Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).
Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.
Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:
· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство;
· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;
· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;
· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;
· открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);
· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.
Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Название»
Подпись Л.Д.Фомин
12.02.2005г.
СХЕМА
документооборота ООО «Название»
№
п/п
Наименование группы
документов
Кому поступает
документ
Кому передаётся
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Приём (доставка) документов
Экспедитор
Ответственный за делопроизводство
2
Первичная обработка документов
-
3
Предварительное рассмотрение документов
4
Регистрация документов
Директор
5
Рассмотрение документов
6
Передача документов исполнителям
Исполнители
7
Исполнение документов
8
Возврат документов в делопроизводство
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Приём документов от исполнителей
Тиражирование документов (при необходимости)
Оформление почтовых реквизитов
Конвертирование документов
Сортировка документов
Отправка документов
Перемещение контрольных экземпляров в дела
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Регистрация резолюции в РКФ
Доведение резолюции до исполнителей
Выдача документов исполнителям
Подготовка проекта документов
Согласующее лицо
Согласование проекта документа ( при необходимости)
Оформление проекта документов
Утверждение (подписание) проекта
Регистрация документа
9
Тиражирование документа (при необходимости)
10
Выдача документа в работу
Должностные лица
11
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6