Стили
При создании больших документов (таких как Бизнес-план или курсовая) приходится часто менять шрифты, чтобы выделить заголовки, примечания, сноски и т.п. Для того, чтобы упростить работу со шрифтами, их начертанием, размерами, выравниванием и т.д. в Microsoft Word 97 предусмотрена работа со стилями. Данная функция позволяет сохранять художественное оформление и смысловое единство документа.
Для каждого объекта документа задается определенный стиль (ФорматСтиль) – совокупность параметров шрифта и абзаца. Например, может задаваться стиль для основного текста документа, заголовков (первого, второго и т.д. уровней), примечаний, номеров страницы. После того, как параметры стиля заданы, в ходе дальнейшего форматирования документа достаточно только выделить какой-либо блок и с помощью вариантного меню на панели инструментов придать ему какой-либо стиль. Так, например, в разделе План маркетинга (прил.3) название главы выполнено заданным заранее стилем «Заголовок 1», подпункты – стилем «Заголовок 2», а остальной текст - стилем «Обычный».
Создание списка
Под списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером.
В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.
Для того чтобы создать список необходимо выполнить ФорматСписок.
С помощью соответствующих вкладок можно создать нумерованный, маркированный и многоуровневый список. Примером многоуровневого списка может послужить список в Приложении 4, а маркированный список можно увидеть в данной работе (Общие сведения. Открытие документа).
Вставки
Текстовый редактор Microsoft Word 97 позволяет вставлять в документы различные объекты (документы других приложений Microsoft Windows 95). Это могут быть не только документы программ, входящих в пакет Microsoft Office 97, но и практически любые другие объекты: графические, текстовые, музыкальные, видеозаписи и т.д. Вставку какого-либо объекта можно осуществить, выполнив ВставкаОбъект, а затем выбрать приложение, документ которого необходимо вставить. Можно также воспользоваться буфером обмена.
Рассмотрим наиболее часто используемые вставки.
Вставка диаграммы Microsoft Excel
Диаграмму, созданную в приложении Microsoft EXCEL можно вставить в активный документ Microsoft Word следующим способом:
1. выделить таблицу в программе Microsoft Excel;
2. скопировать ее в буфер обмена (Ctrl+C);
3. перейти в Word (активизировать окно программы);
4. установить курсор на то место, куда необходимо вставить объект;
5. вставить объект (Shift+ins).
Текстовый редактор Microsoft Word 97 позволяет изменять размеры вставленной диаграммы, что помогает разместить ее на странице в соответствии с пожеланиями пользователя. Те же операции необходимо проделать, чтобы вставить в документ таблицу Microsoft Excel (Приложение 5)
Вставка рисунков
Вставку рисунка можно осуществить выполнив: . Вставкарисуноккартинки. В этом случае будет предложена библиотека картинок пакета Microsoft Office 97; . Вставкарисунокиз файла. Диалоговое окно предлагает Вам выбрать файл с рисунком; . Можно проделать операции с буфером обмена, аналогичные вставке диаграммы
Microsoft EXCEL; . Если нужно ввести рисунок со сканера, необходимо выполнить
Вставкарисуноксо сканера. В этом случае загрузится программа Microsoft
Photo Editor, входящая в пакет Microsoft Office 97. . Если необходим элементарный рисунок его можно создать, выполнив
Вставкарисунокавтофигуры.
Вставленный объект можно изменять, щелкнув дважды левой клавишей мыши, либо выполнив КМИзменить. Пример вставки графического объекта (графический редактор Paint) можно увидеть в Приложении 2 (логотип), а пример применения автофигур - в Приложении 6.
Создание таблицы
Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документе. Таблица позволяет красиво разместить абзацы друг относительно друга или относительно иллюстраций. Табличные данные вводятся в ячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можно поместить любой объект документа: текст, графику и т.п. На пишущих машинках таблицы создают с помощью табуляции и абзацных отступов, что требует больших затрат времени. Текстовый редактор позволяет автоматизировать процесс создания таблиц.
Чтобы вставить пустую таблицу в документ, курсор устанавливается в позицию вставки, а затем можно следовать тремя путями: . Выбрать команду Добавить таблицу в меню Таблица. В окне Вставка таблицы в соответствующих полях задать число столбцов таблицы, число строк и ширину столбца (запись Авто означает, что будут созданы столбцы одинаковой ширины между левым и правым полем страницы). Незаполненная таблица будет вставлена в документ после нажатия кнопки ОК. . Нажать кнопку Вставить таблицу на Стандартной панели инструментов. Появится окно, в котором, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить квадраты, определяющие количество строк и столбцов в создаваемой таблице (максимальный размер таблицы 4Ч5). . Выбрать Нарисовать таблицу в меню Таблица. Мастер рисования таблиц позволяет путем перемещения мыши с нажатой кнопкой создавать таблицы самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными и объединенными ячейками.
Для изменения ширины столбца или таблицы указатель мыши устанавливается на линии границы столбца и перемещает ее на требуемое расстояние, удерживая нажатой кнопку мыши.
С помощью меню Таблица и контекстного меню с таблицей можно осуществить следующие преобразования: o удалить (добавить) ячейки (столбцы, строки); o объединить (разбить) ячейки; o выровнять (или задать) высоту строк (ширину столбцов); o осуществить сортировку по алфавиту; o задать формулу для ячейки; o изменить границы и заливку таблицы; o осуществить автоформат таблицы.
При оформлении таблицы можно использовать один из стандартных стилей или можно самому задать, какие следует провести границы при печати, какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Команда Автоформат в меню Таблица позволяет использовать стандартные стили, цвет и заливку для профессионального оформления таблицы.
Рассмотрим создание таблицы на примере создания штатного расписания для бизнес-плана (Приложение 7). Данная форма создавалась по следующим шагам:
1. ТаблицаДобавить таблицу. В поля для ввода: 6Ч12;
2. С помощью мыши задается нужная ширина столбцов;
3. Командой ТаблицаОбъединить ячейки соединяются первые две ячейки в 1- ом, 2-ом и 3-ем столбце и первые ячейки 4-го, 5-го и 6-го столбцов;
4. Командой Границы и заливка... контекстного меню задается соответствующее графическое оформление таблицы;
5. В ячейки таблицы вводится текст.
В результате данные имеют строгое распределение, достигается удобство работы с документом.
Дополнительные возможности
Текстовый редактор Microsoft Word 97 содержит множество функций, позволяющих облегчить работу пользователя, максимально автоматизировать процесс создания документа. Рассмотрим некоторые их них.
Проверка правописания
При вводе текста даже у самого опытного наборщика (а тем более у любителей, а именно к ним относятся студенты) могут появляться орфографические и пунктуационные ошибки. Обычно, на поиск и исправление таких ошибок пользователь затрачивает уйму времени. В программе Microsoft Word 97 существует такая функция как проверка правописания. Запускается она нажатием клавиши F7 и может осуществляться как во всем документе, так и выделенной его части. При желании, можно задать автоматическую проверку правописания при вводе текста СервисПараметрывставка Правописание, здесь же можно задать и другие параметры проверки правописания. Word содержит большой встроенный словарь и свод правил русского языка. При обнаружении орфографической или пунктуационной ошибки Word предлагает варианты правильного напесания (в этом месте он подчеркнул красной линией слово «напесания», а контекстное меню предложило два варианта на выбор: «напевания» и «написания»).
Автозамена
Microsoft Word 97 предлагает возможность автозамены вводимых слов определенными объектами. То, на какой объект (символ, слово, рисунок и т.д.) будет заменено вводимое пользователем слово, задается в окне СервисАвтозамена. Сюда можно ввести автоматическое исправление наиболее часто встречающихся ошибок. Например, слово «ТКО» программа будет заменять на «КТО».
Эта функция чрезвычайно удобна, когда часто вводится какое-либо длинное слово (или выражение). Например, при создании данной работы, я использовал автозамену следующим образом: при вводе с клавиатуры комбинации «МИВД» программа автоматически заменяла ее на « Microsoft Word 97», «МИВИ» - на « Microsoft Windows 95» и т.д. В своем бизнес-плане создатели осуществляли автозамену «ОЛ» на «Студенческая компания «ОЛИМП».
Это чрезвычайно облегчает работу наборщика и сокращает время ввода текста.
Нумерация страниц
Word автоматически осуществляет расстановку номеров страниц. При вставке новых страниц в документ либо при их удалении, автоматически изменяется и нумерация.
Чтобы вставить номера страниц в документ, необходимо выполнить ВставкаНомера страниц, затем:
1. В поле Положение определить, в какой части страниц документа
(верхней или нижней) должны выводиться на печать номера страниц;
2. В поле Выравнивание можно задать положение номера страницы слева, в центре или справа. Если это необходимо, можно задать зеркальное расположение номеров страниц.
3. Установка флажка Номер на первой странице обеспечит соответствующую операцию.
В Бизнес-плане, как и в данной работе, операция размещения номера на первой странице была отключена, т.к. первая страница данных документов является титульным листом.
Оглавление
Текстовый редактор Microsoft Word 97 предусматривает возможность автоматического создания оглавления текста. Эта функция доступна только в том случае, если документ был создан с помощью соответствующих стилей («Обычный», «Заголовок1», «Заголовок 2» и т.д. – см. гл. «СТИЛИ»).
Страницы: 1, 2, 3
