Сибирский государственный технологический университет
Гуманитарный факультет
Кафедра: Информационных технологий
Курсовая работа
по дисциплине: Делопроизводство и корреспонденция
Пояснительная записка
Руководитель
__________ (подпись)
______________________ г
(дата)
_____________________
(Оценка)
Выполнил
(подпись)
Целью выполнения является повышение эффективности ведения делопроизводства в данном учреждении.
При проектировании выполняются последовательно этапы сбора, анализа и систематизации существующих в учреждениях документопотоков в рамках выбранного вида документов, для чего необходимо:
· Построить схемы информационных потоков для двух документов данного вида: в схеме прорисовать все связи подразделений и служб, обменивающихся данными документами;
· Описать структуру организации, документопотоков, циркулирующих между подразделениями деловых бумаг – какие документы, кем, в каком виде и в какой последовательности обрабатываются в учреждении, какое время затрачивается на их обработку;
· Указать на схеме следующие компоненты: объект, у кого (где) зарождается документ (информация); с какой целью он его порождает, для решения какой задачи, какую форму имеет документ, что содержит (реквизиты и конкретное содержание), кому передается документ далее, как проверяется его исполнение (какие результаты достигаются), где хранится документ, когда уничтожается или передается в архив на хранение.
Задание выдано ________________________2008г.
Преподаватель_____________________
Данная курсовая работа представляет собой анализ документооборота и корреспонденции УСЗН администрации Красноярского края, письменного сообщения – жалобы.
Пояснительная записка к курсовой работе включает в себя 18 страниц текста, 3 рисунка, 1 схему, 4 использованных литературных источника.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение........................................................................................................... 5
1. Анализ документооборота в организации................................................... 6
1.1. Структура подчиненности отдела делопроизводства.............................. 6
1.2 Схема документооборота........................................................................... 6
1.2.1 Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов 6
1.2.2 Движение внутренних документов.......................................................... 8
1.2.3 Движение документооборота в организации ………………………..10
1.3. Жизненный цикл...................................................................................... 11
1.4. Контроль исполнения документов.......................................................... 11
1.5 Объемы и структура документооборота.................................................. 15
Приложение А................................................................................................ 17
Литература...................................................................................................... 18
В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.
Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, насколько профессионально и целесообразно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности социального учреждения.
Работа с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы специалисты учреждаения могли направлять свои усилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие их работу.
Таким образом, инструкция по делопроизводству в УСЗН администрации Красноярского края устанавливает систему документирования и организации работы с документами в процессе осуществления функций управления.
Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.
Документом же может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Учреждения в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.
Документы учреждения являются информационными источниками, которые имеют юридическую силу.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив краевого органа исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Совета администрации края.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
Данное учреждение имеет иерархичную структуру. Начальнику управления подчиняются заместители начальника, а им в свою очередь все отделы. Бухгалтерия, отдел кадров и ПТО подчиняются начальнику управления.
Все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя, создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных.
При такой схеме управления укрепляется единоналичие и личная ответственность, уменьшается возможность принятия противоречивых и неувязных решений. Такая структура управления обеспечивает единство и четкость распорядительства, согласованность действий исполнителей, повышение ответственности руководителя за результат деятельности, возглавляемого им подразделения, оперетивность принятия решений, а также личная ответственность за конечный результат деятельности своего подразделения, но в этой структуре предъявляются высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности (См.Приложение А).
Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела учета, распределения документации.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.
Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
На полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется регистрационный штамп, и реквизиты документа вводятся в компьютер.
Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения.
Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.
При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.
Вся поступившая в отдел учета, распределения документации корреспонденция,распределяется на:
· входящую служебную;
Страницы: 1, 2
