|
|
В «Основных правилах организации работы ведомственных архивов» информация о
определении хронологических границ фонда раскрыта наиболее полно, так как уделено внимание определению хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно-территориального деления, определению хронологических границ фонда в связи с реорганизацией организации – фондообразователя.
Учет документов в архиве
Характеристики
Ведомственный архив
Архив организации
Общие требования
1.Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов
2. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд, архивная коллекция;
единица хранения.
3. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ - соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
Учетные документы
1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:
- книга учета поступления и выбытия документов для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;
- список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;
- лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
- описи дел - для поединичного и суммарного учета дел;
- опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных де
- описи страхового фонда документов - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов
- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле
- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов
1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:
- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
- В делах по личному составу составляются внутренние описи документов. На каждый фонд ведется дело фонда.
1. Основными учетными документами в архиве организации являются:
список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
книга учета поступления и дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:
паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря .... г.;
паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря .... г.
2. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д.
3. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД
ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).
Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.
В данном подразделе в «Основных правилах работы архивов организации» вводятся определения учет документов, архивный шифр, учетный документ, единица хранения.
Отдельными пунктами в правилах располагаются требования к заполнению учетных документов: дело фонда, реестр дел, описи дел, лист фонда, список фондов, книга учета поступления и выбытия документов.
В «Основных правилах работы архивов организации» раскрывается информация о учете дел и документов, находящихся на депозитарном хранении, ведении учетных баз данных.
Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Характеристики
Ведомственный архив
Архив организации
Назначение
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения.
Виды номенклатур дел
1. типовая;
2. примерная;
3. индивидуальная.
Графы номенклатуры дел
1. в первой графе проставляются индексы дел. Индексы проставляются арабскими цифрами. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения;
2. в графе №2 указываются заголовки дел;
3. в 3 графе заполняется количество томов или частей, из которых состоит дело;
4. в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии –по типовой или примерной номенклатуре;
5. в графе №5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Заголовки дел
1.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
2. вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы;
3. заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела;
4.не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных и сложных синтаксических оборотов;
5.заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;
6. в заголовках дел. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле;
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.