В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.
Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов - в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива - обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.
Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.
Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.
Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.
Microsoft Word
Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,
Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.
Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.
Создание шаблона.
Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны» (Рис.8, 9), то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Создать (меню Файл). (Рис 1)
Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. (Рис.2)
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл. (Рис.3)
Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. (Рис.4)
По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - Сохранить.
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. (Рис.6) Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. (Рис.7)
Microsoft Excel
Создание документа с помощью Microsoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического ана-лиза в виде диаграмм и графи-ков, содержит операции:
- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;
- работа со списками;
- использование абсолют-ных ссылок;
- построение диаграмм;
- редактирование диаграмм;
- построение смешанных диаграмм и графиков;
- создание комментариев.
Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.
Перечислим действия, кото-рые требуется выполнить само-стоятельно:
1. Создать новый файл.
2. Создать лист на Рост доходов.
3. Определить границы листа формата А4.
4. Во второй строке написать заголовок "Рост доходов за год".
5. В четвертой строке сфор-мировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентри-ровать их по высоте и ширине
Создание набора документов, содержащих элементы анализа дан-ных, с применением структуризации и формированием сводных таблиц включает следующие операции:
- структуризация таблиц ме-тодом автоматического подведе-ния итогов;
- создание сводных таблиц;
- консолидация в сводной таблице данных из нескольких ин-тервалов;
- использование данных дру-гой сводной таблицы;
- создание диаграмм на ос-нове структурированных и свод-ных таблиц;
- создание пользовательских списков;
- применение пользователь-ского порядка сортировки;
- использование имен при составлении формул.
Например, для оптового склада медикаментов требуется разрабо-тать систему, позволяющую регис-трировать поступления товаров на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками.
В результате анализа предмет-ной области (деятельности склада) были выявлены следующие особен-ности, которые должны быть учтены при реализации системы.
1. Для учета товаров необходи-мо ввести артикул, который обес-печит идентификацию товара.
2. Поскольку артикул товара и наименование являются повторя-ющимися значениями во многих документах заявки на медикамен-ты, регистрация поступлений на склад, то данные о товарах и ар-тикулах целесообразно составить в виде отдельного документа.
3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузке со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оформлены в виде отдель-ных документов.
4. При оформлении докумен-тов на отгрузку со склада требу-ется оперативная информация о наличии их на складе, учитываю-щая количество поступившего то-вара и отгруженного. Поэтому це-лесообразно иметь еще один до-кумент, содержащий информацию о наличии товаров на складе.
1. Создать новый файл в Ехсеl с именем Склад.
2. Переименовать рабочие листы: Лист 1 - Товары, Лист 2 поступления,
Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - Склад.
Общие требования
1. Во всех документах зафиксировать наименования столбцов.
2. Выполнить обрамление наименований столбцов документов: сверху и снизу - двойной линией, справа и слева - одинарной.
Требования к оформлению документов
Документ Товары
1. Столбец Артикул заполнить.
2. Заполнить второй столбец Наименование видами лекарств.
Документ Поступления
Для столбца Дата.
1. Назначить формат Дата.
2. Использовать прогрессию для заполнения данных:
Для столбца Артикул.
1. Заполнить ячейки столбца числовыми данными, которые бу-дут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары.
2. Расположить листы Поступ-ления и Товары на одном экране для удобства регистрации по-ступлений.
Для столбца Наименование.
1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически по значению артикула из документа Товары.
Следовательно, документы Поступления и Товары являются связанными документами.
Через меню Сервис - Мас-тер выбрать режим Поиск и со-ставить формулу для поиска зна-чения артикула на листе Товары. Форму-лу построить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Форму-ла примерно имет следующий вид:
=ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А$4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;)))
Скопировать формулу в ос-тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки.
Для столбца Количество упа-ковок.
Обратить внимание, что дол-жно вводиться только числовое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами из-мерения. При составлении фор-мата учесть особенность: отступ от правой границы ячейки.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5