2.2 Описание документооборота на предприятии
2.2.1 Прием, регистрация и отправка входящих документов
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот Общества.
Документы, пришедшие в адрес ОАО «Центральный телеграф», но полученные непосредственно сотрудниками подразделений, должны быть сданы на регистрацию в ОДСКО СУП.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
При приеме документов сотрудник ОДСКО СУП проверяет правильность адресата, целостность пакета или упаковки.
Вскрытию не подлежат конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», «ДСП». Документы с грифом «конфиденциально», «ДСП» передаются в Службу безопасности и режима для регистрации и дальнейшей работы с документом. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Документы, адресованные в структурные подразделения, или документы, из содержания которых явно следует, в какое структурное подразделение они поступили, передаются непосредственно по назначению, без предварительного рассмотрения у руководства Общества.
О повреждениях, недостаче документов или приложений к ним сотрудники ОДСКО СУП сообщают отправителю.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в ОДСКО СУП, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к письмам и другим документам, полученным от граждан, органов судебной власти, прокурорского надзора и т.д., а также в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Срочная корреспонденция передается на регистрацию незамедлительно. Обработка и передача остальной корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Регистрация поступивших документов осуществляется сотрудниками ОДСКО СУП.
На регистрируемых документах ставится регистрационный штамп с указанием названия организации, даты поступления документа, входящего номера.
Регистрации не подлежат документы, указанные в «Примерном перечне документов, не подлежащих регистрации» (приложение № 1).
Ошибочно поступившие в подразделения документы незамедлительно возвращаются в ОДСКО СУП с соответствующей пометкой.
В зависимости от назначения документа и его содержания входящие документы, после регистрации, могут быть направлены Генеральному директору, его заместителям по направлениям, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Это определяется на стадии предварительного просмотра документов сотрудниками ОДСКО СУП.
В отсутствии Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» (командировка, отпуск или иные причины) поступившие документы, после их регистрации, направляются для рассмотрения должностному лицу, временно исполняющему его обязанности.
При временном отсутствии Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» в расположении офиса и невозможности связи с ним по телефону, факсу или иными способами, срочные документы передаются на рассмотрение заместителю Генерального директора ОАО «Центральный телеграф», в компетенции которого находятся вопросы, содержащиеся в документе.
Сотрудник ОДСКО СУП, получив документы с доклада от Генерального директора, заместителя Генерального директора, в соответствии с резолюцией, тиражирует необходимое количество копий документов для передачи их исполнителям, указанным в резолюции. Тиражирование документов с резолюциями руководителей подразделений, осуществляется ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения.
После рассмотрения документов руководителем подразделения ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения передает документ на исполнение, в соответствии с резолюцией.
Ответственным за ведение делопроизводства в подразделении исполненные документы формируются в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Приказы, указания, постановления вышестоящих органов (Минсвязи России, Связьинвеста), после резолюций Генерального директора и его заместителей подлежат возврату и хранению в ОДСКО СУП.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, сотрудник подразделения обязан передавать, через ответственного за ведение делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику, по указанию руководителя подразделения.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение, сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.
2.2.2 Порядок обработки и регистрации исходящих документов
Все исходящие документы проходят следующие этапы обработки:
составление документа представление документа на подпись;
регистрация документа;
проставление печати Общества, печати структурного подразделения
или штампа структурного подразделения (при необходимости);
передача документа в ОДСКО СУП для отправки адресату.
При предоставлении документа на подпись, исполнитель должен проверить наличие и правильность реквизитов документов, наличие приложений (если они есть), виз, материалов, на основании которых готовился документ, письма, в ответ на которое был подготовлен данный документ.
На подпись руководителю документ подается в двух экземплярах, один из которых исполняется на чистом листе с подписью исполнителя документа и внутренними визами согласования (при необходимости) остается в деле, другой экземпляр, исполненный на бланке Общества и подписанный руководителем, направляется адресату.
Подшиваемый в дело экземпляр, заверяется
Передача подготовленных документов на подпись Генеральному директору или его заместителям, производится через секретарей-референтов руководителей.
Подписанные Генеральным директором и его заместителями документы регистрируются и хранятся в ОДСКО СУП. Документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются по месту издания, согласно номенклатуре дел структурного подразделения.
Документы, представленные на подпись, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежат возврату в структурные подразделения для доработки.
Присвоение регистрационных номеров по телефону не допускается.
Печать Общества ставится на документ только при наличии подписи должностного лица, уполномоченного подписывать подобные документы.
Все создаваемые в Обществе документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности сотрудника, подготовившего или подписавшего документ.
Регистрационный номер письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера письма.
Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в соответствии со сводной номенклатурой дел Общества в журналах регистрации, или при помощи автоматизированной системы учета. Внутренние исходящие документы нумеруются отдельно от исходящих писем в сторонние организации.
До передачи исходящих документов в ОДСКО СУП, ответственные за делопроизводство или исполнители документов обязаны проверить:
наличие и правильность указанных адресов;
наличие подписей, фамилии исполнителя и номера его телефона;
наличие указанных приложений;
наличие даты и исходящего номера;
наличие вторых экземпляров или заверенных копий отправляемых документов, подшитых в дела Общества.
Документы передаются в ОДСКО СУП на отправку в запечатанных конвертах. На конверте указывается способ отправки документа – заказным письмом, заказным письмом с уведомлением и т.д.
В случае необходимости отправки документов за рубеж сторонними курьерскими службами (EMS Гарантпост, DHL и т.п.), в связи с большой стоимостью таких расходов, работник направляет служебную записку на имя руководителя Общества с описанием необходимости отправки документов курьерской службой и указанием стоимости отправки корреспонденции. Руководитель принимает решение о целесообразности использования сторонних курьерских служб и, в случае согласия, санкционирует отправку корреспонденции указанным способом, ставя резолюцию на указанной служебной записке. Служебная записка с визой руководителя и документы, предназначенные к отправке, с пояснительной запиской передаются в ОДСКО СУП.
Корреспонденция, предназначенная к отправке, отправляются с курьером или по почте в тот же день, если документ поступил до 15.00 или на следующий день, если документ поступил в ОДСКО СУП после 15.00.
Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей инструкцией, к отправке не принимаются.
Исходящие документы, отправляемые заказными письмами по почте, учитываются в реестрах, где также отмечается исходящий номер отправляемого документа. В реестре обязательна отметка почтового отделения связи о дате принятия к отправке писем и их количестве.
Документы, отправляемые с курьером, сдаются адресату под расписку на копии документа. На копии документа ставится подпись и фамилия сотрудника, принявшего документ, печать организации или штамп структурного подразделения организации, принявшего документ.
Отправка срочных документов осуществляется по каналам факсимильной связи. Передачу и прием документов факсимильной связью производят сотрудники структурных подразделений.
После отправки документа по факсимильной связи, на нем делается отметка о дате и времени отправки, фамилия отправлявшего и его личная подпись. Если оригинал документа не предусмотрено отправлять каким-либо иным образом, оригинал документа также подшивается в дело.
По каналам факсимильной связи запрещается передавать тексты документов с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально».
На аппаратах факсимильной связи должна быть запрограммирована функция, позволяющая получателю документа определить принадлежность передаваемого документа к ОАО «Центральный телеграф» по надписи в верхней части документа.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.
Исполненные и зарегистрированные документы в структурных подразделениях конвертируются. На конвертах надписываются почтовые адреса.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
