Работа по созданию таблиц и схемы данных может быть разбита на следующие этапы:

1. Создание и определение структуры таблиц:

создание новой таблицы;

определение полей, типов данных, описаний (при необходимости) и свойств полей, включая маски ввода и условие на назначение;

задание первичного ключа;

создание индексов для необходимых полей;

сохранение таблицы в базе.

2. Связывание таблиц в схему данных с учетом требований целостности данных.

3. Определение полей для удобства работы с данными.

MS Access позволяет осуществлять следующие операции с данными, содержащимися в таблицах:

сортировка по полю;

поиск и замена данных;

фильтрация данных позволяет выбрать данные по критерию;

таблицы можно выводить на печать. См. рис.2.

рис.2.

2.2.2 Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Средства отбора, сортировки, фильтрации, поиска и замены данных реализованы в MS Access как автоматически создаваемые запросы. Данные операции производятся с таблицами или запросами, открытыми в режиме таблицы. Сортировку и поиск данных можно выполнить, используя соответствующие команды:

для сортировки записей следует применять команду "Сортировка" в меню "Записи" (далее необходимо выбрать вид сортировки - "По возрастанию" либо "По убыванию");

для отмены сортировки - воспользоваться командой "Удалить фильтр" в меню "Записи".

При фильтрации отбор данных происходит из таблицы или запроса с учетом некоторого критерия отбора. Различают фильтры трех видов.

Фильтр по выделенному фрагменту. Критерием отбора в данном фильтре является значение или части значения поля таблицы. Это наиболее быстрый способ отбора данных. Недостаток данного вида фильтрации - отбор записи по значению только одного поля.

Обычный фильтр - это отбор записей по значению нескольких полей. Для задания критерия отбора заполняется специальная форма (бланк).

Расширенный фильтр представляет собой отбор записей в соответствии с критерием отбора для различных полей таблицы, включающий сортировки по данным полям.

Запросы представляют собой некоторый набор данных, полученный в результате обращения к БД. Запрос может включать различные условия, вычисляемые поля, инструкции на выполнение тех или иных операций и т.д.

Запрос - это динамический (виртуальный) набор данных, которые существуют только во время выполнения запроса. В силу этого при каждом новом выполнении запроса можно получать различные результаты, учитывающие все изменения, которые произошли с данными в таблицах MS Access.

В MS Access предусмотрено создание запросов в двух режимах: в режиме QBE, использующем графический бланк для конструирования запроса, и SQL, позволяющий создавать инструкции на выборку данных с помощью встроенного языка SQL-запросов.

Основные виды запросов, которые достаточно часто используются в MS Access, приведены в таблице 2.

Таблица 2. Основные виды запросов MS Access

Все запросы, перечисленные в табл.2, могут включать критерии отбора, вычисляемые выражения и группировки.

Если запрос включает несколько таблиц, то необходимо четко представлять все связанные поля этих таблиц, а также порядок действий, приводящий к конечному результату запроса.

MS Access поддерживает четыре типа соединений.

1. Внутреннее соединение (эквисоединение) - используется при создании запросов на выборку. Результат запроса содержит записи одной таблицы, имеющие совпадающие значения в связанных полях другой таблицы.

2. Внешнее соединение используется для создания запроса, в котором можно вывести данные одной из таблиц независимо от того, имеются ли соответствующие записи в другой таблице.

3. Рекурсивное соединение связывает данные в одной таблице. Такое соединение получается путем добавления в запрос копии таблицы и связывания полей идентичных таблиц. Рекурсивные соединения используются очень редко в полностью автоматических БД, т.к заданные условия на значения и обеспечиваемая целостность данных сводят на нет необходимость использования таких связей.

4. Соединение по отношению связывает данные некоторым отношением (за исключением равенства).

Запросы в MS Access можно создавать после того, как созданы таблицы, схема и добавлены данные в базу. См. рис.3.

2.2.3 Создание форм для ввода данных

Создание форм в MS Access, включая использование макросов, позволяет придать приложению, созданному на основе базы данных, законченный вид: оконный интерфейс, автоматизация действий пользователя, распечатка необходимых документов, полученных на основе хранимых данных.

Формы в MS Access используются для поддержки следующих задач:

ввод, редактирование и просмотр информации, находящейся в таблицах;

отображение результатов запросов;

организация экранного окна поиска необходимой информации по БД (с использованием различных условий и макросов);

распечатка данных в организованном виде;

сохранение в виде отчета с последующей модификацией;

создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД в целом.

Создание новой формы в MS Access можно осуществить с использованием кнопки "Создать" в окне БД при переходе к объекту "Формы". Однако существуют и другие способы создания форм.

Имеются следующие возможности создания форм:

Конструктор - позволяет создать новую форму самостоятельно с использованием окна конструктора форм;

Мастер форм - автоматическое создание формы одного из трех стандартных типов (в столбец, ленточную или табличную) на основе выбранных полей;

Автоформа: в столбец - автоматическое создание формы с полями в один столбец;

Автоформа: ленточная - автоматическое создание ленточной формы;

Автоформа: табличная - автоматическое создание табличной формы;

Автоформа: сводная таблица - автоматическое создание формы в режиме сводной таблицы;

Автоформа - сводная диаграмма - автоматическое создание формы в режиме сводной диаграммы;

Диаграмма - создание формы с диаграммой;

Сводная таблица - создание формы со сводной таблицей.

Перед тем, как создавать форму, необходимо определиться с таблицей (либо запросом), для которой она создается. Если форма использует данные нескольких таблиц, то рекомендуется предварительно создать запрос, который включает необходимые данные.

рис.3.

2.2.4 Создание и печать отчетов

Главное назначение отчетов - представление данных, находящихся в базе данных, в удобном виде с целью их последующей распечатки либо использования в качестве визуально-сгруппированной информации.

Создание отчета предусматривает выполнение следующих основных этапов.

1. Определение макета отчета. На данном этапе необходимо определить цель отчета и составить общее представление о том, какого вида будет отчет. Эскиз отчета можно выполнить на бумаге либо с помощью окна конструктора отчетов MS Access. При этом следует учесть, что отчет, создаваемый в дальнейшем средствами MS Access, может включать:

иерархию в представлении данных (с помощью соответствующих группировок по необходимым полям);

формирование заголовков и примечаний, как для групп данных, так и для всего отчета;

использование необходимых вычислений, как для групп данных, так и для всего отчета;

формирование колонтитулов для всего отчета.

2. Сбор данных. На этом этапе необходимо определить, какая таблица либо запрос будет служить источником данных для создаваемого отчета. Если необходимая информация присутствует в различных таблицах и не создано подходящего запроса, рекомендуется перед созданием отчета определиться с необходимыми полями и создать запрос, который будет служить источником данных для отчета.

3. Создание отчета, например, с помощью конструктора отчетов. По мере необходимости создаваемый отчет можно просматривать в экранном режиме и вносить соответствующие коррективы. По окончании работы над созданием отчета его рекомендуется сохранить.

4. Распечатка отчета либо использование его для других целей (например, подготовленный отчет можно отправить по электронной почте).

В MS Access есть много возможностей создания отчетов:

Конструктор - позволяет самостоятельно проектировать и создавать отчеты;

Мастер отчетов - автоматическое создание отчета на основе выбранных полей;

Автоотчет: в столбец - автоматическое создание отчета с полями, расположенными в один столбец;

Автоотчет: ленточный - автоматическое создание ленточного отчета;

Мастер диаграмм - создание отчета в виде диаграммы;

Почтовые наклейки - создание отчета, отформатированного в виде для печати почтовых наклеек.

Отчеты в MS Access можно экспортировать в форматы документов других приложений. Например, отчет может быть преобразован в текстовый документ, рабочий лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word в формате RTF. Также MS Access позволяет преобразовать отчеты в Web-страницы для публикации его в Интернет или в Интранет.

2.2.5 Работа с макросами и программирование в среде Access

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд, направленную на выполнение каких-либо действий.

Макросы позволяют решать следующие задачи:

запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы;

открывать окна различных объектов БД;

контролировать правильность ввода данных;

перемещать данные;

выполнять различные действия после щелчка на кнопке, к которой подключен макрос и др.

В MS Access используются макросы следующих типов:

линейные - макросы, в которых команды расположены последовательно и выполняются по очереди;

макросы с условием - макросы, в которых отдельные макрокоманды или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия;

групповые - макросы, объединенные в группы с учетом некоторой логики использования.

Для создания и редактирования макросов в MS Access предназначено специальное окно для конструирования макросов.

Окно конструктора макросов состоит из следующих частей:

меню и панели инструментов, предназначенные для обработки макросов;

панель макрокоманд;

панель аргументов - для задания аргументов макрокоманд.

Основные приемы работы с макросами (ввод, редактирование, сохранение) аналогичны приемам работы с другими объектами MS Access.

После создания макроса его можно запустить на выполнение:

в окне конструктора макросов (команда "запуск" в меню "запуск");

в окне в режиме макросы двойным щелчком на имени макроса;

в окне любого активного окна (команда "макросы" в меню "сервис");

из другого макроса;

с помощью кнопки панелей инструментов или команды меню, созданных для запуска этого макроса;

с помощью комбинации клавиш, которые закреплены за макросом;

с помощью различных элементов управления, помещенных в форму либо в отчет и связанных с макросом (в свойствах объекта выполнение макроса связывается с определенным событием). См. рис.4.

2.3 Интернет-технологии и язык гипертекста HTML

2.3.1 Происхождение Интернет

История создания Интернет началась в эпоху "холодной войны", когда после размещения советских ядерных ракет на Кубе состояние обороны США перестало внушать спокойствие, и одной из неотложных задач в сложившейся обстановке была разработка надежной системы связи для передачи больших объемов данных, необходимых для осуществления стратегического анализа и планирования.

Необходима была надежная телекоммуникационная сеть, которая продолжала бы нормально функционировать даже при физическом уничтожении значительной части линий связи. Именно тогда Агентство Перспективного Планирования Министерства Обороны США (DARPA) выступило с инициативой создания "средств взаимосвязи пакетных сетей обработки данных".

Результатом этих усилий в 1970 году стала первая в США компьютерная сеть с пакетной коммутацией, названная в честь породившей ее организации ARPANet и связавшая два университета штата Калифорния в Лос-Анджелесе и Санта-Барбаре со Стэндфордским Университетом и Университетом штата Юта в Солт Лейк Сити. К 1972 году количество узлов выросло на порядок. Сорок компьютерных центров могли теперь обмениваться между собой электронной почтой, осуществлять сеансы работы с удаленными на несколько сотен и тысяч километров машинами и передавать файлы с данными.

В 1983 году часть ARPANET, обслуживающая военные организации, выделилась в отдельную сеть, Milnet, которая вскоре исчезла из поля зрения. Оставшаяся же часть ARPANET была постепенно замещена NSFnet, и в 1990 году этот процесс был полностью завершен.

В 1990 году Federal Networking Council (Федеральный Совет по Информационным Сетям) отменил требование, заключавшееся в том, что для подсоединения к Интернету была необходима рекомендация какого-либо государственного органа США. Это решение послужило началом "эпохи коммерциализации Интернет", поскольку теперь любая организация могла получить доступ к Интернету без каких-либо серьезных оговорок или обоснований. Согласно Internet Society, на сегодняшний день в мире существует только один регион, не имеющий доступа к Интернету -

Центральная и Северная Африка. В остальные странах и регионах, включая Антарктиду, Интернет доступен либо непосредственно, либо через другие сети.

2.3.2 Использование Интернет в бизнесе, Интернет-технологии

Когда-нибудь компьютерная сеть будет таким же обычным делом, как копировальный аппарат, факс, телефон и сам компьютер. Заниматься бизнесом, не используя сеть, будет выглядеть странным.

Сегодня Интернет охватывает порядка 3,5 миллионов соединенных между собой компьютеров, расположенных не только в университетских и научных и военных центрах, как планировалось изначально, но также включает в себя серверы таких известных фирм, как General Electric, McDonnell Douglas, Hughes, Lockheed и многих других.

Бизнесмены идут в Интернет быстрее, чем какая-либо другая группа пользователей. Все они находят, что Интернет может реально послужить им в проведении маркетинговых исследований, поддержке поставщиков и клиентов, обмене коммерческой информацией и создании совместных предприятий. С помощью Интернет фирмы также могут разрабатывать новую продукцию, принимать заказы, получать необходимую корреспонденцию и официальные документы, вести специализированный информационный поиск в соответствующих учреждениях, например, таких как DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-Nexis и даже непосредственно сбывать свою продукцию.

Каковы же конкретные возможные пути использования Интернет в сфере бизнеса? Большие компании, такие как General Electric Co. или Addison-Wesley Publishing Co. широко используют Интернет для глобальной связи при осуществлении широкомасштабных проектов, требующих объединения усилий нескольких подразделений и филиалов, а также предоставляемые сетью уникальные возможности информационного доступа.

В дословном переводе на русский язык Интернет - это межсеть, то есть в узком смысле слова Интернет - это объединение сетей. Однако в последние годы у этого слова появился и широкий смысл: Всемирная компьютерная сеть. Лучше рассматривать Интернет как некое информационное пространство.

Интернет представляет собой как бы "пространство", внутри которого осуществляется непрерывная циркуляция данных. В этом смысле его можно сравнить с теле - и радиоэфиром, хотя есть очевидная разница хотя бы в том, что в эфире никакая информация храниться не может, а в Интернете она перемещается между компьютерами, составляющими узлы сети, и может храниться на жестких дисках заданное время.

2.3.3 Службы Интернета

Когда говорят о работе в Интернете или об использовании Интернета, то на самом деле речь идет не об Интернете в целом, а только об одной или нескольких его служб.

Служба - это пара программ, взаимодействующих между собой согласно определенным правилам, называемыми протоколами. Одна из программ этой пары называется сервером, а вторая - клиентом. Разные службы имеют разные протоколы. Протоколы служб Интернета называются прикладными протоколами. Их соблюдение обеспечивается и поддерживается работой специальных программ. Чтобы воспользоваться какой-то из служб Интернета, необходимо установить на компьютере клиентскую программу, способную работать по протоколу данной службы, и подключить ее к серверной программе.

Служба World Wide Web (WWW) - самая популярная служба современного Интернета.

World Wide Web - это единое информационное пространство, состоящее из взаимосвязанных электронных документов, хранящихся на Web-серверах. Отдельные документы, составляющие пространство Web, называют Web-страницами. Обычно это комбинированный документ, который может содержать текст, графические иллюстрации, мультимедийные и другие вставные объекты. Для создания Web-страниц используется язык HTML (HyperText Markup Language - язык разметки гипертекста), который при помощи вставленных в документ тегов описывает логическую структуру документа, управляет форматированием текста и размещением вставных объектов.

Группы тематически объединенных Web-страниц называют Web-узлами. Один физический Web-сервер может содержать достаточно много Web-узлов, каждому из которых, как правило, отводится отдельный каталог на жестком диске сервера.

Интерактивные Web-узлы получают информацию от пользователя через формы и генерируют запрошенную Web-страницу с помощью специальных программ (сценариев CGI), динамического HTML и других средств.

2.3.4 Язык гипертекста HTML

Браузер (программа для просмотра Web-страниц) выполняет отображение документа на экране, руководствуясь командами - тегами, которые автор документа внедрил в его текст. От обычного текста теги отличаются тем, что заключены в угловые скобки. Большинство тегов используются парами: открывающий тег и закрывающий. Закрывающий тег начинается с символа "/".

<CENTER> Этот текст должен выравниваться по центру экрана </CENTER>

<PALIGN="LEFT"> Этот текст выравнивается по левой границе экрана </P>

<PALIGN="RIGHT"> Этот текст выравнивается по правой границе экрана </P>.

Сложные теги имеют кроме ключевого слова дополнительные атрибуты и параметры, детализирующие способ их применения. Правила записи тегов содержаться в спецификации особого языка разметки, близкого к языкам программирования. Он называется языком разметки гипертекста - HTML (HyperText Markup Language). Таким образом, Web-документ представляет собой обычный текстовый документ, размеченный тегами HTML. Такие документы также называют HTML-документами или документами в формате HTML.

При отображении HTML-документа на экране с помощью броузера теги не показываются, и мы видим только текст, составляющий документ. Однако оформление этого текста (выравнивание, цвет, размер и начертание шрифта и прочее) выполняется в соответствии с тем, какие теги имплантированы в текст документа.

Существуют специальные теги для внедрения графических и мультимедийных объектов (звук, музыка, видеоклипы). Встретив, такой тег, браузер делает запрос к серверу на доставку файла, связанного с тегом, и воспроизводит его в соответствии с заданными атрибутами и параметрами тега - мы видим иллюстрацию или слышим звук.

Документ HTML начинается открывающимся тегом <HTML> и заканчивается закрывающимся тегом </HTML>. Между данной парой контейнерных тегов располагаются две другие основные части HTML -документа - заголовок, заключенный в контейнер <HEAD>... </HEAD> и тело документа, заключенное в контейнер <BODI>... </BODI>. Таким образом структура простого HTML - документа выглядит примерно так:

Структура HTML документа

<HTML> - начало документа

<HEAD>

Заголовок документа

</HEAD>

<BODY>

Тело документа

</BODY>

</HTML> - Конец документа.

См. рис.5.

рис.5.

Текст моей курсовой Web - странички набран в текстовом редакторе Блокнот

<html>

<head>

<title>Главная</title></head>

<body background="opr05WPA. gif" bgcolor="#ffffff" text="000066">

<h2 align="center">Автор: Лапина Любовь Александровна</h2>

<br><br>

<i>Город: с. Кривошеино, Томской области</i>

<br>

<b>Группа: 96-Э</b>

<br>

<font face="Verdana" size="3" color=red > Задание выполнено по дисциплине</font><br>

<h4 align="right">"Мировые информационные ресурсы"</h4>

<img src="048. jpg" usemap="#048" width=250 height=350 alt="г. Томск" style="border-style: none" /><map id="048" name="048">

<area shape="rect" alt="Это Я" coords="136,116,180,310" nohref title="Это Я" />

<area shape="poly" alt="Чехов" coords="146,325,96,345, 20,324,74,271,78,213,45,185,73,185,106,88,141,107,130,116,130,322" nohref title="Чехов" />

<area shape="default" nohref="nohref" alt="г. Томск" />

</map><br>

<a href="tumki.html" target="window-1">Следующая страница</a>

</body>

</html>

3. Построение и вычисление финансовых функций с помощью MS EXCEL

Microsoft Excel - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычисления, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач - от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

В возможности Microsoft Excel входят:

создание и редактирование таблиц,

вставка функций,

создание диаграмм различного типа на основе таблиц,

создание макросов с использованием Visual Basic,

создание сводных документов на основе данных из нескольких листов,

создание числового ряда,

работа с базами данных,

поиск решений оптимизационных задач,

фильтрация и сортировка данных.

Для выполнения сложных операций по обработке числовой и текстовой информации Excel позволяет включать в текст стандартные операции, называемые функциями.

Функция - заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. В состав Excel входит свыше 250 функций из нескольких полезных категорий:

1) Финансовые (расчет процентов, увеличения и уменьшения суммы капитала и т.д.).

2) Дата и время (вычисления с датами и временем).

3) Математические (математические и тригонометрические вычисления).

4) Статистические (вычисление средних значений, сумм, распределений и стандартных отклонений).

5) Ссылки и массивы (вычисления с таблицами данных).

6) Работа с базой данных (работа со списками и внешними базами данных).

7) Текстовые (сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках).

8) Логические (вычисления, результатом которых может быть ИСТИНА и ЛОЖЬ).

9) Проверка свойств и значений (определение ошибок, происходящих при вычислении).

Применение функций из этих категорий значительно упрощает проведение многих сложных расчетов. Например, функция ППЛАТ из категории Финансовые применяется для расчета периодических выплат по ссуде, исходя из значений процентной ставки, количества периодов выплаты и размера ссудного капитала.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами.

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обновлении каких либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автоматически.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их эффективно можно использовать для:

автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

автоматизации итоговых вычислений;

создания сводных таблиц;

ведения простых баз данных;

обработки записей баз данных;

совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

подготовки табличных документов;

построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Созданная таблица может быть выведена на печать.

3.1 Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии

Предприятие состоит из трех крупных подразделений. Руководители финансовых отделов этих подразделений составили финансовые планы (бюджет) на период с 01.01.08 по 31.12.2008 и направили эти планы руководству предприятия для анализа и выработки согласованной финансовой политики.

На первом этапе руководство приняло решение провести анализ финансовых потоков. Средства (в млн. руб) на 01.01.2008 и ожидаемые ежемесячные поступления и платежи для каждого подразделения представлены в табл.2.

Табл.2.

Страницы: 1, 2, 3