Трубку звонящего
телефона следует снимать после первого или второго звонка. Отвечая на звонок
необходимо представиться.
Например: «Доброе
утро, секретариат Межкомбанка. У телефона – Галина Ивановна».
Если абонент не
назвал себя
В этом случае
уместны следующие фразы:
«Представьтесь,
пожалуйста!»;
«Как Вас
представить?».
Если необходимо снять
создавшееся напряжение в разговоре
В этом случае
необходимо прервать собеседника в подходящем месте и спросить: «Могу ли я Вам
чем-то помочь?».
Если секретарь
переадресует телефонный звонок другому сотруднику
В этом случае
следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его
должность и телефон.
В случае
отсутствия руководителя
В этом случае
секретарь должен спросить:
«Что ему
передать?» или
«Продиктуйте,
пожалуйста, я запишу».
Чтобы избежать
высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою
осведомленность в делах организации
В этом случае
следует ответить:
«Этот вопрос не в
моей компетенции» или
«По этому вопросу
Вам необходимо переговорить с директором» и т.п.
Если возникла
необходимость во время телефонного разговора навести справку
В этом случае
необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной
информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и
попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить
у него его номер телефона и позвонить самому.
Как умело
завершить разговор по телефону
Заканчивает
разговор тот, кто позвонил (он же звонит повторно, если разговор был прерван
по каким-либо причинам). Разговор можно завершить такими словами:
«Спасибо, что
позвонили»,
«Рада была Вас
слышать»,
«Успехов Вам» и
т.п.
Когда звонит секретарь
После того, как
номер набран и получен ответ-подтверждение
Необходимо
представиться, сообщить название организации и область ее деятельности, затем
фамилию нужного сотрудника. Далее следует уточнить, удобно ли абоненту
говорить в данный момент или лучше обсудить вопрос в другое, более подходящее
время.
После взаимных
представлений
Следует изложить
причину, по которой он звонит. Начать можно словами:
«Мне поручено»,
«Мы вынуждены обратиться»
и т.п.
Если разговор
слишком затягивается, а участник телефонного диалога не собирается завершать
беседу