Отметка об исполнении документа включает в себя слово « В дело», краткую запись о существе выполненной работы, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Закрытая, переданная другому исполнителю, снятая с контроля или продленная контрольная карточка предъявляется ОДСКО СУП в тот же день. Данные с исполненной или продленной контрольной карточки ежедневно вводятся в базу данных.

При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.

2.2.4 Подготовка и передача дел в архив

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и уничтожение.

В подразделениях Общества экспертиза ценности проводится ежегодно при составлении номенклатуры дел, оформлении дел и проверке правильности отнесения документов в дела, а также при подготовке дел к последующему хранению и при составлении акта о выделении дел к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая назначается приказом Генерального директора ОАО «Центральный телеграф». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные специалисты структурных подразделений и Заведующий архивом. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости и оформляются протоколом.

Дела включаются в акт о выделении дел к уничтожению, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется в 2-х экземплярах: первый передается в архив ОДСКО, второй - остается в подразделении. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в подразделениях не допускается.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов Общества принимает постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Дела Общества подлежат оформлению при их заведении и при завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

переплет дела;

нумерацию листов;

составление внутренней описи документов;

составление листа-заверителя дела;

описание дел на обложках.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения не переплетаются, листы в них не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Оформление дел временного (до 10 лет) срока хранения, проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи в 2-х экземплярах.

По этим описям документы сдаются на хранение в архив. Описи, составленные подразделениями, и подписанные руководителем структурного подразделения, служат основой для сводной описи дел Общества, которую готовит архив ОДСКО СУП.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложке дела;

- графа описи «примечание» используется для заметок: о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копий и т.п.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Общества не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом, лица, передавшего дела.

Сотрудникам других организаций, предприятий, а также частным лицам ознакомление с документами, хранящимися в архиве, разрешается руководством ОАО «Центральный телеграф» по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения и только по письменному запросу.

Расшивка дел и выдача отдельных документов для использования запрещается.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Перечень документов не подлежащих регистрации:

1.Поздравительные письма, открытки и телеграммы.

2.Пригласительные билеты.

3.Рекламные извещения, плакаты и т.п.

4.Печатные издания (газеты, журналы, каталоги, книги).

5.Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники и другие материалы), присланные для сведения.

6.Сообщения о совещаниях, заседаниях и повестках дня.

7.Графики, заявки, наряды.

8.Учебные планы, программы.

9.Прейскуранты и прайс-листы.

10.Нормы и нормативы расходов материалов.

11.Форма статистической отчетности.

12.Корреспонденция, адресованная сотрудникам Общества, с пометкой «лично».

2.3 Описание информационных потоков

Управление информационными потоками можно подразделить на внешнее и внутреннее.

Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

Сущность внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

На наш взгляд, внешнее управление состоит в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.

Повседневная деятельность менеджера включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

Для принятия эффективного управленческого решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.

Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

Конкуренты предприятия находятся с ним в одном информационном поле, поэтому, чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.

Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

Таким образом, систему взаимодействия предприятия с внешними информационными потоками можно представить схематически (рис 2.1).

Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9