Для такой БД можно составить сводную таблицу стипендий или среднего балла по каждому предмету и по всем экзаменам для каждой группы отдельно. Последовательность действий при создании сводной таблицы должна быть следующей:

Ш Выполнить команды Данные --Сводная таблица .

Ш В первом диалоговом окне « Мастер сводных таблиц - шаг 1 из 4 » установить переключатель в положение, определяющее, где находятся данные для сводной таблицы: в нашем случае следует щелкнуть на первом положении переключателя « В списке или базе данных Microsoft Excel ».

Ш Нажать кнопку Далее, в результате чего появится второе диалоговое окно «Мастер сводных таблиц- шаг 2 из 4».

Ш В поле «Диапазон» указать, в каком диапазоне находятся исходные данные для сводной таблицы ( в нашем случае это $A$1:$K$16 ) и нажать кнопку Далее.

Ш В третьем диалоговом окне «Мастер сводных таблиц - шаг 3 из 4» необходимо указать структуру сводной таблицы, т.е. определить, данные какого поля должны использоваться в качестве заголовков строк и каких - в качестве заголовков столбцов, для чего перетащить их названия , представленные в окне в виде кнопок, в соответствующие области «Строка» ( в нашем случае -«Группа» ) и «Столбец» (в нашем случае - ничего ).

Ш В этом же диалоговом окне в область «Данные» перетащить название поля (или полей ), данные которого подлежат обработке ( в нашем случае - «Стипендия» или «Средний балл» или названия всех предметов для определения среднего балла по каждому экзамену).

Ш Задать правило, по которому должна осуществляться обработка, щелкнув дважды по кнопке, перемещенной в область «Данные» , и выбрав в появившемся диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы» нужную операцию ( для примера о стипендии - «Сумма», в других примерах - «Среднее» ), в результате чего в поле «Имя» появятся названия операции и поля, по которому она будет выполняться.

Ш В диалоговом окне « Мастер сводных таблиц - шаг 4 из 4 » нужно задать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы:

§ в поле окна «Поместить таблицу в» указать адрес левой верхней ячейки таблицы на текущем листе или оставить поле пустым , чтобы таблица разместилась в начале нового рабочего листа;

§ указать название сводной таблицы в поле «Название таблицы»;

§ установить флажки «Общие итоги по столбцам» и «Общие итоги по строкам», если нужно ;

§ для создания дополнительной копии данных установить флажок «Сохранить данные с макетом таблицы»;

§ установить флажок «Автоматически форматировать таблицу» для использования средств автоформата Excel.

Ш Для вывода сводной таблицы на экран после этого щелкнуть на кнопке Готово.

Для детализации данных сводной таблицы необходимо дважды щелкнуть на названии поля и в открывшемся диалоговом окне «Показать детали» указать , по какому полю необходимо выполнить детализацию.

В приведенной сводной таблице выполнена детализация по полю «Группа 221» и по полю «Группа 223», по остальным группам детализация не задавалась.

Следующая сводная таблица дает возможность проанализировать результаты экзаменов по каждому предмету и сравнить успехи групп , детализация здесь не выполнялась, но при необходимости это может быть сделано.

В Excel 2000 Мастер сводных таблиц предлагает выполнение тех же действий по созданию сводных таблиц , но только с помощью трех диалоговых окон. Создание структуры и задание параметров сводной таблицы выполняется после нажатия кнопок Макет и Параметры в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц - шаг 3 из 3».

Excel предоставляет возможность подвести промежуточные и окончательные итоги по полям БД, вставив необходимые строки для подсчитанных сумм . Кроме того, Excel может отображать БД в режиме структуры, что позволяет выводить на экран только промежуточные итоги.

Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий:

Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий:

Ш Выбрать Данные -- Итоги, в результате чего БД будет автоматически выделена и на экране появится диалоговое окно « Промежуточные итоги ».

Ш В строке «При каждом изменении в » указать поле, при изменении значения которого следует подводить промежуточный итог, для чего щелкнуть на стрелке справа и выбрать нужное название поля ( например, «Группа» для нашей БД).

Ш В строке «Операция» , щелкнув на стрелке справа , выбрать в появившемся перечне возможных операций необходимую ( например, «Среднее» ).

Ш Для выполнения той же операции с данными в других полях необходимо отметить их названия, щелкнув в списке строки «Добавить итоги по»(например, названия всех предметов и поля Ср.балл ).

Ш Убедиться, что параметр «Заменить текущие итоги» установлен и щелкнуть на кнопке ОК.

Excel выполнит указанную операцию и добавит промежуточные итоги в тех столбцах с данными, на основании которых подсчитывались результаты. В конец БД будет добавлена строка с общим итогом по всей БД (см. Рис.1.1).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6