Так выглядит БД, отфильтрованная по полю «Стипендия» и значению 15, т.е. содержащая записи, у которых в этом поле стоит значение 15. В этот список вошли только студенты, получающие стипендию в размере 15 гр.
После копирования отфильтрованных записей можно восстановить отображение всех записей БД, щелкнув на кнопке списка, по которому выполнялась фильтрация (кнопка выделена голубым цветом ), и выбрав в раскрывшемся списке пункт «(Все )».
При необходимости сузить круг поиска можно продолжить фильтрацию , выбрав значение из раскрывающегося списка другого поля. Excel предоставляет возможность просмотреть только первые 10 записей с помощью опции Первые 10 команды Автофильтр. Эту опцию целесообразно использовать при работе с числовыми полями для вывода на экран только десяти записей ( например, с наибольшими или наименьшими значениями в данном поле). Более того, с помощью этой опции можно вывести на экран любое количество записей, указанное пользователем в диалоговом окне «Наложение условия по списку», которое появляется в ответ на выбор указанной опции.
№
Фамилия
Имя
Отчество
Высш матем.
Информ.
История Укр.
Физика
Ср.балл
Стипендия
2
Бирюкова
Галина
Олеговна
5
4
4,5
15
3
Вовченко
Александра
Александровна
12
Грант
Анатолий
Семенович
4,75
7
Иванов
Иван
Иванович
9
Клочко
Георгий
Константинович
В данном примере приведены наибольшие 5 записей, отфильтрованные по полю Ср.балл.
Дополнительно к фильтрации БД по записям, содержащим определенное значение в поле, можно создавать собственные автофильтры, позволяющие фильтровать БД по записям с более общим критерием, таким как , например, фамилии, начинающиеся с буквы «А», или значения средних баллов в пределах от 4 до 5. Для создания собственного фильтра нужно:
Ш щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в названии поля ;
Ш выбрать опцию Условие ;
Ш в появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр выбрать необходимый оператор сравнения в первой строке или в обеих строках, если условие составное , т.е. представляет собой результат логических операций типа «и» и «или»; в текстовые окна справа ввести значения (текст или число ), относительно которых должно проводиться сравнение значений в записях БД.
Так для выбора списка студентов, фамилии которых начинаются с буквы «А» необходимо в первой строке диалогового окна Пользовательский автофильтр щелкнуть «равно» и ввести в текстовое окно «А*» (без кавычек ). Получим:
Высш.
матем.
История
Укр.
1
Абдельгадир
Мусса
Ибрагимович
3,75
0
Антонова
Вера
Борисовна
3,5
Для отбора только студентов, имеющих средний балл в пределах от 4 до 5 , нужно задать условие : «больше или равно» 4 «и» «меньше или равно» 5 (в кавычках - операторы, которые следует выбрать, а 4 и 5 нужно набрать в текстовых полях ) .
Получим:
матем
Одним из наиболее мощных средств Excel по работе с БД являются сводные таблицы , которые полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в БД, на рабочих листах, во внешних файлах. Сводные таблицы позволяют выводить информацию с различной степенью детализации. Для создания сводных таблиц в Excel имеется специальный инструмент Мастер сводных таблиц , в зависимости от версии позволяющий выполнять работу в 3 или в 4 шага.
Разумеется, создавать сводные таблицы имеет смысл только по БД, содержащим значительный объем информации. Расширим первоначальную БД хотя бы до 15 записей и введем новое поле «Группа». Упорядочим список по алфавиту и скорректируем порядок, т.е. данные в поле «№».Получим такую БД:
Группа
219
Борисова
Нина
Павловна
221
6
Горец
Владимирович
223
8
Дмитренко
Петр
Павлович
3,25
Виталий
Игоревич
4,25
10
Замовский
Эдуард
Федорович
235
11
13
Новиков
Олег
Валентинович
241
14
Прокопенко
Викторович
Соловьев
Руслан
Анатольевич
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6