·                    обращения граждан.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.

Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.

Таким образом, поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку

- предварительное рассмотрение, разметку

- регистрацию

- рассмотрение документов руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

- исполнение документов

- подшивку документов в дела

1.2.2 Движение внутренних документов

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого учреждения, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем

- проверка правильности оформления проекта документа

- согласование проекта документа

- подписанием документа руководителем

- регистрация документа

 На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю

- контроль исполнения документа

- исполнение документа

- проставление отметки об исполнение

- подшивка исполненного документа в дело

В результате внутренние документы учреждения могут использовать более трех лет или могут быть переданы в архив или уничтожены.

Рисунок 1 - Движение внутренних документов

1.2.3. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители начальника управления и начальники отделов.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов.

Сроки исполнения документов определяются начальником управления, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Жалобы граждан рассматриваются в возможно более короткий срок, но не позднее 15 дней, а требующие изучения и проверки - в срок не более одного месяца со дня регистрации.

Рассмотрение жалобы, касающихся вопросов защиты прав детей, инвалидов, военнослужащих и членов их семей, начинается безотлагательно и должно быть завершено не позднее чем в 15-дневный срок со дня их поступления.

Дата исполнения указывается в резолюции начальника управления и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел учета, распределения документации для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Снятие документа с контроля осуществляет начальник управления или по его поручению отдел учета, распределения документации, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или начальника отдела, в котором исполнен документ.

1.3. Жизненный цикл

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

Ø              создание;

Ø              визирование, согласование;

Ø              подписание, утверждение;

Ø              регистрацию;

Ø              рассмотрение;

Ø              исполнение;

Ø              списание в дело;

Ø              хранение, уничтожение.

На примере письменного обращения в виде жалобы можно проследить весь его жизненный цикл.

Письменные обращение гражданина поступающее в виде жалобы, направляется с требованием о восстановлении прав и законных интересов гражданина, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, должностными лицами и общественными организациями.

Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1)                При приеме письменного обращения проверяется правильность его адресования (письмо, доставленное не по назначению, незамедлительно возвращается почтовому предприятию связи не вскрытыми для направления адресату);

2)                При вскрытии конверта проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются), которые скрепляются с конвертом. Поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д., а также фотографии и др. приложения к письму) подкалываются под скрепку впереди текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).

3)                На письма, полученные с ценными бумагами и деньгами, составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах. Один экземпляр остается в отделе учета, распределения документации, второй экземпляр прикладывается к письму.

4)                Письмо автора направляется для рассмотрения заместителю начальника определенного отдела, ценные бумаги и деньги возвращаются заявителю с актом.

5)                Письма граждан с пометкой на конверте «лично» не вскрываются, а передаются по назначению.

6)                На письмах граждан, сданных на личном приеме, делается пометка "с личного приема". Эти письма передаются для регистрации в отдел учета, распределения документации.

7)                Поступающее письменное обращение должно быть централизованно зарегистрировано в день их поступления.

8)                Регистрационный индекс письма указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом верхнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя. Индекс состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма.

9)                Регистрационно-контрольная карточка заполняется машинописно или от руки разборчивым почерком, все отметки делаются точно, без двойных толкований. В регистрационно-контрольной карточке отражаются основные поисковые признаки документа и сведения о заявителе: дата поступления обращения, указываются фамилия и инициалы исполнителя; заполняется адрес с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции.

10)            Все поступившие и зарегистрированные предложения, заявления и жалобы подлежат обязательному контролю за их исполнением: постановка документа на контроль; проверка своевременного доведения документа до исполнителя; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения; информирование начальника управления. Организация контроля исполнения обеспечивает своевременное и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан.

11)            Зарегистрированные письма граждан в день поступления передаются начальнику управления или его заместителю, который поручает лицу (исполнителю) рассмотреть по существу вопросы, поставленные в письме, и подготовить проект ответа.

12)            Письма передаются исполнителю под расписку в регистрационно-контрольной карточке.

13)            Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных в письме вопросов является исполнитель, указанный в списке первым. Передача писем из одного структурного подразделения в другое производится с обязательной отметкой об этом в регистрационно-контрольной карточке.

14)            Ответы на письма граждан подписывает начальник управления или заместители начальника управления в пределах своей компетенции.

15)            Вместо письменного ответа во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, следует извещать авторов обращений по телефону или при личном приеме.

16)            Проект подготовленного ответа на письмо визируется исполнителем в левом нижнем углу и передается на подпись руководителю.

17)            Ответственность за своевременное и правильное
исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

1.5 Объемы и структура документооборота

Большее количество времени занимает проверка правильности адресования письма, учет вложенных в письмо документов и проверка подлинности, распределение писем по отделам. Наибольший процент документов обрабатывается в отделе учета, распределения и выпуска документации, кадров, а также большой объем информации проходит через отдел бухучета и контроля.

Для наглядного видения данные, обрабатываемой информации, можно представить в таблице.

Таблица 1 - Процент обрабатываемых документов в отделах