В MS Access можно создавать отчеты различными способами и этот выбор зависеть от того где находится информация которая будет печататься (Рисунок 2.18. ):
Создание отчета в режиме конструктора (самостоятельное создание нового отчета);
Создание отчета с помощью мастера (автоматическое создание отчета на основе выбранных полей);
Автоотчет: в столбец (автоматическое создание отчета с полями, расположенными в один столбец);
Автоотчет: ленточный (автоматическое создание ленточных отчетов);
Мастер диаграмм (создание отчета с диаграммой);
Почтовые наклейки (создания отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек).
Рис. 2.18. Способы создания отчета.
Для работника склада важное значение имеет количество товаров на складе, накладная и информация о переданных товарах. В каждом из трех случаев создается отчет с помощью мастера.
Создаем отчет, где должно выводится информация о полученном товаре и доминирующим полем будет поле «департамент \ управление». Открываем мастер и выбираем поле «департамент \ управление» и добавляем его, также добавляем информацию о получателях из таблицы «получатели» кроме поля «получаемый товар», т.к. если она не вводится в этой таблице а выводится за счет связи то на экран выведется код присвоенный счетчиком, и по этой причине название товара добавляем из таблицы «товары». Чтобы отчет приобрел официальный вид с помощью конструктора добавим, с левого верхнего края отчета, логотип банка (Рисунок 2.19.).
База данных содержит в себе три отчета:
Департамент (доминирующее поле это «департамент»);
Накладная требования (полная информация о товаре и получателе);
Поставщики (доминирующим полем является поле «поставщик»).
Рис. 2.19. Отчет о получателях перед печатью.
2.1.5 Макросы
Макрос - набор команд, который позволяет автоматизировать выполнение операций или создавать новые операции. В большинстве программ Microsoft Office макросы представляют собой программы на языке Visual Basic, но в Access это не так: для создания макросов существует ограниченный набор специальных команд, a Visual Basic используется для написания более сложных процедур и функций. Существует и способ конвертации: макрокоманды можно запускать средствами Visual Basic. В окне базы данных Access есть специальная вкладка, позволяющая создавать и запускать макросы (Рисунок 2.20.).
Мы воспользуемся макросами для открытия запроса. Это необходима для дальнейшей работы с базой данных. При создании кнопочной формы MS Access не имеет функцию вывод на экран запросов. Поскольку заказчик требовал от нас запросы, которые мы уже создали.
Из всех созданных запросов по трем из них были созданы макросы:
Запрос по дате получения (запрос спрашивает дату покупки и выводит на экран таблицу по дате получения набранного ранее);
Запрос по поставщикам (запрос выводит на экран таблицу с общей суммой товаров и их общей сумме по поставщику, т.е. на какую сумму поставщик поставил товар);
Рис. 2.20. Создание макроса для открытия запроса
Запрос по фамилии получателя (запрос спрашивает фамилию получателя, чтобы вывести на экран таблицу со списком полученных им товаров).
2.1.6 Разработка пользовательского интерфейса
По моему мнению, разработка интерфейс является одной из самых важных для разработчика. Разработка интерфейса требует от разработчика польного понимания сферы автоматизации, т.к. он уже должен думать как ползовател, который в первый пользуется этой базой или программой. Она должна быт дружелюбной, красивой и полностью соответствовать теме работы. Только от интерфейса зависит, как быстро пользователь научится работать. От интерфейса зависит правильное и полное использование возможностей программы.
Для реализации технологии обработки данных в предметной области и организации эффективной работы необходимо все компоненты приложения сгруппировать по функциональному назначению и обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Кроме того, на экране должны присутствовать только необходимые для решения задач предметной области инструменты. При этом пользователь может решать задачи, не затрачивая усилий на поиск разрозненных объектов, реализующих эти задачи.
При создании интерфейса приложения особую роль играют формы, так как они являются основным диалоговым средством работы пользователя с данными базы. Формы построены таким образом, что практически любое действие пользователя вызывает реакцию системы, т.е. воспринимается как событие. С событием может быть связан та или иная процедура обработки события, расчетных данных, подготовку производных документов, вывод документов на печать и т.д.
В MS Access для создания интерфейса имеется специальный вкладыш в меню «Сервис» «Служебные программы» «Диспетчер кнопочных форм».
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.
Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Соблюдая все выше изложенное, создаем кнопочную форму для нашей базы данных. В главной кнопочной форме создаем кнопки:
Добавление данных:
Добавление информации о товарах;
Добавление информации о поставщиках;
Добавление информации о получателях;
Главное меню.
Отчеты:
Накладная;
Отчет по товарам на складе;
Отчет по департаментам;
Информация по категориям:
Информация по департаментам;
Информация по товарам;
Информация по поставщикам;
Запросы:
Запрос по дате получения;
Запрос по поставщикам;
Запрос по фамилии получателя;
Выход.
Для красоты нашей кнопочной формы, которая презентует пользователю всю нашу адскую работу, вставляем в нее фотографию главного офиса ОАО «Ориенбанк» и логотип банка (Рисунок 2.21.)
Рис. 2.21. Интерфейс базы данных
2.2 Инструкция к применению
Разработчик выражает свою благодарность, что вы нашли время прочесть инструкцию к применению. База данных складского учета создана на MS Access и для его запуска в компьютере должно бит установлено пакет прикладных программ Microsoft Office. При простой установке она всегда присутствует на ряду с MS Word и MS Excel.
Файл базы данных называется «База данных складского учета», которая находится в одной папке с «инструкции к применению». Если в компьютере установлено выше указание приложения то двойным щелчком мыши вы откроете базу. Она в начале спросить пароль, который вам уже сообщил разработчик. После ввода пароля перед вами откроется кнопочная форма (интерфейс) базы. В этом окне расположены кнопки. Каждая кнопка предназначена для различных действий.
Добавление данных - кнопка сгруппировавшая в себе другие кнопки, которые вызывают формы для добавление данных. Вводимой в эти формы информаций заполняется база данных;
Отчеты - выводит на экран уже сформированные отчеты для печати;
Информация по категориям - эта кнопка содержит в себе формы, с помощью которых вы легко и удобно можете просмотреть информацию, по выбранной вами категории;
Запросы - имеет в себе запросы заполнив которые вы получите именно ту информацию которая вас интересует.
Выход - легкий способ выйти из приложения.
Примечание: в каждой из группе кнопок имеется кнопка «Главное меню», которая вернет вас в главное меню. После нажатия кнопки «Выход», программа закроет лишь приложение (базу) а программа MS Access надо закрывать обычным способом.
Заключение
Перед началом работы над автоматизации любой предметной области первым делом необходимо тщательно изучить эту сферу деятельности. Заказчик может требовать от разработчика автоматизацию любого процесса в производстве или в делопроизводстве. Положительный эффект будет достигнут только после полного и правильного осознания принципа работы в этой сфере.
В процессе разработки данной базы данных мной было очень внимательно изучен принцип работы склада. Все этапы прохождения и контроль над процессом получения, распределения и расходования товаров било изучено. Схема движения документации связанной с получением, распределением и расходования товаров в банке. В любой области есть процесс автоматизации, которых недопустим по тем или иным причинам. Только после изучения всей системы можно приступить к разработки базы данных или программы.
Приложение MS Access - это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows. СУБД MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и она дает все возможности для полета фантазии и облегчает работу разработчика.
В процессе создания базы данных складского учета ОАО «Ориенбанк» било использовано почти 25 % возможностей MS Access. При автоматизации данной сферы этого было достаточно.
Список используемой литературы
1. Материал ООО”ОриёнБанк” для курсовой работы
2. Справочные руководства по Access 2003, входящий в пакет Ms.Office 2003
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
