При помощи диалогового окна Открыть (меню Файл) можно осуществлять поиск файлов на жестком или сетевом диске. Поиск может осуществляться по имени файла, типу файла, дате последнего изменения, а также по тексту, содержащемуся в файле или по свойствам файла. Свойствами называются данные о файле, используемые для его описания, такие как название, имя автора, предметная область, ключевые слова и другие сведения. Некоторые свойства, такие как размер, дата создания, тип файла автоматически задаются при его создании. Возможно введение дополнительных свойств, например описательного названия или ключевых слов. Для поиска файла по свойствам или по дополнительным условиям поиска нажмите кнопку Дополнительно. Например может осуществляться поиск файлов, содержащих текст "бюджет" или имеющих ключевое слово "Бюджет96". Условия поиска файлов могут быть сохранены. Для ускорения поиска файлов в диалоговом окне Открыть в комплект Office включена программа Find Fast, которая запускается при двойном щелчке значка Поиск Файлов на панели управления Windows. Для ускорения поиска по содержимому и свойствам файла Find Fast использует индексацию. Для получения сведений об использовании Find Fast, обратитесь к меню Справка в диалоговом окне Поиск Файлов.
Настройка основных параметров книги или листа с помощью шаблона
Чтобы создавать новые книги, которые уже имеют необходимые элементы форматирования, их следует основывать на шаблоне. Шаблоном называется книга, имеющая определенное содержимое и элементы форматирования, и используемая как образец при создании новых книг Excel. Шаблон может включать в себя стандартный текст, например заголовки страниц, подписи строк и столбцов, макросы Visual Basic, а также нестандартные панели инструментов. Для изменения элементов форматирования или содержимого открывающихся при запуске Microsoft Excel новых книг следует создать стандартный шаблон книги. Книги, создаваемые с помощью нажатия кнопки Создать или с помощью выбора шаблона книги в диалоговом окне Создать (меню Файл) также основываются на стандартном шаблоне. Для определенных задач и проектов разрабатываются дополнительные, пользовательские шаблоны. После того, как шаблон создан, он может открываться, как любая книга и в него могут быть внесены любые необходимые изменения. Чтобы изменять стандартные листы, которые вставляются с помощью команды Лист (меню Вставка), следует создать стандартный шаблон листа. Если в книгах используется несколько листов, то имеется возможность создания дополнительных пользовательских шаблонов листов.
Изменение формата или содержимого существующего шаблона
1. Нажмите кнопку Открыть , а затем откройте шаблон, который необходимо изменить. Шаблоны обычно хранятся в папке «Шаблоны», которая находится в папке Office или Microsoft Excel, в папке XLStart или в другой дополнительной папке автозагрузки. 2. Внесите необходимые изменения в содержимое, формат, макросы и другие параметры шаблона. 3. Нажмите кнопку Сохранить. Эти изменения влияют только на новые книги или листы, созданные после смены шаблона. На существующие книги или таблицы, основанные на предыдущей версии шаблона, никакого влияния не оказывается.
Закрытие книги
. Выберите команду Закрыть в меню Файл. Чтобы закрыть все открытые книги без выхода из программы, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, выберите команду Закрыть все в меню Файл.
Копирование файла
Для получения сведений о копировании файла в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation. 1. Выберите команду Открыть . 2. В поле Папка выберите диск или папку, содержащую копируемый файл. 3. Выделите один или несколько файлов.
Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.). 4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо скопировать, а затем в контекстном меню выбрать команду Копировать. 5. В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл. 6. Выберите из списка папку, в которую нужно скопировать файл. 7. Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить. Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.
Удаление файла
1. Нажмите кнопку Открыть . 2. В поле Папка выберите диск или папку с файлом, который нужно удалить. 3. Выделите один или несколько файлов.
Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.). 4. Щелкните правой кнопкой мыши уадяемый файл и затем в контекстном меню выберите команду Удалить.
Перемещение файла
Для получения сведений о перемещении файла в среде Windows NT Workstation 3.51 см. документацию по Windows NT Workstation. 1. Выберите команду Открыть . 2. В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переместить. 3. Выделите один или несколько файлов.
Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.). 4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переместить, а затем в контекстном меню выберите команду Вырезать. 5. В поле Папка выберите диск или папку, в которую необходимо скопировать файл. 6. Выберите из списка папку, в которую необходимо переместить файл. 7. Убедитесь, что не выбрано никаких файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Вставить. Если в списке выбран какой-нибудь файл, то команда Вставить недоступна.
Переименование файла
1. Выберите команду Открыть . 2. В поле Папка выберите диск или папку, содержащую файл, который необходимо переименовать. 3. Выделите один или несколько файлов.
Если сразу файл найти не удается, попробуйте воспользоваться средствами поиска файлов (указать дополнительные условия поиска, включить поиск по подкаталогам и т.п.). 4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который необходимо переименовать, затем в контекстном меню выберите команду Переименовать. 5. Введите новое имя файла и нажмите клавишу ENTER.
Работа с книгами и листами
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.
Ввод чисел, текста, даты или времени суток
1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные. 2. Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции. При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата.
Ввод формулы
1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу. 2. Введите = (знак равенства).
Если нажать кнопку Изменить формулу или Вставка функции , автоматически вставляется знак равенства. 3. Введите формулу. 4. Нажмите клавишу ENTER.
Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно
1. Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными. 2. Введите данные и клавиши CTRL+ENTER.
Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах
Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены. 3. Выберите листы, на которые необходимо ввести данные. 4. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные. 5. Введите или измените данные в первой выделенной ячейке. 6. Нажмите клавишу ENTER или клавишу табуляции. Данные будут автоматически введены во все выбранные лист
Быстрое заполнение повторяющихся данных в столбце
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. . Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу ENTER.
Законченная запись по формату полностью совпадает с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра. . Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно. . Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу BACKSPACE. Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце. Чтобы просмотреть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, или укажите ячейку с помощью правой кнопки мыши, а затем выберите команду Выбор из списка в контекстном меню.
Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей
Используйте данную операцию при вводе множества чисел с фиксированным количеством деся-тичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей (0). 1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем – вкладку Правка. 2. Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, десятичных разрядов. 3. Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов. Чтобы автоматически добавлять нули (0) при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поле десятичных разрядов. При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные. После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21
