Рисунок 2 - IDEF0 диаграмма «Процесс учета дополнительных расходов»

На рисунке 3 изображен второй уровень IDEF0 диаграммы «Процесс учета дополнительных расходов».

Рисунок 3 - второй уровень IDEF0 диаграммы «Процесс учета дополнительных расходов»

2. Формирование требований к АС

2.1 Полное и сокращенное название АС

Автоматизированная система «Учет дополнительных расходов, связанных с поступлением материалов» (АС_УДР).

2.2 Характеристика объекта и результатов его функционирования

Объектом автоматизации является склад, на который поступают материалы. Данная АС ведется для учета дополнительных расходов, связанных с поступлением материалов. Для удовлетворения требований пользователя и автоматизации работы АС_УДР должна предоставлять пользователю возможность доступа к базе данных предприятия и работы с ней. Пользователь должен иметь возможность внесения корректировок, изменений и дополнений, в базу данных, использовать информацию из базы при произведении вычислений.

2.3 Цели, критерии и ограничения создания АС

Целью создания АС_УДР, является автоматизация учета дополнительных расходов, связанных с поступлением материалов на склад.

2.4 Функции и задачи создаваемой АС

2.4.1 Функции, создаваемой АС:

- ввод первичной информации;

формирование счет-фактур;

создание и просмотр отчетов.

АС_УДР должна выполнять задачи учета дополнительных расходов, связанные с поступлением материалов.

2.4.2 Нормативно-технические документы, определяющие общие технические требования к АС

Нормативно-техническими документами АС_УДР, определяющие общие технические требования, являются: ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.601-90 и нормативно-бухгалтерские документы, указанные в описании предметной области.

2.5 Выводы и предложения

Исходя из требований пользователя АС - работника бухгалтерии, имеется необходимость разработать АС со следующими основными функциями:

- ввод первичной информации;

формирование счет-фактур;

создание и просмотр отчетов.

3. Разработка концепции АС

3.1 Описание результатов изучения объекта автоматизации

Учет дополнительных расходов (различных услуг сторонних организаций), связанных с поступлением материалов в бухгалтерии ведется бухгалтером.

После приемки материалов на склад все документы передаются в бухгалтерию. В связи с большим объемом документооборота возникает необходимость автоматизации учета дополнительных расходов, т.е. необходимо создать автоматизированную систему «Учета дополнительных расходов (различных сторонних организаций), связанных с поступлением материалов» (АС_УДР).

3.2 Описание и оценка преимуществ и недостатков разработанных альтернативных вариантов концепции создания АС

Для разработки АС_УДР можно рассмотреть несколько вариантов концепции создания АС.

Вариант 1. Использовать для разработки оболочки программы Delphi

Преимущества:

- простота реализации;

- инструментарий Borland Delphi позволит создать оболочку для разрабатываемой АС. Оболочка не требует использования дополнительных библиотек и приложений. Оболочка является Win - приложением.

Недостатки:

- низкая надежность;

- низкая отказоустойчивость - вероятность потери данных.

Вариант 2. Использовать для разработки оболочки и рабочих модулей СУБД MS Access.

Преимущества:

- в MS Access есть стандартная кнопочная форма, с помощью которого можно легко создать оболочку для реализуемой АС;

- в MS Access есть макросы, с помощью которых можно самим создать подходящую для вас кнопочную форму;

- в MS Access можно легко создавать нужные для работы реализуемой АС базы данных, хранящие нужную информацию;

- в MS Access автоматически формируются отчеты;

- в MS Access есть встроенные форматы «типы данных», которые не позволяют пользователю вводить неправильные «типы данных».

Недостатки:

- размер файла базы данных БД MS Access 2 Гбайт. Однако, поскольку база данных может включать связанные таблицы в других файлах, ее общий размер ограничивается только имеющимися возможностями хранения данных;

- подходит для предприятий среднего размера (т.к. есть ограничение в количестве работающих за компьютерами человек 255 чел.);

3.3 Обоснование выбора оптимального варианта концепции и описание предлагаемой АС

Оптимальным выбором для создания АС_УДР является второй вариант концепции - использование MS Access для разработки оболочки и рабочих модулей, что позволит автоматизировать следующие основные функции:

- ввод первичной информации;

формирование счет-фактур;

создание и просмотр отчетов.

4. Техническое проектирование

4.1 Формирование входной и выходной информации

Входной информацией является следующая форма:

СЧЕТ-ФАКТУРА №_____ от _____

Продавец __________________________________

Адрес _________________________________________________

Получатель ____________________________________________

Руководитель ________________________________________

Гл. бухгалтер ________________________________________

Выходной информацией являются отчетные документы, сформированные на основе заданной входной формы. Данные документы хранятся в журнале полученных счет-фактур.

4.2 Схема функциональной структуры и ее описание

4.3 Виды обеспечения АС

4.3.1 Требования к математическому обеспечению

Для произведения расчетов Microsoft Office Access в своей структуре имеет специальные средства, с помощью которых, при создании системы, вводятся необходимые формулы. Это мастер функций, который помогает создавать и редактировать уравнения, либо формулы необходимых расчетов, путем выбора необходимых обозначений и операторов. В дальнейшем, вводимые данные будут автоматически рассчитываться программой, при работе с базой данных из неё будет браться информация для расчетов в формулах.

4.3.2 Требования к информационному обеспечению

На рисунке 4 представлена схема данных АС_УДР.

Рисунок 4 - Схема данных АС_УДР

АС_УДР работает со следующей базой данных:

Таблица 1 - «Организация»

Таблица 2 - «Контрагенты»

Таблица 3 - «Ед_Изм»

Таблица 4 - «Товар»

Страницы: 1, 2, 3, 4