Какой смысл в создании такого файла печати? Его стоит использовать в следующих случаях.
¨ Когда нужно часто распечатывать документ без запуска приложения – копирование файла непосредственно на принтер быстрее, чем открытие приложения, документа и печать.
¨ Вы хотите вывести информацию на устройство, которого реально нет в вашей системе. Например, на очень высококачественный и очень дорогостоящий, профессиональный принтер. При этом вы распечатываете документ в файл и идете с ним в бюро обслуживания, где есть такой принтер.
Естественно, для печати (пусть даже в файл) на такой устройстве у вас должен быть установлен его драйвер. Сделать это можно с помощью папки Принтеры в Windows (для установки драйвера нет необходимости в реальном подключении принтера в системе).
Секрет.
Печать в файл, кроме обычного применения, предоставляет альтернативный путь экспорта информации. Например, при установке драйвера принтера Generic/Text Only вы можете получать текстовые или файлы HTML, просто «напечатав» их.
Создание файла печати.
В диалоговом окне печати выберите нужный принтер (Windows не проверяет, существует ли реально такой принтер в системе). Затем отметьте опцию Печать в файл и при необходимости измените настройки – как при обычной печати.
Когда вы начинаете печатать, выводится диалоговое окно, запрашивающее имя файла для печати (обычно используется расширение имени файла .prn – однако, если вы печатаете на нескольких различных принтерах, лучше использовать различные расширения для разных принтеров, чтобы не было путаницы).
Если файл создан для печати на принтере, отсутствующем в системе, можно скопировать его на дискету или другой носитель и затем либо послать дискету в бюро обслуживания, либо использовать ее для копирования файла на принтер там, где он есть. Можно переслать этот файл с помощью Internet или модема – одним словом, использовать любые пути передачи файла к месту назначения, т.е. соответствующему принтеру.
Автоматическая печать в файл.
Опция Печатать в файл всегда доступна, но вы можете забыть отметить ее. Если вы используете какой-либо драйвер исключительно для печати в файл, установите автоматическую печать в файл для этого принтера. Для этого при установке драйвера выберете в качестве порта FILE или установите этот выбор во вкладке Сведения диалогового окна Свойства принтера.
Печать файла.
Вывод содержимого файла на принтер легче всего осуществить с помощью простейшей команды DOS:
copy /b filename.prn ltp 1
заменив ltp 1 именем порта принтера, к которому он подключен.
Большинство принтеров позволяет выводить обычные текстовые файлы на печать с использованием такой технологии, поэтому ее можно использовать для распечатки текстовых файлов типа readme.
Невидимая печать файла.
Windows не позволяет распечатать файл, перетащив его на пиктограмму соответствующего принтера. Однако вы можете обучить Windows такому фокусу.
1. Используйте текстовый редактор для создания файла PRNTFILE.BAT со следующим содержанием: copy /b %1 ltp 1 (при необходимости измените порт принтера).
2. На рабочем столе Windows или в подходящей папке создайте новый ярлык для этого bat – файла. Назовите его примерно как «Отправка файла на LaserJet».
3. После появления новой пиктограммы щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберете пункт Свойства. Во вкладке Программа выберете Окно: свернутое в значок и отметьте поле Закрывать окно по завершении сеанса работы.
4. Теперь можно отправлять файлы на печать, перетаскивая их на созданную пиктограмму. Кроме того, вы можете добавить еще один пункт к инструкции.
5. Создайте копию ярлыка в папке SendTo в основной папке Windows/
Теперь для печати можно просто щелкнуть на пиктограмме файла правой кнопкой мыши и выбрать в выпадающем меню пункт Отправить, а в подменю – Печать файла (или иначе – как вы назовете свой ярлык в папке SendTo).
Утилиты печати.
Каждый, у кого есть принтер, нуждается в ClickBook – очень полезной утилите, позволяющей автоматически форматировать и печатать документы в виде буклетов или множестве других видов.
В буклете каждая сторона каждого листа печатается как две миниатюрные страницы. Вы можете сказать, что того же можно достичь и в Word, всего лишь разместив в две колонки текст на странице с альбомной ориентацией, но вы забываете, что затем эти листы надо сброшюровать.
Именно поэтому порядок следования страниц даже в простейшем буклете из одного листа не последователен: с одной стороны идут страницы 1 и 4, с другой – 2 и 3.
При использовании ClickBook не надо заботиться об этом – вы просто готовите обычный документ, а об остальном позаботится ClickBook.
ClickBook устанавливает серию новых драйверов принтеров, которые, образно говоря, служат курьерами между приложениями Windows и стандартными драйверами принтеров, установленными в системе. Именно эти драйвера заботятся о размещении страниц в буклете, размещении их на листах бумаги и подгонке по размерам.
Другая специализированная утилита – SuperPrint – служит для ускорения печати, заменяя 16/32 – битовый гибрид системы печати Windows полностью 32 – битовым программным обеспечением с тонко настраиваемым спулером печати, возможностью работы в сети (которая ускоряется за счет сжатия пересылаемых данных на сервер печати).
Программа позволяет проводить тонкую ручную и автоматическую настройку для повышения качества печати.
Общие проблемы, возникающие в процессе печати, и пути их решения.
Нет ничего досаднее трудностей, возникающих в процессе печати окончательного варианта работы. Однако даже самый опытный пользователь не застрахован от возникновения подобных проблем. Тем не менее, любая неприятность может быть успешно устранена любым доступным способом. К примеру, если принтер не подает признаков жизни, то иногда стоит проверить правильность и надежность его подключения к электросети.
Этапы устранения неполадок.
Для выяснения, что явилось источником сбоя в работе Windows или Office 97, рекомендуется использовать программу Windows Print Troubleshooter (Устранение ошибок при печати). Ниже приведены этапы этой работы:
1. На панели управления через кнопку Start (Пуск) выбрать опцию Help (Справка), после чего выбрать вкладку Index (Предметный указатель). Ввести print troubleshooter (устранение ошибок при печати) и нажать кнопку Display (Вывести).
2. Следовать инструкциям программы Windows Print Troubleshooter (Устранение ошибок при печати).
3. Если установка устройства печати в среде Windows выполнена правильно, то в меню File (Файл) / Print (Печать) / Options (Параметры) выбрать установки печати приложения Office.
4. Если выведенный результат отличается от ожидаемого, - выбрать опцию Page Setup (Параметры страницы) в меню File (Файл).
Примечание.
Следует убедиться, что название выбранного принтера соответствует названию данного принтера. Если нет, то в списке File (Файл) / Print (Печать) выбрать имя своего принтера.
Убедиться, что указанные в диалоговом окне Print (Печать) размеры страницы соответствуют размерам страниц, приготовленных для печати.
Функция Print Preview (Предварительный просмотр).
Функция Print Preview (Предварительный просмотр) осуществляет вывод на экран документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. При помощи функции Print Preview (Предварительный просмотр) на экран можно вывести одновременно несколько страниц документа и внести изменения в их параметры (например, увеличить или уменьшить размеры страницы), а также проверить правильность и, при необходимости, - изменить параметры форматирования текста.
Регулирование границ страницы в процессе работы в режиме Print Preview (Предварительный просмотр).
1. В меню File (Файл) выбрать функцию Print Preview (Предварительный просмотр). На экране появится линейка размеров страницы. Если линейка не появилась, то следует выбрать опцию Ruler (Линейка) в меню View (Вид).
2. Чтобы переместить левую или правую границу страницы, - подвести курсор к соответствующему краю горизонтальной линейки и «перетащить» его на новую позицию.
3. Чтобы переместить верхнюю или нижнюю границу страницы, подвести курсор к соответствующему краю вертикальной линейки и «перетащить» его на новую позицию.
Изъятие неполной страницы.
В некоторых случаях возникает необходимость уменьшить количество страниц в документе. Например, в нем может быть страница, содержащая всего одну или две строки текста. При помощи окна Print Preview (Предварительный просмотр) имеется возможность смещения содержимого этой страницы на предыдущую. Для этого нужно в окне Print Preview (Предварительный просмотр) нажать кнопку Shrink To Fit (Подгонка страниц). При этом количество текста во всех страницах документа увеличится так, чтобы очистить неполную страницу.
Резюме.
Процесс печати в Office 97 практически аналогичен для всех приложений этого пакета. Для каждого приложения используются определенные унифицированные команды. Однако в каждом приложении предусмотрены некоторые особенности представления, форматирования и печати документа.
Страницы: 1, 2, 3, 4
