|
|
Наименование должности
ответственного за делопроизводство _________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата 12.02.2005г.
Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.
Кроме того, учёт документооборота позволяет:
· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;
· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
· рассчитать численность службы делопроизводства.
Делопроизводство на практике.
1. Характеристика предприятия:
2. Цели и задачи предприятия :
Стратегической целью является :
· достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ ;
· удовлетворение требований и ожиданий потребителей ;
· получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.
Этому способствует реализация следующих задач :
§ повышение научно-технического уровня и качества продукции.
§ экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.
§ повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.
§ обеспечение безопасных и здоровых условий труда.
§ правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.
§ разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.
§ подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.
3. Основной вид деятельности предприятия : производство и ремонт гидроакустических и навигационных систем для военно-промышленного комплекса.
3.1 Подразделение Производство печатных плат (ППП) обеспечивает сборочно-монтажное производство печатными платами и планками, нанесение рисунка на детали внешнего вида методом сеткографии, нанесение гальванических и лакокрасочных покрытий в строго в соответствии с производственным планом.
4 Структура предприятия (см. приложение)
4.1 Структурная схема основного производства № 5 (см. приложение)
4.2 Структурная схема производства печатных плат (см. приложение)
5 Организация делопроизводства в производстве печатных плат:
5.1 Большинство документов, создаваемых в структурном подразделении - производство печатных плат, являются информационно- справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, служебные записки. Так же издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым структурам, группам или отдельным должностным лицам. Для успешного функционирования подразделения существуют документация по организационно-нормативному регулированию (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о подразделении, должностная инструкция).
5.2 Взаимоотношения структурного подразделения ППП:
|
ППП получает |
ППП передаёт |
|
Производственно-диспечерский отдел |
|
|
-проект квартальных и месячных планов; -утверждённый месячный план; -графики запуска / выпуска изделий; -оперативные распоряжения; -производственные задания; -извещения об изменении плана. |
-замечания и предложения по проектам квартальных и месячных планов; -претензии к другим подразделениям; -акты о браке, утере и порче. Для восполнения незавершённого производства; -месячные отчёты о выполнении плана производства по объёму и номенклатуре. |
|
Отдел главного технолога |
|
|
-график подготовки производства новых изделий; -альбом карт технологических процессов; -решения, распоряжения, касающиеся тех. подготовки производства; -извещения об изменении тех. документов и норм расхода материалов. |
-заявки на оборудование; -разработанные тех. процессы; -расчёты потребности ППП по спирту; -тех. отчёты и акты; -график контроля соблюдения тех. дисциплины; -разрешение на временное отступление от тех. документации. |
|
Отдел главного конструктора |
|
|
-конструкторскую документацию; -КД для согласования; -требования на корректировку КД; -бланочную продукцию; -консультации при освоении новых изделий. |
-вопросы по конструкторской документации; -разрешение на временное отступление от КД; -КД для корректировки; -заявки на бланочную продукцию. |
|
Отдел материально-технического снабжения |
|
|
-материалы, хоз. инвентарь, спецодежду, моющие средства; -карты на замену материалов; -сведения о наличии, поступлении, изменении сроков поставок материалов и комплектующих изделий. |
-дефицит материалов; -заявки на спецодежду; -требования на получение материалов, хоз. инвентаря; -тех. акты на списание материалов. |
|
Служба главного энергетика |
|
|
-нормы расхода и указания по использованию энергоресурсов; -акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -приказы, распоряжения, указания, служебную и тех. документацию к исполнению; -утверждённые годовой и месячный план работы; -предложения в план работ; -инструкции по эксплуатации и технике безопасности; схемы коммуникации. |
-заявки на запасные части; -заявки на ремонт эл. оборудования; -аварийные и тех. акты; -согласования на производство земляных работ; -приказы и решения по соблюдению правил тех. эксплуатации электроустановок потребителей -проекты планов годовых и месячных планов; -отчёты по выполнению годовых и месячных планов работ. |
|
Служба главного механика |
|
|
-акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -инструкции по эксплуатации оборудования; -акты проверки тех. состояния тех. оборудования. |
-заявки на ремонт оборудования, закреплённого за службой главного механика; -заявки на монтаж и демонтаж оборудования по утвержденным планировкам; -приказы, выпущенные на основании аварийных актов. |
|
Экономическое бюро |
|
|
-штатное расписание руководителей, специалистов, служащих; -распоряжения, указания к исполнению; -приказы по премированию; -отпускные записки; -расчётные листки; -вкладыши, проказы на работу в выходные дни. |
-проекты штатного расписания; -приказы по перемещению работников ППП; -график отпусков; данные табельного учёта для сверки; -наряды на повремённую и сдельную работу; -сведения о целосменных и внутрисменных простоев. |
|
Инструментальный отдел |
|
|
-технологическую оснастку, инструмент, приспособления и материалы; -инструкции по эксплуатации и хранению спец. технологической оснастки и инструмента |
-заявки на инструмент, материалы; -карты заказов на изготовление тех. оснастки, приспособлений; -заказы на ремонт, кап. ремонт и изготовление дублёров тех.оснастки; -инструмент, списанный по актам. |
|
Бухгалтерия |
|
|
-методические указания по организации учёта мат. ценностей; |
-акты незавершённого производства; -акты инвентаризации основных фондов, драгметаллов; -отчёты по спирту; -акты на забракованную продукцию. |
|
Служба качества |
|
|
-предупреждения о браке; -отчёты о результатах внутренних аудитов; -политику предприятия в области качества; -отчёты по качеству продукции -приказы, решения представителя по системе менеджмента. |
-цели ППП в области качества; -предложения в план работы ПДКК; -акты приёмо-сдаточных испытаний; -продукцию ППП для проведения тех. контроля; -протоколы «Дня качества» у начальника ППП. |
|
Центральная заводская лаборатория |
|
|
-протоколы испытания материалов, покрытий и печатных плат; -клеи на эпоксидной смоле; -маркировочные краски на эпоксидной основе; -результаты анализов растворов электролитов и сплавов; -протоколы результатов исследований уровня шума, освещенности, температуры. |
-заявки на испытание материалов, покрытий и готовой продукции; -график проведения анализов растворов электролитов; -акты инвентаризации по драгметаллам для согласования; -заявки на приготовление клея, маркировочной краски; -заявки, графики на проведение замеров шума, освещённости. |
|
Бюро стандартизации |
|
|
-нормативные документы; -перечень вновь поступивших нормативных документов. |
-извещения об изменении тех.документации; -акты внедрения нормативных документов. |
|
Юридический отдел |
|
|
-согласования, приказы, решения. |
-приказы для согласования. |
|
Бюро режима |
|
|
-информацию о нарушениях режима секретности работниками ПП, фактах задержания работников ППП при нарушении пропускного режима и о хищении материальных ценностей. |
-материалы о результатах расследования фактов нарушений и о принятых мерах к нарушителям. |
|
Отдел охраны труда |
|
|
-инструкции по ТБ; -руководящие документы гос. инспекции труда; -приказы ген.директора предприятия по предупреждению несчастных случаев на производстве; -бланки разрешений на проведение огневых и пожароопастных работ. |
-карты аттестации раб. мест по условиям труда; -отчёт по загрузке оборудования; -отчёт по характеру сбрасываемых стоков; -инструкции по ТБ; -схемы эвакуации работников ППП; -приказы о создании добровольных пожарных дружин. |
|
Отдел кадров |
|
|
-приказы ОК по личному составу и об обучении; -график периодической аттестации специалистов и служащих. |
-информацию по личному составу; -заявки на работников нужной квалификации и специальности; -информацию о необходимости обучения работников смежной специальности. |
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.