3. Нажмите кнопку ОК.

4. Укажите ячейку D11 с приходом за март. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, укажите ячейку N21 из большой таблицы со всеми числами полугодового бюджета. Блок D11:N21 выделится.

5. Нажмите кнопку в правом нижнем углу раздела Число . Появится окно Формат ячеек.

6. На вкладке Число в поле Числовые форматы отметьте последний пункт (все форматы).

7. В поле Тип вместо Основной наберите # ##0”руб.” Проверьте, должно быть 11 символов.

8. Щелкните на кнопке ОК.

9. Снимите выделение клавишей Стрелка влево.

Теперь ячейки в таблице Отчет имеют заданный Вами денежный формат. Рабочий лист выглядит следующим образом.

8.5. Как изменить высоту строк и ширину столбцов

Может оказаться, что данным на рабочем листе не хватает стандартной ширины столбца. Поменять ширину столбцов и высоту строк можно с помощью мыши, не прибегая к кнопкам или командам. Для этого нужно на правой границе заголовка столбца или нижней границе заголовка строки получить указатель мыши в виде двойной черной стрелки с поперечной линией . Затем либо перетащить и бросить границу, либо сделать двойной щелчок мышью. В первом случае можно задать любую ширину или высоту. Во втором случае строка или столбец будут увеличены до размеров самого высокого символа и самого длинного текста в этих рядах ячеек.

10. Получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки на границе заголовков между столбцами А и В.

1. Перетащите границу вправо, чтобы полностью были видны все надписи в столбце А.

2. Для того, чтобы в колонке С вместо символов ##### появились числа, получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки на границе заголовков между столбцами С и D.

3. Щелкните дважды. Ширина столбца С изменилась в соответствии с длиной находящихся в нем данных.

4. Уменьшите в 2 раза ширину пустого столбца B.

Аналогичные способы можно применять не к одному, а к группе столбцов.

5. Выделите группу столбцов D:N, проведя при нажатой кнопке мыши по их заголовкам.

6. Внутри выделенного блока уменьшите в 2 раза ширину столбца E.

В столбцах D:N появятся решетки.

7. Получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки на границе заголовков между столбцами D и E.

8. Увеличьте ширину столбца D в три раза. Одновременно увеличится ширина всех столбцов D:N. Вместо решеток в ячейках появятся числа с большим пустым пространством перед ними.

9. Получите указатель мыши в виде двусторонней стрелки на границе заголовков между столбцами D и E.

10. Сделайте двойной щелчок мыши. Ширина столбцов D:N уменьшится до ширины самых длинных данных.

11. Снимите выделение, щелкнув вне блока.

8.6. Как добавлять рамки и менять цвета

Вы можете украсить отдельные ячейки или области листа, выделив их рамками или разными цветами. Рамки могут выделять ячейки дополнительными линиями сверху, снизу, по бокам, а также вокруг ячеек.

1. Выделите ячейки С6:D8.

2. В разделе Шрифт ленты Главная щелкните на стрелке рядом с кнопкой Границы . Откроется таблица различных рамок.

3. Выберите значок Толстая внешняя граница. Снимите выделение с блока С6:D8. Вокруг выделенного блока ячеек появится толстая рамка.

4. Строку с прибылью C21:N21 отчеркните и сверху и снизу двойными линиями.

Вопрос: Как же отчеркнуть двойными линиями, если такого варианта в таблице рамок нет? (Ответ7)

5. Укажите ячейку C1.

6. В разделе Шрифт ленты Главная щелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет заливки . Откроется палитра различных цветовых оттенков.

7. Щелкните на самом светлом оттенке синего цвета, чтобы закрасить ячейки с заголовком светло-бирюзовым цветом.

8. В ленте Разметка страницы в разделе Параметры листа снимите галочку в прямоугольнике Сетка\Вид. Сетка вокруг ячеек исчезнет с экрана.

8.7. Условное форматирование

Посмотрим на строку с прибылью. В нашей таблице прибыль по месяцам имеет значения, меньшие 8500 рублей и большие 8500 рублей. Как сделать так, чтобы прибыль, большая 8500 рублей, была написана символами красного цвета? Можно указать ячейки и с помощью команды Цвет текста сделать символы красными. Однако при уменьшении по каким-либо причинам размера прибыли меньше 8500 она останется красной. Как сделать так, чтобы Excel сам определял и форматировал ячейки? Инструмент для этого называется условным форматированием.

1. Выделите ячейки D21:I21 с прибылью по 6 месяцам.

2. В ленте Главная в разделе Стили щелкните кнопку Условное форматирование. В появившемся меню выберите пункт Правила выделения ячеек \ Больше …. Появится окно больше.

3. В первом поле окна наберите 8500, во втором поле выберите Красный цвет.

4. Нажмите кнопку ОК. Снимите выделение с ячеек прибыли.

Смотрите, прибыль, большая 8500, выделена красным цветом.

5. Для эксперимента задайте в ячейке D11 значение прихода на 200 рублей больше (32750 рублей). Нажмите Enter.

6. Прибыль за май превзошла 8500 и выделилась автоматически красным цветом.

7. Задайте в ячейке D11 значение прихода опять 32550 рублей. Прибыль за май перестала быть красной.

Теперь таблица выглядит следующим образом.

8.8. Шаг вперед: «Стили»

Стиль - это набор параметров форматирования ячейки под общим именем. Стиль содержит, например, шрифт и размер символов, цвет заливки, выравнивание, рамки и т.п. При изменении параметров стиля автоматически изменяется внешний вид ячеек, которые относятся к данному стилю. Однако, если пользователь задавал для ячейки свои параметры форматирования, то для внешнего вида будут использованы они. Задаваемые параметры перекрывают параметры из стиля.

Каждая ячейка в Excel имеет стиль. Если пользователь не задает стиля, то используется стиль с именем Обычный. Параметры стиля сохраняются вместе с рабочей книгой, а не в Excel. Поэтому одноименные стили в разных рабочих книгах могут быть разными. Стили являются сильным инструментом по форматированию, поэтому пользоваться им нужно с осторожностью.

Допустим, Вы хотите, чтобы во всех листах рабочей книги размер шрифта изменился на 14, цвет заливки стал зеленым.

1. В ленте Главная в разделе Стили щелкните кнопку Стили ячеек. Появится таблица с готовыми стилями ячеек.

2. В таблице со стилями щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Обычный. В появившемся меню выберите пункт Изменить. Откроется окно Стиль.

3. Нажмите кнопку Формат. Появится окно Формат ячеек.

4. В окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в поле Размер задайте 14, на вкладке Заливка в поле Цвет фона задайте зеленый цвет.

5. Нажмите кнопку ОК в окне Формат ячеек и в окне Стиль.

6. Посмотрите, во всех листах во всех ячейках, которые мы не форматировали, размер символов стал 14, цвет заливки стал зеленым. Представьте, что таких листов сто.

7. Через раздел Стили, кнопку Стили ячеек, ячейку Обычный, пункт меню Изменить, окно Стиль, кнопку Формат, окно Формат ячеек верните старые значения размера 11, цвета фона - нет цвета.

8. Нажмите кнопку ОК в окне Формат и в окне Стиль. Таблица вернется в нормальное состояние.

9. Построение диаграмм

Гораздо нагляднее изобразить зависимости с помощью графиков и диаграмм. Можно составить графики, показывающие изменения Ваших величин во времени, или диаграммы, определяющие, какая доля целого приходится на отдельные его части. Важно, что, при изменении данных в рабочей таблице, диаграммы изменяются автоматически.

Диаграмма, построенная прямо на рабочем листе, называется внедренной. Если диаграмма расположена на отдельном листе, то этот лист называют листом диаграммы.

Диаграмма является объектом. Это значит, что:

1. Она умеет замечать внешние события. Например, она видит изменения данных, на основе которых построена.

2. Она умеет реагировать на внешние события. Например, она самостоятельно изменяет свое изображение.

3. Она полностью описывается перечнем и значениями своих свойств, например шириной, высотой, типом и др. К свойствам диаграммы можно добраться через правую кнопку мыши и пункты контекстного меню.

4. Диаграмма является контейнером и содержит в себе другие объекты.

9.1. Как создавать внедренные диаграммы

Чтобы создать диаграмму на рабочем листе, нужно выделить данные, которые будут в ней использованы, и вызвать Мастер диаграмм. Вы можете выбрать как один ряд данных (отдельную строку или отдельный столбец), так и несколько. При построении круговых диаграмм, например, выделяют только один ряд данных.

В следующем упражнении вы выберите данные для построения гистограммы и определите ее место на рабочем листе.

1. В ленте Разметка страницы в разделе Параметры листа поставьте флажок Сетка \ Вид. В таблице появится сетка.

2. На листе Бюджет 2008 выделите ячейки C10:I13 с названиями месяцев, приходами, затратами, выручкой за 6 месяцев. Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, выделите мышью ячейки C19:I19 с Расходами Всего.

3. В ленте Вставка щелкните на кнопке Гистограмма и выберите самый верхний левый рисунок (Гистограмма с группировкой). Появится прямоугольная область с гистограммой.

В разделе Диаграммы ленты Вставка вы сможете выбрать нужный тип диаграммы. Линейчатые диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым статьям или признакам, а гистограммы - для наблюдения изменений во времени. Круговые диаграммы наглядно отображают соотношение частей и целого. Диаграммы с областями и графики позволяют наилучшим образом изобразить непрерывное изменение величин во времени.

Убедитесь, что в главном меню появились обозначения лент Конструктор, Макет, Формат с общим заголовком Работа с диаграммами.

4. Поместите указатель мыши на белую область диаграммы, нажмите левую кнопку мыши. Не отпуская ее, перенесите диаграмму так, чтобы ее верхний левый угол совпал с левым верхним углом ячейки C23.

5. Поместите указатель мыши в правый нижний угол диаграммы. Указатель примет форму наклонной двунаправленной стрелки. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите угол диаграммы в правый нижний угол ячейки I38.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8