·         Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.

·         Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.

·         Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.

·         Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.

·         Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.

·         Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

8. Система электронного документооборота LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

§         система автоматизации делопроизводства и документооборота , основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

§         корпоративное хранилище (архив) электронных документов , обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

§         система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

§         система автоматизированной поддержки деловых процессов организации , реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

9. Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

·         Повысить скорость принятия решений и их качество

·         Усилить контроль исполнительской дисциплины

·         Повысить управляемость организации

·         Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:

·         Крупные коммерческие предприятия и холдинги

·         Федеральные органы власти

·         Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия

·         Территориально распределённые предприятия

·         Компании со сложной организационной структурой

·         Компании с большим объёмом документооборота

·         Небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

·         Работа с внутренними документами организации

·         Обработка входящих и исходящих документов

·         Управление внешними контактами

·         Работа с договорами организации

·         Организация новостных каналов и конференций

·         Ведение справочника организации в электронном виде

·         Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

·         Организация и планирование мероприятий.

10. Система электронного документооборота DIRECTUM.

DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; интеграция с другими системами.

11. Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами

·         система является лидером среди российских систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра" в октябре 2005 года);

·         низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии с справочником "Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения");

·         простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

·         гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

·         веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

·         кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

·         возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

·         возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Преимущества использования электронного документооборота

Первый вопрос, который возникает перед принятием решения о внедрении системы документооборота: "А что нам это даст?". И речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота на предприятии.

Итак, какие принципиальные преимущества имеют системы электронного документооборота по сравнению с бумажным документооборотом компании?

 Основные особенности электронного документооборота:

·         оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

·         ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;

·         надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;

·         снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

·         снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

·         отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;

·         резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

·         система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;

·         инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе,  существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

·         накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по  интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

 Следствиями перехода на электронный документооборот являются:

·         уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

·         сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

·         снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

·         повышение уровня обслуживания клиентов;

·         укрепление исполнительской дисциплины;

·         сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения  коммерческой информации.

12. Система электронного документооборота DocsVision

Программная платформа DocsVision 3.5 - это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision - результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

·         Автоматизация управления предприятием

·         Поддержка процессного подхода в организации управления

·         Автоматизация систем менеджмента качества

·         Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

·         Средства контроля исполнения документов и заданий

·         Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

·         Управление процессами обработки документов

·         Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

·         Автоматизация канцелярии

·         Создание электронного архива документов

Список литературы

#"#">http://eos.ru/eos/20287