редагувати символи можна тільки текст активного вікна.
Перед введенням символів слід вибрати шрифт, його розмір, формат.
Форматування тексту.
Під форматуванням розуміють операції, які зв'язані з оформленням тексту і зміною його зовнішнього вигляду. Операції форматування дійсні тільки для виділених фрагментів.
Розрізняють три основні операції форматування: форматування символів; форматування абзаців; форматування сторінок.
При форматуванні символів можна змінити шрифти, його розмір. Форматування здійснюється командою Формат/Шрифт. При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Шрифт, в якому можна встановити такі параметри:
*шрифт (вибирається із списка шрифтів);
*стиль (можна вибрати звичайний стиль, курсив, напівжирний і напівжирний з курсивом шрифти);
* розмір шрифта;
* підкреслення (вибір різних варіантів підкреслення);
* колір символів;
* ефекти (верхній і нижній індекс, перекреслений).
У полі Образец цього вікна показується зовнішній вигляд тексту при вибраних параметрах.
Для форматування абзацу використовують команду Формат/Абзац, відкриває вікно діалогу Абзац в якому можна здійснити:
* вирівнювання абзаців;
* встановлення відступів абзаців;
* встановлення відстані між рядками і абзацами.
Опція Отступ дозволяє встановити відступи зліва і справа рядків виділеного абзаца, а також окремо лівий відступ першого рядка абзацу. Для встановлення відступів можна використовувати і горизонтальну лінійку. На ній є маркери відступу ліворуч (нижній лівий), відступу праворуч (нижній правий) і відступу першого рядка абзацу (верхній лівий).
При введенні і друкуванні тексту Word використовує встановлені за замовчуванням розміри поля сторінки. Змінити ці параметри можна за допомогою команди Файл/Параметри страницм.
Вкладка Поля дозволяє встановити розміри верхнього, нижнього, лівого і правого полів. Поле Образец цієї вкладинки показує, який вигляд матиме сторінка з встановленими параметрами поля при друкуванні.
Більш широкі можливості для створення і модифікації стилів дає команда Формат/Стиль і вікно діалогу Стиль.
Вкладинка Размер бумаги дозволяє вибрати стандартні розміри із списка форматів, які підтримує Word. Якщо ні один із стандартних розмірів не підходить, то слід вибрати в списку форматів елемент Специальний і для нього вказати ширину і висоту. В полі Ориентация потрібно вказати орієнтацію документа Книжная (рядки документа паралельні короткій стороні аркуша) або Альбомная (рядки паралельні довгій стороні аркуша).
Саме за вище наведеним принципом були створенні такі документи як :
- Довідка про включення до єдиного державного реєстру;
- Накладна;
- Розрахунково-платіжна відомість;
- Табель обліку робочого часу;
- ВКО та ПКО;
- Платіжне доручення;
- Авансовий звіт.
Деякі з вище наведених документів можна переглянути в Додатках.
Робота з Excel
До групи програм Microsoft Office, крім як ми знаємо Word, ще входить електронна таблиця Excel, що також використовується на підприємстві.
Електронна таблиця - це програма , що моделює на екрані двовимірну таблицю, яка складається з рядків та стовпців, які утворюють комірки. Основним призначенням ЕТ є формування табличних документів з використанням чисел, текстів і формул.
Excel можна завантажити кількома способами, наприклад через Пуск - Програми - Microsoft Excel чи з вікна Мой комп'ютер або Проводник.
Після цього відкриється вікно Excel, яке має спеціальні компоненти, властиві саме йому :
Рядок формул - це панель у верхній частині вікна, що використовується для введення і редагування вмісту комірки.
Поле імені - це поле у якому відображається ім'я виділеної комірки.
Робоча частина аркуша - це графічне зображення ЕТ, що складається з комірок, заголовків рядків і стовпців.
Вкладки аркушів - ці елементи розташовані в нижній частині вікна (Лист 1, 2, 3 ..).
Кожний документ в Excel називається робочою книгою, яка призначена для збереження і обробки даних.
Введення даних (тексту, числа або формули) в таблицю Excel з клавіатури можна безпосередньо до комірки або в рядок формул. Для цього потрібно клацнути по комірці або у рядку формул.
Також в Excel можна переміщати і копіювати дані за допомогою таких засобів як Drag and Drop та буфер обміну. Також можна виконати операції із вставкою рядків та стовпців. Для цього потрібно виконати команди Вставка - Строки(Столбцьі, Ячейки). Видалити їх можна за допомогою контекстного меню або за допомогою операцій Правка - Удалить.
Значно спростити введення даних в комірки можна за допомогою засобу автозаповнення, використовуючи певні послідовності (дні тижня, назви місяців, інше та за допомогою введення прогресій.
Найчастіше електронні таблиці використовуються в бухгалтерії, економіці.
Обчислення в ЕТ
Комірки ЕТ можуть містити інформацію одного із трьох типів: текст, число, формула.
Саме формули є основним інструментом, за допомогою яких можна здійснювати обчислення в комірках. Вони вписуються в рядок формул і можуть містити такі компоненти :
Символ = , яким починається запис;
Оператори, тобто інструкції для виконання дій( +, -, /, * та інші);
Числа або текстові значення;
Функції з набору вбудованих функцій Excel (наприклад, СУММ, МАКС, CОS);
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
