|
Организация документов в архиве
Характеристики
Ведомственный архив
Архив организации
Классификация документов в пределах архива
1.Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;
объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;
архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации;
коллекция называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
Организация документов в пределах архивного фонда
1.Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:
- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
- функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного;
- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
- географического;
- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный и структурно - хронологический.
3.Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.
4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.
5. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.
6. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.