Примечание.
Почтовые штрих-коды на конвертах используются только почтовыми отделениями США.
Создание и печать обратного адреса на конвертах.
Текстовый процессор Word обеспечивает создание, как обычных адресов, так и нестандартных с использованием логотипов и прочих графических изображений.
Создание обратного адреса, состоящего исключительно из текста.
Ниже приведены этапы создания обратного адреса, состоящего исключительно из текста:
1. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры), после чего выбрать вкладку User Information (Пользователь).
2. Если в окне Mailing Address (Почтовый адрес) отсутствует адрес пользователя, то его следует ввести вручную.
3. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).
4. Убрать маркер из ячейки Omit (Не печатать).
Создание обратного адреса, включающего графический логотип.
Для автоматической печати графического рисунка или логотипа на всех конвертах изображение может быть сохранено вместе с параметрами форматирования в качестве точки входа авто текста под названием EnvelopeExtra 1. Ниже приведены этапы создания обратного адреса, включающего графический логотип:
1. Ввести текст обратного адреса, согласно приведенной выше методике.
2. Выбрать одно из имеющихся или при помощи приложения Microsoft Paint (необязательно) создать новое графическое изображение.
3. Ввести текст обратного адреса в Word 97.
4. Поместить курсор туда, где должен быть введен рисунок. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Insert Picture (Добавить рисунок), показанное на рис. 5, - выбрать опцию Picture (Рисунок) в меню Insert (Вставка). Выбрать файл, в котором содержится графический логотип, после чего нажать кнопку Insert (Добавить).
5. Щелкнуть на изображении логотипа.
6. В меню Insert (Вставка) выбрать опцию AutoText (Авто текст), а затем опцию New (Создать).
7. На экране появится диалоговое окно Create AutoText (Создание элемента авто текста). В окне ввода Please name your AutoText entry (Имя элемента авто текста) набрать с клавиатуры EnvelopeExtra 1 и нажать кнопку ОК. После этого Word, при печати конвертов, будет автоматически выводить на печать логотип, обозначенный именем EnvelopeExtra 1.
Приложение Word 97 обеспечивает использование не более двух точек входа авто текста типа EnvelopeExtra. Например, вторая точка входа авто текста может использоваться для вывода специального сообщения на обратной стороне конверта. Именно для этих целей и создается точка входа авто текста под названием EnvelopeExtra 2. В этом случае на конверте при печати из шаблона будут выводиться оба логотипа. Если печать второго логотипа не нужна, то следует либо использовать другой шаблон, либо удалить ненужную точку входа авто текста.
Создание почтовых наклеек.
Если в печати конвертов нет необходимости, то приложение Word 97 предусматривает использование нескольких сотен встроенных форматов наклеек, выпускаемых различными производителями. Таким образом, можно напечатать как одну наклейку, так и несколько страниц различных наклеек, если планируется ведение активной почтовой переписки.
Печать одной наклейки.
Ниже приведены этапы печати одной наклейки:
1. Поместить курсор в начало адреса получателя.
2. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки).
3. Убедиться, что адреса получателя и отправителя письма указаны верно, после чего в окне Print (Печать) выбрать опцию Single Label (Отдельная наклейка). Указать вертикальное и горизонтальное размещение наклейки, а также остальные необходимые параметры. Нажать кнопку Print (Печать).
Среди доступных опций имеются возможности печати целой страницы наклеек, печати страницы с различными наклейками, а также печати одной наклейки.
Прочие доступны, если нажать на кнопку Options (Параметры) на вкладке Lablеs (Наклейки). Именно здесь можно указать тип наклейки, ее размер, а также тип принтера и параметры лотка печати.
Печать нескольких наклеек с одинаковыми адресами.
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки). Выбрать опцию Full Page of Same Lables (Страница с одинаковыми наклейками). При необходимости – указать другие доступные параметры, после чего приступать к печати.
Слияние адресного списка в почтовые наклейки.
Одним из первых этапов при создании списка имен и адресов для почтового обращения является определение наилучшего для этих целей приложения Office. Если сеть адресатов достаточно велика, то подобный список может быть создан при помощи приложений Word, Excel, Access и Outlook. Ниже приведено несколько возможных вариантов:
¨ Если список имен и адресов небольшой или средних размеров, а также не предусматривает большого количества манипуляций, то он может быть создан при помощи функции Mail Merge Helper (Слияние) приложения Word.
¨ Для оформления сети адресатов могут использоваться адреса из списка контактов приложения Outlook. Более детально об этой функции сказано в Letter Wizard (Мастер писем) приложения Word в разделе «Using Names and Addresses from Outlook and Microsoft Exchange» («Использование имен и адресов в приложениях Outlook и Microsoft Exchange»).
¨ Приложение Word может использоваться при необходимости создания пронумерованного списка.
¨ Для больших списков, предусматривающих также широкий объем обработки, наилучшим инструментом создания выступает приложение Excel.
¨ При необходимости использования в работе со списком комплексных возможностей сортировки и поиска, лучше всего использовать приложения Access и Excel.
¨ Если в процессе работы необходимо использовать относительно сложные базы данных и возможности коллективного доступа к информации, то рекомендуется использование приложения Access. Access предпочтительнее использовать также для создания очень больших списков адресатов.
Ниже приведены этапы создания наклеек при помощи функции слияния приложения Word 97:
1. Чтобы начать работу с новым документом в меню File (Файл), - выбрать опцию New (Создать).
2. Чтобы вывести на экран представленное, на рис. 6 диалоговое окно Mail Merge Helper (Слияние), в меню Tool (Сервис) выбрать опцию Mail Merge (Слияние). Нажать кнопку Create (Создать) и в списке опций выбрать Create Mailing Labels (Наклейки). Чтобы сделать активный документ главным документом в процессе слияния, - нажать Active Window (Активное окно).
3. В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Get Data (Получить данные). Сделать выбор из следующего списка:
¨ Чтобы создать новый список имен и адресов при помощи приложения Word 97, - выбрать Create Data Source (Создать источник данных). Ввести нужные записи данных.
¨ Чтобы использовать созданный ранее список имен и адресов в документе Word, а также в электронной таблице, базе данных и прочих списках, следует выбрать Open Data Source (Открыть источник данных).
¨ Чтобы использовать адреса, записанные в электронной адресной книге, например, Exchange или Outlook, надо выбрать Use Address Book (Использовать адресную книгу).
4.
5. Указать тип принтера и тип наклеек. Размер наклеек устанавливается при помощи кнопки New Label (Создать). По окончании установки параметров нажать кнопку ОК. На экране появится диалоговое окно Create Labels (Создание наклеек).
6. Ввести значение полей слияния для адресов. Нажать кнопку ОК.
7. В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Merge (Объединить).
8. В окне Merge to (Назначение:) выбрать Printer (Принтер).
9. Нажать кнопку Merge (Объединить).
Совет.
Чтобы печатать наклейки с адресами определенных корреспондентов, следует загрузить или создать самостоятельно базу данных из сети адресатов, после чего выбрать функцию Query Options (Параметры поиска). В появившемся на экране меню можно указать параметры поиска записей необходимых данных.
Печать в файл.
Отмечая опцию, Печать в файл, вы заставляете приложение Office 97 сохранять на диске в виде в виде файла выводимый на принтер поток данных и управляющих кодов. После завершения печати в файл вы сможете когда угодно скопировать созданный файл непосредственно на принтер без открытия приложения и документа. Однако, поскольку каждый принтер разговаривает на своем языке, файл, созданный для данного принтера, не будет корректно распечатан на другом.
Страницы: 1, 2, 3, 4
