Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают до­кументы:

1)                денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);

2)                материальные (накладные, товарные отчеты и др.);

3)                расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

Рисунок 2. Приходный кассовый ордер.

По объему отраженных хозяйственных операций доку­менты делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяй­ственную операцию (товарно-транспортная накладная, приход­ный кассовый ордер и др.). Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Рисунок 3. Расходный кассовый ордер.

 Разовые документы отражают одну хозяйственную опера­цию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации  однородных хозяйственных   операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

Лимитно-заборная карта заменяет собой ежедневные требо­вания на отпуск материалов, а значит сокращается количество первичных документов и уменьшаются затраты времени на их  оформление. Экономится бумага (бланки документов). Но экономическая информация по накопительным документам в бух­галтерском учете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.                         

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.) (рисунок 3), и внешние, поступившие от дру­гих организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.) (рисунок 4).

 По количеству отраженных объектов (позиций) докумен­ты делятся на однопозиционные и многопозиционные.  Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета  многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).                                                                   

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать  защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

Документооборот, хранение бухгалтерских документов.

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии. Движение документов с момента их составления или пояснения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом.

Рисунок 4. Приёмо-сдаточная накладная.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1)                внешняя проверка включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов,  особенно подписей и печати), отсутствия подчисток и исправлений;  

2)                проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3)                арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность. После проверки документов бухгалтером производится учет (бухгалтерская обработка) первичных документов, который состоит: расценки или таксировки; группировки; котировки. Расценка, или таксировка, документа, когда путем перенесения количества материальных ценностей на соответствующие их цены устанавливается величина стоимости хозяйственных операций.

Протаксированные документы группируют по отдельным месяцам годам, по объектам учета (кассовые, материальные документы). Иначе говоря, создаются отдельные пакеты однородных документов. Контировка документов означает составление по документу бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

В крупных организациях составляется график документооборота, в котором указывается где и кто составляет конкретный   документ, срок составления, когда и какому бухгалтеру передается документ.

До окончания отчетного периода документы хранятся в бух­галтерии. По окончании года первичные документы переплета­ются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов архивные органы устанавливают сроки хранения в архиве организации, по истечении которых более важные документы передаются для хранения в государственный архив, а остальные списываются как утильсырье и реа­лизуются заготовительной организации. Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по пись­менным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота необходимы: применение средств вычислительной техники для выписки и обработки до­кументов (автоматизация, компьютеризация учета) и унифика­ция и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

Учетные регистры и их классификация

Проверенные и обработанные первичные документы груп­пируются по определенным признакам и записываются в учет­ные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрован­ные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнуро­ваны и на последней странице скрепляются печатью и подпися­ми руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохран­ность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заме­нить.

Карточки представляют собой отдельные листы определен­ного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в от­дельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помо­щью ЭВМ.

Свободные листы в качестве у четных регистров очень рас­пространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму жур­налов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.

В последние годы происходит сплошная автоматизация, компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ (программа 1С: Предприятие) выполняется быстро, более точно, информация может сохра­няться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Дан­ные автоматизированного учета ежемесячно переносятся на бу­мажные носители.

По назначению учетные регистры делятся на хронологиче­ские, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это такие регистры, в кото­рые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры - это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных опера­ций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, Журналы-ордера (рисунок 5).

Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие регистры называются комбинированными.

Рисунок 5. Журнал-ордер №1.

 Но видам учета  регистры делятся на регистры аналитиче­ского, синтетического учета и комбинированные.

Регистры аналитического учета служат для получения ин­формации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) или же нату­ральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержа­ние хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями.  Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга) (рисунок 6).

Комбинированные регистры служат для получения инфор­мации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подряд­никами» отражает задолженность каждому поставщику и в це­лом сумму кредиторской задолженности.

Рисунок 6. Главная книга.

 По признаку унификации регистры бывают: типовые, ис­пользуемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций опре­деленной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

2. Формы ведения бухгалтерского учёта.

К современным формам бухгалтерского учета относятся:

1)                мемориально-ордерная;

2)                журнально-ордерная;

3)                автоматизированная (или машинно-ориентированная);

4)                упрощенная (для малых предприятий, с обязательным Применением двойной записи по счетам бухгалтерского учета).

Страницы: 1, 2, 3