СОДЕРЖАНИЕ....................................................................................................................................................................................... 1
Что такое база данных?............................................................................................................................................................. 2
Проектирование базы данных............................................................................................................................................... 3
Этапы проектирования базы данных........................................................................................................................... 3
Общие сведения о таблицах.................................................................................................................................................. 5
Общие сведения о формах...................................................................................................................................................... 6
Запросы и их применение....................................................................................................................................................... 7
Общие сведения об отчетах................................................................................................................................................... 9
Создание базы данных.............................................................................................................................................................. 10
Создание базы данных с помощью мастера......................................................................................................... 10
Создание базы данных без помощи мастера........................................................................................................ 10
Создание таблицы....................................................................................................................................................................... 11
Создание новой пустой таблицы................................................................................................................................... 11
Создание таблицы при помощи мастера таблиц............................................................................................... 11
Создание таблиц путем ввода данных в таблицу............................................................................................ 11
Быстрое создание таблицы в режиме конструктора........................................................................................ 12
Добавление новых данных в режиме таблицы или формы.......................................................................... 12
Изменение данных в поле..................................................................................................................................................... 12
Создание форм................................................................................................................................................................................. 13
Создание формы с помощью автоформы................................................................................................................. 13
Создание формы с помощью мастера........................................................................................................................ 13
Создание формы без помощи мастера....................................................................................................................... 13
Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра................ 14
Создание запроса.......................................................................................................................................................................... 14
Создание отчета............................................................................................................................................................................. 15
Создание отчета с помощью мастера........................................................................................................................ 15
Создание отчета без помощи мастера....................................................................................................................... 15
Печать отчета................................................................................................................................................................................ 15
Защита базы данных.................................................................................................................................................................. 16
Установка пароля..................................................................................................................................................................... 16
Защита на уровне пользователей.................................................................................................................................. 16
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.
Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.
В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.
Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:
1. Определение цели создания базы данных.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
3. Определение необходимых в таблице полей.
4. Задание индивидуального значения каждому полю.
5. Определение связей между таблицами.
6. Обновление структуры базы данных.
7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.
8. Использование средств анализа в Microsoft Access.
1. Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.
База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
§ Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.
Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.
§ Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.
3. Определение необходимых в таблице полей
Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
Страницы: 1, 2, 3, 4
