ü Примечание. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем эти таблицы.
5. Нажмите кнопку OK.
1. Выведите на экран записи, отобранные с помощью фильтра, и нажмите кнопку раскрытия списка, расположенную рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.
Ø Для автоматического создания стандартной формы или отчета с помощью мастера выберите команду Автоформа или Автоотчет.
Ø Для того чтобы указать тип создаваемой формы или отчета, выберите пункт Форма или Отчет, а затем выберите в списке мастера или режим.
Источником записей для нового объекта служит таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объект наследует этот фильтр.
2. Завершите разработку макета или внесите другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраните их.
ü Примечания:
В новой форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе.
Последующее изменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощью ранее заданного фильтра.
Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.
Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.
Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.
Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.
Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.
ü Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
6. Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.
3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).
Ø Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создавайте отчет на основе запроса.
Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.
1. Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.
2. Выберите в меню Файл команду Печать.
3. Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.
§ В группе Принтер выберите принтер.
§ В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
§ В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.
4. Нажмите кнопку OK.
Ø Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажмите кнопку Печать на панели инструментов.
Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.
Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.
ü Внимание! Не используйте пароль базы данных, если предполагается выполнять репликацию базы данных. Реплицированные базы данных не могут быть синхронизированы, если определен пароль базы данных.
Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Microsoft Access. Внутри файла рабочей группы они идентифицируются как члены группы. Microsoft Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»). Допускается также определение других групп.
Группам и пользователям предоставляются разрешения на доступ, определяющие возможность их доступа к каждому объекту базы данных. Например, члены группы «Users» могут иметь разрешения на просмотр, ввод или изменение данных в таблице «Клиенты», но им не будет разрешено изменять структуру этой таблицы. Группа «Users» может быть допущена только к просмотру данных в таблице, содержащей сведения о заказах, и не иметь доступа к таблице «Платежная ведомость». Члены группы «Admins» имеют все разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Имеется возможность установить более разветвленную структуру управления, создавая собственные учетные записи групп, предоставляя этим группам соответствующие разрешения и добавляя в них пользователей.
Следует отметить три главных преимущества защиты на уровне пользователей.
1. Защищается ваша программа как интеллектуальная собственность.
2. Приложение защищается от повреждения из-за неумышленного изменения пользователями программ или объектов, от которых зависит работа приложения.
3. Защищаются конфиденциальные сведения в базе данных.
Страницы: 1, 2, 3, 4
