Главная: Рефераты

Рефераты. Современные программные средства электронного документооборота

Движение документов

В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения  резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений.
В системе «ДЕЛО»  реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.

Обеспечение юридической полноценности

В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств.

Отправка документов

Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства.

Справочно-аналитическая работа

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Полнотекстовый поиск по содержанию документа

Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.

Работа с взаимосвязанными документами

Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.)

6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

·         повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;

·         сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;

·         создание единого информационного пространства предприятия;

·         обеспечение надежности учета и хранения документации;

·         организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

1.      осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;

2.      организовывать контроль исполнения поручений;

3.      формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.

В состав системы входят следующие модули:

·         АРМ Пользователя;

·         АРМ Администратора;

·         Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации;

·         Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

·         Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов;

·         Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей;

Дополнительно в систему могут входить:

·         "НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

·         "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов

Основными функциями системы являются:

·         Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

·         Постановка документов на контроль;

·         Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

·         Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

·         Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

·         Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

·         Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

·         Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

·         Подготовка и печать журналов и отчетов;

·         Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы.

·         Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

·         Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира

7. Система электронного документооборота Optima WorkFlow

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информа­ционных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Использование системы в практической деятельности вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

·         Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.

·         Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.