В реферате излагаются краткие сведения об основ­ном содержании проведенной работы, отражающие сущность и методы исследования, приводятся кон­кретные данные, определяющие техническую харак­теристику, параметры изделии, процессы и пр., крат­кие выводы относительно применения полученных ре­зультатов. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллю­страций, таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выпол­ненной работы. В заключении даются выводы и пред­ложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответ­ствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме со­общаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных испол­нителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стан­дартов и технической документации по изобретатель­ству, выполнение которых строго регламентировано со­ответствующими ведомственными нормативами.

Для организации промышленного производства, ка­питального строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количе­ство экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника изготовляется опреде­ленное или необходимое количество копий.

Глава 7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных технических архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических органи­заций, научно-производственных объединений, а так­же промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости от состава и количества докумен­тов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, органи­зациях и на предприятиях могут создаваться следую­щего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД  организу­ется на правах самостоятельного структурного под­разделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю    руководителя,     главному    инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое со­гласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется адми­нистрацией исходя из количества поступающей от про­изводственных отделов документации,   с   учетом ха­рактера и специфики  проводимых  с  нею  операций и объема документации, находящейся   на   хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом   руководителя   организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1)                прием тех­нической документации на хранение;

2)                контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

3)                размножение и рассылка технических документов;

4)                систематизация, описание и учет технических документов;

5)                обеспечение режи­ма хранения;

6)                создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справоч­ников);  

7)                организации   использования  технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий  и справок, подборка документов по запросам и др.);

8)                сбор и пе­редача научно-технической информации; 

9)                внесение изменений  в  подлинники;  

10)            экспертиза   научной и. практической  ценности   технических   документов;

11)            подготовка документов к сдаче и государственный архив.

Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях по­длинники, дубликаты и копии  научно-исследователь­ских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреж­дений, организаций   и   предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проб­лемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам   планировки   и   капитального    строитель­ства в целом либо по мере завершения их самостоя­тельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомос­тями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая   документация;   наличие   установленных подписей и дат; правильность выполнения  основных надписей и титульных листов;  физическое состояние документов — пригодность их для  хранения,  много­кратного снятия  (отсут­ствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых   она    выполнена, — бумажных,   электронных и др..

На хранении в СНТД находятся самые разнооб­разные документы: научно-исследовательские, конст­рукторские, технологические, проектные для строи­тельства; фотодокументы, документы на раз­ных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов ка­питального строительства; документы по изобретени­ям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный режим хранения доку­ментов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам:. Помещения для хранения НТД оборудуют метал­лическими стационарными или передвижными стелла­жами, а также специальными металлическими шкафа­ми с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допус­кается оборудование хранилищ деревянными стелла­жами и шкафами, обработанными огнезащитным со­ставом.

В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хра­нящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на­личии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко­торым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хра­нения.

Единицей учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые запол­няются на основании данных основной надписи черте­жей и титульных листов переплетенных учтенных еди­ниц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле­довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан­ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин­вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ­ственного исполнителя темы, количество листов, эк­земпляров, примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической доку­ментации регистрируются полистно. На каждый кон­структорский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога­тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло­гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при­своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар­ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной до­кументации для строительства аналогична инвентар­ной книге на конструкторскую документацию. Регист­рация подлинников проектной документации в инвен­тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само­стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин­вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре­делах каждой части на каждом чертеже или тексто­вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от­дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче­скую ценность и практическое значение. С целью опре­деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин­ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве­домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на  государственное хранение. Основными   методологическими  принципами  экс­пертизы ценности и отбора ИТД на  государственное хранение являются историзм  и  всесторонняя, комп­лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической  документации,  отражающей объективные закономерности развития науки и техни­ки в различные периоды истории общества. При все­сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи­тывается значение и место каждого научного исследо­вания,   технической   разработки   в   системах   всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен­та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5