Ш Щелкнуть на первой записи .
Ш Выбрать Данные - Форма.
Ш Щелкнуть на кнопке Критерии в появившейся форме, после чего очистятся все поля формы.
Ш Ввести требуемые критерии поиска в соответствующие поля формы.
Ш Нажать кнопку Далее или клавишу Enter , чтобы начать поиск.
Ш Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие , следует нажимать кнопку Далее; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад.
Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии. Затем - выбрать нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей.
Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия.
Для редактирования значения поля в текущей записи необходимо перейти в него, нажимая клавиши <Tab> или <Shift+Tab> (или с помощью мыши) , и ввести новое значение. Для очистки поля целиком выделить его и нажать клавишу <Del>.
Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную таким образом запись с помощью команды Отменить. Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена ». Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена .
Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей.
Для добавления новых записей в уже сформированную БД при наличии строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными.
Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия:
Ш Щелкнуть на любой ячейке БД.
Ш Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.
Ш Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки ( поле, по которому должна быть выполнена сортировка ).
Ш Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение , щелкнув по переключателю справа .
Ш Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем - восходящий или нисходящий порядок.
Ш При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» .
Ш Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )».
Ш Щелкнуть на ОК или нажать Enter.
Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка - Отменить Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД в прежнем порядке.
№
Фамилия
Имя
Отчество
Высш. матем.
Информ.
История Укр.
Физика
Ср.балл
Стипендия
4
Грант
Анатолий
Семенович
5
4,75
15
2
Бирюкова
Галина
Олеговна
4,5
3
Вовченко
Александра
Александровна
12
1
Абдельгадир
Мусса
Ибрагимович
3,75
0
В приведенном примере записи упорядочены по убыванию значений в поле Ср.балл. Прежний порядок записей в БД можно проследить по первому полю «№».
Для сортировки записей в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам.
Форма данных является удобным средством поиска записей в БД, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры . Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией.
Для активизации нужного фильтра следует выполнить такие действия:
Ш Щелкнуть где-либо в БД.
Ш Выбрать Данные - Фильтр - Автофильтр , в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.
Ш Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей , и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.
После этого Excel покажет только записи , содержащие в этом поле выбранное значение (все остальные будут временно скрыты). Отфильтрованные записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или выдать на печать. Для этого нужно просто:
Ш отметить клетки;
Ш выбрать команду Копировать из меню Правка (или нажать <Ctrl+C>);
Ш переместить табличный курсор в первую ячейку таблицы на новом листе, щелкнув по ярлычку «Лист2» в нижней части экрана;
Ш нажать Enter.
Для вывода на печать отфильтрованных записей достаточно после их выделения щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл .
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6