Если вы выделили диапазон ячеек, то вы можете создать график.
1. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм (Chart Wizard) панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открыть диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type). На кнопке Мастер диаграмм изображена пиктограмма с графиком. При щелчке на этой кнопке Excel откроет диалоговое окно, показанное на рис. 3.
2. Для того чтобы выбрать другой тип графика, щелкните на подходящем пункте в окне списка Тип (Chart Type). Чтобы выбрать другой подтип, щелкните на его представлении в области Вид (Chart Subtype) диалогового окна. Вы сможете увидеть выделенные данные в виде графика выбранного типа, если щелкнете (и придержите кнопку мыши) на Просмотр результата (Press and Hold to View Sample) в нижней части диалогового окна.
3. Щелкните на кнопке Далее (Next) или нажмите <Enter>, чтобы открыть диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart Source Data) - рис. 4.
Это диалоговое окно позволяет изменить диапазон тех данных, на основе которых должна быть построен график (или определить его, если это еще не сделано). Вы также можете указать, как представлены ряды данных в этом диапазоне.
После отображения на экране этого диалогового окна диапазон ячеек, выбранный в таблице до активизации мастера диаграмм, будет окружен движущейся пунктирной линией и представлен в виде формулы (с абсолютными координатами ячеек) в текстовом поле Диапазон (Data Range).
Если потребуется изменить этот диапазон (например, чтобы включить в него строку заголовков столбцов или столбец заголовков строк), выберите повторно с помощью мыши диапазон ячеек, либо отредактируйте координаты ячеек в поле Диапазон.
Если в процессе этих манипуляций диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы будет заслонять таблицу, вы можете сократить его до размеров поля Диапазон, щелкнув на кнопке с пиктограммой таблицы (данная пиктограмма находится в поле диалогового окна).
Чтобы восстановить диалоговое окно, щелкните на этой кнопке еще раз.
Помните, что диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы автоматически сокращается до размеров поля Диапазон при перетаскивании указателя мыши по ячейкам рабочего листа и автоматически восстанавливается, когда вы отпускаете кнопку мыши.
4. Проверьте диапазон ячеек, представленный в поле Диапазон, и, если необходимо, откорректируйте адреса ячеек (либо с помощью клавиатуры, либо путем выбора ячеек в самой таблице).
Обычно мастер на основе значений каждого столбца отмеченной таблицы создает отдельный ряд на диаграмме. Легенда (прямоугольная область с образцами цветов или шаблонов, используемых диаграммой) идентифицирует каждый ряд (переменную) в диаграмме.
С точки зрения выбранных данных из таблицы, каждый столбец диаграммы представляет объем продаж за месяц, и эти результаты собраны в несколько групп, соответствующих разным компаниям. При желании можно переопределить наборы значений для переменных со столбцов на строки. Для этого в группе переключателей Ряды в (Series in) установите переключатель Столбцах (Rows). В данном примере вы сгруппируете столбцы диаграммы так, что вместе будут собраны данные о продажах компаний за каждый месяц.
Поскольку диаграмма формирует последовательности данных по столбцам, мастер использует элементы в первом столбце для меток по оси X (так называемые метки категорий). Мастер диаграмм применяет элементы первой строки для обозначений в легенде.
5. Если вы предпочитаете, чтобы мастер диаграмм формировал последовательности данных по строкам (а не по столбцам), в группе переключателей Ряды в (Series in) щелкните на переключателе Строках.
Если требуется внести отдельные изменения либо в заголовки, либо в содержимое ячеек выбранного диапазона, перейдите на вкладку Ряд диалогового окна (рис. 4) Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы
6. Щелкните на кнопке Далее или нажмите <Enter>, чтобы открыть диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options).
Отображаемое диалоговое окно (рис. 4) позволяет установить целый ряд параметров, определяющих, например, должны ли присутствовать на диаграмме заголовки, линии сетки, легенда, подписи рядов и таблица со значениями, на основе которых была создана диаграмма.
7. В зависимости от параметров, которые необходимо изменить, перейдите на соответствующую вкладку (Заголовки (Titles), Оси (Axes), Линии сетки (Gridlines), Легенда (Legend), Подписи данных (Data Labels) или Таблица данных (Data Table)), а затем внесите необходимые изменения.
8. Щелкнув на кнопке Далее или нажав <Enter>, откройте диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы (Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location) - рис. 5.
Это диалоговое окно позволяет разместить новый график либо на собственном листе в рабочей книге, либо в качестве графического объекта на одном из существующих листов рабочей книги.
9. Чтобы разместить график на собственном листе, установите переключатель Отдельном (As new sheet); затем при желании введите новое имя листа (т.е. замените предлагаемое Диаграмма1 (Chartl) каким-либо другим) в текстовом поле справа.
Для того чтобы разместить график в виде объекта на одном из существующих листов рабочей книги, установите переключатель Имеющемся (As object in), а затем выберите имя листа в раскрывающемся списке справа.
10. Щелкните на кнопке Готово (Finish) или нажмите <Enter>, чтобы закрыть последнее диалоговое окно мастера диаграмм.
Если установлен переключатель Отдельном, новый график будет создан на собственном листе, а поверх него в окне рабочей книги появится панель инструментов Диаграммы (Chart) - Если выбран переключатель Имеющемся, новая диаграмма будет отображена в виде активного графического объекта на листе рабочей таблицы в выделенной ранее области. Кроме того, над окном рабочего листа магическим образом появится панель инструментов Диаграммы.
Мгновенные графики
Если нет времени на выполнение четырех этапов, описанных выше, или не хочется возиться с мастером диаграмм, можно создать полноценную диаграмму, просто щелкнув на кнопке Готово в первом окне мастера диаграмм.
Вы также создадите график, даже не открывая окно мастера диаграмм. Выделите необходимый диапазон ячеек и нажмите клавишу <F11>. На основе выбранных данных Excel построит обычную гистограмму на отдельном листе диаграммы, помещенном перед тем листом, на основе данных которого создавалась диаграмма.
Использование панели инструментов «Диаграммы»
После создания графика вы можете внести изменения, использовав кнопки панели инструментов Диаграммы.
· Элементы диаграммы (Chart objects). Чтобы выбрать для преобразования элемент диаграммы, щелкните сначала на кнопке раскрывающегося списка Элементы диаграммы, а затем - на имени объекта в этом списке. Можно также выбрать объект, щелкнув на нем непосредственно в диаграмме. При этом его название автоматически появится в поле списка.
· Формат объекта (Format object). Для того чтобы изменить формат выбранного объекта графика, название которого представлено в поле.
· Элементы диаграммы, щелкните на кнопке Формат; откроется диалоговое окно с параметрами форматирования. Имейте в виду, что название этого инструмента, отображаемое в виде подсказки на экране, меняется в соответствии с выбранным объектом диаграммы. Поэтому, если в поле редактирования инструмента Элементы диаграммы содержится Область диаграммы (Chart Area), данная кнопка будет иметь имя Формат области диаграммы (Format Chart Area).
· Тип диаграммы (Chart type). Чтобы изменить тип диаграммы, щелкните на кнопке со стрелкой «вниз», и в открывшейся палитре выберите подходящий тип.
· Легенда (Legend). Чтобы скрыть или отобразить легенду диаграммы, щелкните на этой кнопке.
· Таблица данных (Data Table). Щелкните на этой кнопке, чтобы добавить или удалить таблицу данных, на основе которых построена диаграмма.
· По строкам (By Row). Щелкните на этой кнопке, чтобы ряды данных в диаграмме представляли строки значений в выбранном диапазоне данных.
· По столбцам (By Column). Щелкните на этой кнопке, чтобы ряды данных в диаграмме представляли столбцы значений в выбранном диапазоне данных.
· Текст по часовой стрелке (Angle clockwise). Если на диаграмме выбраны объекты Оси категорий или Оси значений, щелчок на данной кнопке позволит повернуть строки надписей этих объектов на 45 по часовой стрелке (так, как повернуты буквы а, б на пиктограмме кнопки).
· Текст против часовой стрелки (Angle counterclockwise). Если на диаграмме выбраны объекты Оси категорий или Оси значений, щелчок на данной кнопке позволит повернуть строки надписей этих объектов на 45 против часовой стрелки (так, как повернуты буквы а б на пиктограмме кнопки).
Редактирование графика
Иногда может возникнуть необходимость внести изменения в определенные части графика (выбрать новый тип шрифта для заголовков или перенести обозначения в другое место). Чтобы внести такие изменения, дважды щелкните на определенном объекте (заголовке, области рисования и т.д.). При двойном щелчке на объекте диаграммы Excel выберет его и отобразит диалоговое окно формата, предназначенное для данного объекта
Вид (Patterns), Шрифт (Font) и Размещение (Placement), параметры которых можно использовать, чтобы придать диаграмме более изящный вид.
Все части графика, которые можно выбрать в окне, имеют контекстные меню. Чтобы выбрать определенную часть диаграммы, а затем - команду из ее контекстного меню, щелкните на объекте диаграммы правой кнопкой мыши.
Excel позволяет не только изменить внешний вид заголовка графика, но и отредактировать представление данных, легенду, вид осей X и Y: откройте их контекстные меню и выберите необходимые команды.
Изменение параметров графика
Если вам кажется, что созданная диаграмма нуждается в существенных изменениях, откройте диалоговое окно Параметры диаграммы (Chart Options), содержащее те же вкладки, что и диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (см. рис. 5).
Это окно можно открыть с помощью команды Диаграмма>Параметры диаграммы (Chart>Chart options), если на текущем листе присутствует диаграмма и она активна.
Кроме того, можно щелкнуть в области графика правой кнопкой мыши (избегая при этом определенных объектов, таких как заголовок, оси, таблицы данных, легенды и т.п.), а затем в появившемся контекстном меню выбрать команду Параметры диаграммы.
Диалоговое окно Параметры диаграммы, как правило, содержит до шести вкладок (в зависимости от выбранного типа диаграммы; например, для круговой диаграммы это окно предоставляет только первые три вкладки). Предлагаются следующие возможности.
· Заголовки (Titles). Параметры этой вкладки можно использовать для добавления или изменения заголовка диаграммы (над диаграммой), заголовка оси категорий (под осью X) или заголовка оси значений (слева от оси Y).
· Оси (Axes). Параметры этой вкладки можно использовать для того, чтобы скрыть или отобразить деления и обозначения на осях X и Y.
· Линии сетки (Gridlines). Параметры этой вкладки можно использовать, чтобы скрыть или отобразить основную и промежуточную сетки, образуемые на основе делений на осях X и Y.
· Легенда (Legend). Параметры этой вкладки можно использовать, чтобы скрыть или» отобразить легенду, а также изменить ее местоположение относительно области построения графика. Воспользуйтесь переключателями. Внизу (Bottom), В правом верхнем углу (Corner), Вверху (Тор), Справа (Right) и Слева (Left).
· Подписи данных (Data Labels). Параметры этой вкладки можно использовать, чтобы скрыть или отобразить надписи, обозначающие каждый ряд данных на диаграмме. Эти параметры также позволяют определять внешний вид надписей.
· Таблица данных (Data Table). Параметры этой вкладки можно использовать для добавления или удаления таблицы со значениями, на основе которых построен график.
Форматирование значений по осям X и Y
При построении графиков Excel не уделяет особого внимания форматированию чисел по оси Y (или по оси X в случае, например, объемной гистограммы). Если вас не удовлетворяет представление чисел вдоль оси X или Y, измените его следующим образом:
1. Дважды щелкните на оси X или Y на диаграмме (или щелкните один раз на оси, а затем выберите команду Формат>Выделенная ось (Formats>Selected Axis) или нажмите <Ctrl+1 >). Excel откроет диалоговое окно Формат оси (Format Axis), содержащее вкладки Вид (Patterns), Шкала (Scale), Шрифт (Font), Число (Number) и Выравнивание (Alignment).
2. Для того чтобы изменить внешний вид делений вдоль осей, присвойте соответствующие значения параметрам на вкладке Вид (которая выбирается автоматически при открытии диалогового окна Формат оси)
3. Для изменения масштаба выбранной оси щелкните на вкладке Шкала и присвойте содержащимся в ней параметрам выбранные значения
4. Чтобы изменить шрифт надписей, относящихся к делениям выбранной оси, щелкните на вкладке Шрифт и укажите требуемые значения параметров шрифта.
5. Для изменения формата значений, принадлежащих делениям выбранной оси, перейдите на вкладку Число, а затем выберите соответствующие параметры. Например, если вы будете устанавливать формат Денежный (Currency) без десятичных разрядов, укажите Денежный в списке Числовые форматы (Category), а затем введите 0 в поле Число десятичных знаков (Decimal Places).
6. Чтобы изменить ориентацию надписей, относящихся к делениям выбранной оси, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем укажите новую ориентацию.
Для этого можно либо ввести необходимое значение (от 900 до -900) в поле со счетчиком Градусов (Degrees), либо щелкнуть в соответствующем месте на половинке циферблата в области Ориентация (Orientation).
7. Чтобы закрыть диалоговое окно Формат оси, щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>.
Как только вы закроете диалоговое окно, Excel перерисует ось диаграммы в соответствии с выбранными значениями параметров. Например, если указан новый числовой формат, Excel немедленно преобразует все числа, отображенные вдоль отмеченной оси, согласно новому формату.
Изменение графика, изменяя данные в таблице
Завершив редактирование объекта, график можно сделать неактивным
и вернуться к обычной рабочей таблице и ее ячейкам, щелкнув за пределами этого графика. Когда график станет неактивным, вы опять вправе передвигать табличный курсор по всему рабочему листу. Только помните, что при перемещении курсор исчезает, когда попадает на ячейку рабочей таблицы, скрытую под графиком. Естественно, если вы попытаетесь активизировать ячейку под графиком, щелкнув на ней кнопкой мыши, единственное, что вам удастся, - активизировать саму диаграмму.
Данные рабочего листа, представленные в графике, динамически связаны с этим графиком, поэтому, если вы измените в рабочей таблице хотя бы одно значение, Excel автоматически перестроит график, чтобы отразить эти изменения.
Вывод на печать только графика
Иногда требуется распечатать только один определенный график независимо от данных рабочей таблицы, которые этот график представляет. В таком случае, убедитесь, что графические объекты на рабочей таблице отображены (если скрыты, отобразите их; о том, как это сделать, рассказывалось в предыдущем разделе). Чтобы выделить график, просто щелкните на нем. Если необходимо выбрать несколько графиков (или других объектов), последовательно щелкайте на них при нажатой клавише <Shift>. После этого либо выберите команду Файл>Печать (File>Print), либо нажмите <Ctrl+P>, либо щелкните на кнопке Печать (Print) стандартной панели инструментов.
При выборе команды Файл>Печать вы увидите, что в диалоговом окне Печать в области Вывести на печать (Print What) установлен переключатель Выделенную диаграмму (Selected Chart).
По умолчанию Excel распечатывает график в полный размер листа. Это значит, что график может быть распечатан на нескольких страницах.
Для уверенности щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Preview).
Если в режиме предварительного просмотра вы видите, что необходимо изменить размер или ориентацию распечатываемой диаграммы (или и то, и другое), щелкните на кнопке Страница (Setup). Чтобы изменить ориентацию диаграммы или размер страницы, перейдите на вкладку Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) и измените необходимые параметры. Если вы полагаете, что в окне предварительного просмотра все выглядит замечательно, распечатайте диаграмму, щелкнув на кнопке Печать.
Страницы: 1, 2, 3, 4
